Die acht häufigsten Herausforderungen im Ressourcenmanagement – und wie sie gelöst werden können [Teil 1]

Unter Ressourcenmanagement versteht man die Planung, Terminierung und Zuweisung von Ressourcen innerhalb einer Organisation, einer Abteilung oder eines Projekts. Zu den Ressourcen können Kategorien wie Geld, Produktionsanlagen oder menschliche Fähigkeiten gehören.
In dieser dreiteiligen Artikelserie soll speziell das Ressourcenmanagement von Personen in Organisationen und Unternehmen beleuchtet werden. Nach einem Überblick über die Zusammenhänge von Kapazitätsplanung und Ressourcenzuweisung sowie den Auswirkungen von gutem und schlechtem Ressourcenmanagement werden wir die Herausforderungen des Ressourcenmanagements untersuchen und dazu Empfehlungen zur Verbesserung Ihrer Prozesse geben. 

Ziel ist es hierbei, Wege aufzuzeigen, wie Sie ungenutzte Ressourcen vermeiden, die richtigen Teammitglieder den richtigen Aufgaben zuweisen sowie Planungskonflikte minimieren können. 

Kapazitätsplanung und Ressourcenzuweisung

Ressourcenmanagement zielt darauf ab, Ihre Projekte, Wertströme oder Produkte zum richtigen Zeitpunkt mit den benötigten Ressourcen zu versorgen. Es umfasst sowohl die Kapazitätsplanung als auch die Ressourcenzuweisung:

• Bei der Kapazitätsplanung wird die für Ihre künftigen Projekte benötigte Kapazität ermittelt. Dabei geht es weniger um bestimmte Personen oder Materialien, sondern vielmehr um die Ermittlung der langfristigen Auswirkungen von zu vielen oder zu wenigen Ressourcen.
• Bei der Ressourcenzuweisung geht es um die Auswahl und Zuweisung von Ressourcen zur Deckung des unmittelbaren, kurzfristigen Projektbedarfs. Sie erfordert die Ermittlung von Engpässen, Abhängigkeiten und der aktuellen Ressourcenauslastung.

Die Vorteile eines guten Ressourcenmanagements

Ein effizientes Ressourcenmanagement bringt folgende strategische und projektspezifische Vorteile mit sich:

• Verbesserte Projektabwicklung. Der Hauptzweck des Ressourcenmanagements besteht darin, Engpässe zu vermeiden. Dies ist das Ergebnis der Zuweisung der richtigen Ressource zum richtigen Zeitpunkt (nicht zu früh und nicht zu spät) für das richtige Projekt. So können Sie die Fristen besser einhalten.
• Optimale Nutzung der Ressourcen. Die Zuweisung von Teammitgliedern zu Projekten, die ihren Fähigkeiten entsprechen, erhöht die Produktivität. Das liegt daran, dass qualifizierte Mitarbeitende schneller an Aufgaben arbeiten, mit denen sie vertraut sind, und weniger Schulungen oder Einweisungen benötigen.
• Fähigkeit zur Veränderung. Mit einer ausgefeilten Kapazitätsplanung können Sie feststellen, ob Sie ein neues Projekt übernehmen können. Außerdem können Sie sich leichter an Projektänderungen anpassen, wenn Sie Zugang zu Echtzeit-Ressourcendaten haben.
• Verbesserte Investitionsrentabilität (ROI). Wenn Sie Ihre Ressourcen nicht unter- oder überbeanspruchen, erhöhen Sie die Produktivität und lassen wenig Raum für Ausfallzeiten zwischen Aufgaben und Projekten. Das bedeutet, dass Sie einen besseren ROI für die Zeit, die Sie in Ihre Ressourcen investieren, erhalten. 
• Bessere Koordination: Ein effizientes Ressourcenmanagement ermöglicht eine rechtzeitige Kommunikation zwischen internen und externen Ressourcen sowie zwischen technischen Experten und Business Ownern. So bleiben Ihre Projekte auf Kurs und Sie können bessere Entscheidungen über die Ressourcenzuweisung treffen.

Die negativen Auswirkungen von schlechtem Ressourcenmanagement

Erfahrungsgemäß zählt ein schlechtes Ressourcenmanagement zu den drei größten Problemen im Projektmanagement. Die Folgen davon können sein:

• Geringere Produktivität. Wenn Sie Ihre Teams mit zu vielen Aufgaben überfrachten und sie zu dünn besetzen, besteht die Gefahr, dass sie ausbrennen. Dies kann zu Frustration, Motivationsverlusten und geringerer Produktivität führen. Wenn Sie Ihre Teammitglieder jedoch zu wenig einsetzen, bleiben ungenutzte Ressourcen zurück, an denen Sie nicht arbeiten können: Auch dies kann Ihre Produktivität beeinträchtigen.
• Geringere Qualität der Ausführung. Ähnlich verhält es sich, wenn Sie einer Aufgabe einen zu kurzen Zeitrahmen oder die falsche Person zuweisen, kann das Endprodukt von geringerer Qualität sein. Wenn Sie etwa einen Nachwuchsentwickler mit der Erstellung eines schwierigen Teils des Codes für Ihre Anwendung beauftragen, kann dies zu mehr Fehlern führen.
• Verspätete Fristen. Wenn die richtige Ressource nicht zur richtigen Zeit zur Verfügung steht, verzögert sich Ihr Projekt oder Sie müssen eine Ressource mit weniger Kompetenzen einsetzen.
• Verpasste Geschäftsziele. Wenn Sie nicht über die richtigen Ressourcen verfügen, die den richtigen Projekten zugewiesen sind, werden Sie nicht in der Lage sein, die zur Erreichung Ihrer strategischen Ziele erforderliche Arbeit zu leisten.
• Kostensteigerungen. Wenn Sie zum Beispiel Teammitglieder für Überstunden bezahlen müssen, um Aufgaben mit unangemessenen Fristen zu erledigen, oder wenn Sie externe Ressourcen für die Durchführung eines Projekts bezahlen müssen, kann es passieren, dass Sie Ihr Budget überschreiten und die Kosten in die Höhe treiben.

