Die acht häufigsten Herausforderungen im Ressourcenmanagement – und wie sie gelöst werden können [Teil 3]

Die bisher in Teil 1 und Teil 2 beschriebenen ersten fünf Herausforderungen des Ressourcenmanagements haben wir zusammenfassend für Sie nochmals unten aufgelistet. Falls Sie die Details hierzu sowie Empfehlungen nachlesen möchten, klicken Sie einfach auf die entsprechenden Links:

>> Zu Teil 1 

>> Zu Teil 2

1. Ihre Prognosen sind ungenau, so dass Sie die Zeit Ihrer Ressourcen nicht optimieren können.

2. Sie schätzen Ihre Mitarbeiterzahl und Kapazität falsch ein.

3. Sie bewerten keine Ressourcenrisiken.

4. Sie weisen Ihren Aufgaben die falschen Ressourcen zu.

5. Sie erleben regelmäßig Terminkollisionen oder Engpässe.

Im dritten und letzten Teil werden wir die Herausforderungen Nummer 6, 7 und 8 des Ressourcenmanagements untersuchen und dazu jeweils wieder Empfehlungen zur Verbesserung Ihrer Prozesse geben. 

6. Herausforderung: Sie verfolgen weder den Fortschritt, noch aktualisieren Sie den verbleibenden Ressourcenplan [R]

Es reicht nicht aus, eine Ressource zuzuweisen und sie dann ihren Aufgaben zu überlassen, ohne ihren Fortschritt zu messen. Derjenige, der die Ressourcen verwaltet, muss ihre Fortschritte aktualisieren, während das Projekt noch in Gang ist. 
Ohne diesen Überblick sind Sie nicht in der Lage, die Ressourcenzuweisung in Echtzeit zu überwachen und anzupassen. Und ohne diese Möglichkeit könnte es zu Konflikten bei der Ressourcenzuweisung kommen.

Empfehlungen:

• Entscheiden Sie, wie Sie den Fortschritt messen wollen. Sie können sich dafür entscheiden, nur eine Variable zu erfassen, beispielsweise die für eine Aufgabe aufgewendete Zeit oder den Prozentsatz der erledigten Aufgaben. Wenn Sie mehr als einen Faktor verfolgen, erhalten Sie ein genaueres Bild vom Fortschritt der Ressourcen.
• Bewerten Sie die verbleibende Arbeit. Die Bewertung des verbleibenden Arbeitsaufwands in einem Projekt ermöglicht es Ihnen, den Gesamtfortschritt zu messen und Ihre Ressourcenplanung entsprechend anzupassen.
• Schaffen Sie Best Practices für die Nachverfolgung. Legen Sie fest, wie Sie diese Daten in Ihrem System erfassen wollen. Sollen die Ressourcen einen Stundenzettel ausfüllen? Werden Sie sich auf Dashboards in Ihrer Projektmanagementsoftware verlassen? Entwerfen Sie eine erste Iteration für diesen Prozess.
• Schulen Sie Ihre Projektteams. Führen Sie einen Testlauf durch und lassen Sie bei den ersten Versuchen Raum für Fehler. Zu Beginn benötigen Ihre Projektmanager und -teams möglicherweise Unterstützung beim Ausfüllen Ihrer Datenblätter oder Systeme. Bieten Sie ihnen die Möglichkeit, Fragen zu stellen, wenn sie unsicher sind, welche Zahlen sie wann eingeben müssen.
• Weisen Sie Verantwortlichkeiten zu. Seien Sie sich über Ihre Erwartungen im Klaren und halten Sie diese ein. Stellen Sie zum Beispiel sicher, dass Ihre Teammitglieder wissen, dass sie dafür verantwortlich sind, Fortschrittsdaten innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens einzugeben. (Dies ermöglicht eine Fortschrittsverfolgung in Echtzeit.)
• Analysieren Sie Ihre Ist-Daten. Wenn Sie Ihr neues System einige Monate lang eingesetzt haben, überprüfen Sie Ihre Ergebnisse. Haben Sie festgestellt, dass eine Ressource länger braucht, um eine Aufgabe zu erledigen, als Sie vorher dachten? Wenn ja, passen Sie Ihre Projekt- und Ressourcenmanagementprozesse entsprechend an.

7. Herausforderung: Sie weisen Ressourcen jedes Mal nach anderen Regeln zu

Wenn Sie Ressourcen uneinheitlich und ohne Vorlagen oder bewährte Verfahren zuweisen, kann dies ein Zeichen dafür sein, dass Ihr Projektmanagement noch nicht ausgereift ist. 
Ihre Ressourcenmanagementfunktionen sehen von außen betrachtet "unzuverlässig" aus, insbesondere wenn Ihre Daten nicht vertrauenswürdig sind. Dies kann dazu führen, dass Ihre Projektmanager anfangen, Zahlen zu fälschen und Daten zu manipulieren, um das zu bekommen, was sie wollen. Dies wiederum führt zu unzuverlässigen Prognosen und Misstrauen gegenüber Ihren bewährten Verfahren im Ressourcenmanagement.

