Die acht häufigsten Herausforderungen im Ressourcenmanagement – und wie sie gelöst werden können [Teil 2]

In dieser dreiteiligen Artikelserie soll speziell das Ressourcenmanagement von Personen in Organisationen und Unternehmen beleuchtet werden. Dabei werden die wichtigsten Herausforderungen untersucht. 
Der vorangegangene erste Teil beschrieb nach einem Überblick über die Vorteile eines effizienten Ressourcenmanagements die ersten zwei Herausforderungen und gab Empfehlungen wie Sie diese bewältigen können. Zur Erinnerung: Die 1. Herausforderung bestand darin, dass Ihre Prognosen ungenau sind, so dass Sie die Zeit Ihrer Ressourcen nicht optimieren können. Als 2. Herausforderung wurde identifiziert, dass Mitarbeiterzahl und Kapazität falsch geschätzt werden. Teil 2 behandelt drei weitere von insgesamt acht Herausforderungen im Ressourcenmanagement.

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3. Herausforderung: Sie bewerten keine Ressourcenrisiken.

Viele Unternehmen bewerten nur Risiken im Zusammenhang mit Prozessen, Technologien und/oder unvorhergesehenen Ereignissen, wie etwa Systemausfälle oder Lieferverzögerungen. Jedoch werden die mit den Ressourcen verbundenen Risiken möglicherweise nicht berücksichtigt. 
Stellen Sie sich beispielsweise vor, Sie unterschätzen die Zeit, die eine Ressource für die Erledigung einer Aufgabe benötigt. Diese Person muss dann über das vereinbarte Datum hinaus arbeiten, um ihre Arbeit abzuliefern. Dadurch verzögern sich das betreffende Projekt sowie weitere Projekte in der Folge, was zu unzufriedenen Stakeholdern führen kann.

Empfehlungen:

• Erstellen Sie eine Liste Ihrer Ressourcenrisiken. Es kann hilfreich sein, sich bei der Ausarbeitung Ihrer Ideen auf frühere Projekte zu beziehen. Welches sind Ihre häufigsten Risiken? Welche Maßnahmen ergreifen Sie in der Regel, wenn Sie mit einem realisierten Risiko konfrontiert werden? Haben Sie schon einmal erfolgreich Pläne zur Abschwächung eingetretener Risiken umgesetzt?
• Stellen Sie eine Arbeitsgruppe (Task Force) zusammen. Wählen Sie Personen aus, die Ihre Projektprozesse und -vorlagen überprüfen, um zu ermitteln, wo diese Risiken angesiedelt werden sollten. Standardmäßig sollten sie diese Risiken in die Projektcharta und den Business Case sowie in das Risikoregister des Projekts aufnehmen. Um den Projektmanagern mehr praktische Unterstützung zu bieten, können Sie eine Risiko-FAQ-Liste zusammenstellen, die Informationen über den Umgang mit Ressourcenrisiken und die Eskalation von Fällen enthält, die ein Eingreifen von höherer Stelle erfordern.
• Unterstützen Sie Ihre Projektmanager. Schulen Sie sie darin, wie sie Ressourcenrisiken erkennen und in ihrem Projektmanagement berücksichtigen können. Wenn zum Beispiel eine Ressource plötzlich für längere Zeit krank wird, helfen Sie ihnen, die möglichen Alternativen zu bewerten. Dies könnte bedeuten, eine andere Ressource anzufordern, das Projekt auszulagern oder den Zeitplan anzupassen.
• Bewerten Sie Ihren Fortschritt. Sobald Sie Ihre Ressourcenrisiken erfasst, Prozesse für die Eskalation schwieriger Szenarien definiert und Ihre Projektmanager geschult haben, sollten Sie Ihren Erfolg messen. Hat der Prozess etwas zum Besseren verändert? Mit welchen Risiken waren Sie konfrontiert? Und konnten Sie sie besser entschärfen?

4. Herausforderung: Sie bewerten keine Ressourcenrisiken.

Ein Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie beauftragen einen jüngeren Mitarbeitenden mit einer Aufgabe, für die ein erfahreneres Teammitglied erforderlich ist. Dies kann sich auf die Qualität der Projektergebnisse und die Zufriedenheit der Beteiligten auswirken.
Oder Sie beauftragen einen Fachexperten mit Projekt A und nicht mit Projekt B. Projekt B ist von größerer strategischer Bedeutung für Ihr Unternehmen, aber Sie hatten nicht die Daten oder die Voraussicht, Ihre Kompetenzen und die Verfügbarkeit von Ressourcen vollständig zu bewerten. Nun müssen Sie eine andere Ressource für das Projekt finden - was mit der Zeit zu einer immer komplexeren Angelegenheit wird.