Empfehlungen:

• Finden Sie heraus, warum die bewährten Verfahren nicht funktionieren. Wenn ein Projektleiter eine Änderung der Ressourcenzuweisung entgegen Ihrer Methodik vorgenommen hat, ermitteln Sie die Gründe. War er unsicher in Bezug auf die Methodik? Hatte er keinen Zugang zu den richtigen Informationen? War er in Eile und hatte keine Zeit, die Anfrage zu analysieren?
• Gehen Sie das Problem an, wenn es keinen Grund dafür gibt. Wenn es keinen klaren Grund gibt, warum der Prozess unterlaufen wurde, müssen Sie das Problem aus der Perspektive der Projektmanagement-Reife angehen. Bringen Sie Ihren Projektmanagern und Teams die Problematik der uneinheitlichen Ressourcenzuweisung bei. Sie können dazu Rollenspiele oder „Was-wäre-wenn“-Szenarien einsetzen. Parallel dazu sollten Sie an der Entwicklung geeigneter Systeme und Prozesse für das Ressourcenmanagement arbeiten, zum Beispiel an Vorlagen, Regeln und Verfahren für das Ausnahmemanagement.
• Kommunizieren Sie die Zuständigkeiten. Die für die Ressourcenzuweisung verantwortlichen Personen sind für die von ihnen angewandten Verfahren rechenschaftspflichtig. Lassen Sie sie wissen, dass sie in der Lage sein sollten, die Logik und die Gründe für ihre Entscheidungen zu erläutern.
• Überwachen Sie während des Prozesses. Behalten Sie künftige Entscheidungen über die Ressourcenzuweisung im Auge und stellen Sie sicher, dass Ihre Teams über Unterstützungssysteme verfügen, falls sie auf eine Situation stoßen, bei der sie sich unsicher sind.

8. Herausforderung: Sie verteilen die Ressourcen nicht richtig auf die Projekte

Natürlich haben nicht alle Ihre Projekte eine durchschlagende strategische Bedeutung. Einige sind rein operativ oder von geringerer Bedeutung für die Führungsebene. Auch wenn es wichtig ist, diesen Projekten Ressourcen zuzuweisen, dürfen Sie Ihre strategischen Ziele nicht aus den Augen verlieren.
Stellen Sie sich beispielsweise vor, Sie sind ein Produktentwickler mit dem Ziel, neue Produkte zu entwickeln, um ältere Produkte zu ersetzen. Wenn Sie 40 % der Ressourcenkapazität für Produktpflegeprojekte einsetzen, werden Sie dieses Ziel nicht erreichen.

Empfehlungen:

• Erfassen und kommunizieren Sie strategische Ziele. Notieren Sie Ihre übergeordneten Unternehmensziele und geben Sie diese an die Projektleiter und Teams weiter. Es kann sinnvoll sein, relevante Ziele in Ihren Projektvorlagen und Zusammenfassungen zu notieren. Dieser Kontext ist hilfreich, wenn Sie Entscheidungen über Ressourcen und Kapazitäten treffen.
• Weisen Sie den Projekten Prioritätsstufen zu. Stellen Sie sicher, dass jedes Projekt auf der Grundlage der strategischen Bedeutung, der Unternehmensziele und der Bedürfnisse der Stakeholder eine hohe, mittlere oder niedrige Priorität erhält. Daran können Sie sich bei der Zuweisung von Ressourcen orientieren.
• Berücksichtigen Sie Veränderungen. Natürlich können sich strategische Ziele im Laufe der Zeit ändern. Was einst hohe Priorität hatte, kann im Falle einer bedeutenden geschäftlichen Veränderung, zum Beispiel eines Engpasses in der Lieferkette oder einer Übernahme, zu einer niedrigeren Priorität werden. Überwachen Sie Ihre Projekte zusammen mit Ihren Stakeholdern kontinuierlich, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Ressourcen für die richtigen Projekte einsetzen.

Fazit: Verwalten Sie Ihre Ressourcen effizienter

In einer Umfrage von McKinsey haben über 80 % der Unternehmen angegeben, dass die strategische Umschichtung von Ressourcen einer der wichtigsten Hebel zur Förderung des Wachstums ist.[1]

Mit einem effizienten Ressourcenmanagement verbessern Sie nicht nur die Durchführung und Qualität Ihrer kurzfristigen Projekte, sondern schaffen außerdem die Voraussetzung, Ihre übergeordneten strategischen Ziele zu erreichen.

Dennoch ist es ein Balanceakt. Um ihn zu meistern, ohne Kompromisse bei Kosten, Qualität oder Unternehmenswachstum in Kauf zu nehmen, sind detaillierte Einblicke entscheidend, die Sie unter anderem durch die Nutzung von Projektmanagement-Tools erhalten. Auf diese Weise werden Sie in der Lage sein, Risiken zu erkennen und zu bewerten, bevor sie zu Problemen werden.

[Quelle]

[1] https://www.mckinsey.com/capabilities/strategy-and-corporate-finance/our-insights/how-nimble-resource-allocation-can-double-your-companys-value