Empfehlungen, wie man zu einer besseren Ressourcenzuweisung gelangt:

• Beziehen Sie sich auf Ihren Kompetenzhierarchiebaum für die Ressourcen. Ähnlich wie bei Problemfeld2/Herausforderung 2 [[Falsch eingeschätzte Mitarbeiterzahl und Kapazität]] kann auch in diesem Fall eine Datenbank mit Fähigkeiten und Kompetenzen hilfreich sein. Mit dieser Liste sind Sie besser in der Lage, die richtigen Teammitglieder den richtigen Aufgaben zuzuordnen.
• Nutzen Sie PPM-Tools. Manche Software enthält Tools zur Analyse von Engpässen, mit denen Sie in Echtzeit sehen können, wann zu wenig (oder zu viele) Ressourcen zur Verfügung stehen könnten. Einige PPM-Tools bieten auch die Möglichkeit, die Arbeitsbelastung nach Projekten zu betrachten.
• Führen Sie Projektsimulationen durch. Mit einem Timeshift-Tool können Sie abschätzen, was passieren könnte, wenn Sie ein Projekt vorziehen oder verschieben. So können Sie Ihre Entscheidungen über die Ressourcenzuweisung besser treffen.
• Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitenden. Nutzen Sie 1:1-Gespräche und Teambeurteilungen als Gelegenheit, um die Kompetenzen Ihrer Teammitglieder zu bewerten. Fehlt es ihnen an bestimmten Fähigkeiten, für die Sie Schulungen anbieten könnten? Gibt es Möglichkeiten, Ihre Teammitglieder weiterzubilden?

5. Herausforderung: Sie erleben regelmäßig Terminkollisionen oder Engpässe

Terminüberschneidungen können das Ergebnis einer Reihe von Faktoren sein, zum Beispiel einer schlechten Prognose, einer plötzlichen Abwesenheit oder einer Ressourcenzuweisung in letzter Minute. Letztendlich führen diese Faktoren zu Engpässen. Möglicherweise müssen Sie Ihr Projekt verschieben oder in kürzester Zeit zusätzliche Ressourcen finden.

Empfehlungen, wie sich Terminkollisionen oder Engpässe vermeiden lassen:

• Betrachten Sie die Grundursachen. Was sind historisch gesehen die Gründe für Terminüberschneidungen oder Engpässe? Auch hier könnte es sich um eine zu niedrige oder zu hohe Vorausplanung oder um nicht berücksichtigte Urlaubstage handeln. Oder es könnte sich um die Auswirkung einer Verzögerung im Projektplanungsprozess handeln. Notieren Sie sich diese Fälle, um festzustellen, welches die häufigsten Probleme sind.
• Legen Sie Ihre Pläne zur Abhilfe fest. Wie können Sie zum Beispiel die Auswirkungen einer unerwarteten Abwesenheit eines Teammitglieds abmildern? Könnten sie ein Übergabedokument für eine andere Ressource im Projekt erstellen?
• Unterstützen Sie Ihre Projektmanager: Helfen Sie ihnen, bessere Entscheidungen über die Ressourcenzuweisung zu treffen, indem Sie Verfahren für die Anforderung von Ressourcen einrichten. Dies kann durch Ressourcenmanagement- und Prognosefunktionen innerhalb eines Projektmanagement-Tools unterstützt werden. Bitten Sie sie außerdem, bei Planungsproblemen auf die FAQs zu Ressourcenrisiken (siehe Herausforderung Nr. 3) zurückzugreifen.
• Erleichtern Sie Gespräche. Das Ressourcenmanagement kann und sollte Gespräche zwischen Ihren Ressourcen und den Geschäftsinhabern fördern. Dies verbessert die Prognosen und Erwartungen und kann zu besseren Feedback-Schleifen und Lernmöglichkeiten führen.

Im kommenden dritten und letzten Teil dieser Artikelserie werden wir die Herausforderungen Nummer 6, 7 und 8 des Ressourcenmanagements beschreiben und dazu jeweils Empfehlungen zur Verbesserung Ihrer Prozesse geben.