Acht häufige Herausforderungen im Ressourcenmanagement und wie man sie bewältigt

Je nachdem, wo Sie sich im Projektmanagement-Lebenszyklus befinden, können Ihre Herausforderungen im Ressourcenmanagement granular oder langfristig sein. Granulare Probleme bei der Ressourcenzuweisung werden sich negativ auf Ihre unmittelbaren Projekte auswirken. Langfristige Probleme bei der Kapazitätsplanung hingegen werden die Qualität und die Durchführung Ihrer zukünftigen Projekte beeinträchtigen.
Zu den acht identifizierten Herausforderungen für das Ressourcenmanagement sind jeweils im Anschluss auch einige Empfehlungen aufgelistet, wie sich das jeweilige Problemfeld bewältigen lässt. 

1. Herausforderung: Ihre Prognosen sind ungenau, so dass Sie die Zeit Ihrer Ressourcen nicht optimieren können.

Angenommen, Sie geben einer Ressource drei Monate Zeit, um eine Aufgabe zu erledigen. In Wirklichkeit dauert diese aber zwei Monate. Wenn Sie feststellen, dass die Aufgabe weniger Zeit in Anspruch nimmt als ursprünglich geplant, ist es zu spät, um die Ressource einer anderen Aufgabe zuzuweisen.

Oder wenn die Aufgabe vier statt drei Monate dauert, ist Ihre Ressource bei der nächsten Aufgabe im Verzug, und bei der nächsten (und so weiter). Dies kann schnell zu einem Schneeballsystem ausarten, bei dem die Projektmanager ihre Prognosen vorsorglich auffüllen, um sicherzustellen, dass sie ihre Ressourcen lange genug behalten. Dies kann dazu führen, dass die Prognosen noch ungenauer werden und letztlich das Vertrauen in Ihr Unternehmen und seine Projektentscheidungsprozesse schwindet.

Andere Prognoseprobleme können sich aus ungeplanten Anfragen zur Ressourcenzuweisung ergeben. Auch wenn immer wieder neue Projekte auftauchen, müssen Sie in der Lage sein, auf der Grundlage der strategischen Ziele Ihres Unternehmens Prioritäten zu setzen, welche Projekte es wert sind, grünes Licht zu erhalten (und welche nicht).

Empfehlungen: Wie man exaktere Prognosen erstellt

• Bewerten Sie den Bedarf an Ihren Projekten auf einer detaillierten Ebene. Ihr Unternehmen kann die wichtigsten Ressourcen, die Sie zu bestimmten Zeitpunkten benötigen, unter den Projektrisiken auflisten. Sie müssen beschreiben, welche Ressourcen Sie benötigen, und den geschätzten Arbeitsaufwand angeben. Unabhängig davon, wie Sie dies tun, sollten Sie sicherstellen, dass Sie es standardisieren und durchsetzen. Es ist wichtig, dass Sie für Ihre Berichterstattung konsistente Daten sammeln.
• Verfolgen Sie die tatsächlichen Ergebnisse im Vergleich zu Ihrer Prognose. Wie lange hat Ihre Ressource tatsächlich gebraucht, um ihre Aufgabe zu erledigen? Anhand dieser Daten können Sie die Art und Weise, wie Sie den Ressourcenbedarf in Zukunft bewerten, verbessern. Es lohnt sich, einen Abschnitt zur Erfassung dieser Daten in Ihre Projektvorlagen aufzunehmen und diese Best-Practice-Dokumente auf PMO-Ebene weiterzugeben.
• Stellen Sie die Datenqualität sicher. Bei der Erfassung von Daten zu Terminen, Überstunden oder anderen Themen müssen Sie die Datenqualität sicherstellen. Die Einhaltung von Prozessen und die Standardisierung sollten gewährleisten, dass Ihre Projektmanager und -teams die Daten in dem Format und nach der Methode erfassen, die Sie benötigen.
• Berücksichtigen Sie das gesamte Projekt-Ökosystem. Stellen Sie sicher, dass die Projektmanager die Auswirkungen ihrer Ressourcenzuweisungen kennen. Wenn Sie zum Beispiel ein „Zombie"-Projekt haben (ein Projekt, das weder lebt noch tot ist), müssen Sie sicherstellen, dass die Projektmanager dies wissen. Andernfalls werden sie diesem Projekt möglicherweise Ressourcen zuweisen. Dadurch werden Ihre Berichtsdaten verfälscht, denn es wird angezeigt, dass eine Ressource zugewiesen ist, obwohl sie es nicht ist.
• Standardisieren Sie das Ressourcenmanagement. Die Ressourcenzuweisung sollte im gesamten Unternehmen auf die gleiche Weise erfolgen, d. h. es sollte keine Prozessinkonsistenzen zwischen Abteilungen oder Projektmanagern geben. Ohne diese Standardisierung wird es schwierig sein, eine genaue Prognose der verfügbaren Ressourcen zu erstellen.

2. Herausforderung: Sie schätzen Ihre Mitarbeiterzahl und Kapazität falsch ein.

Die Anzahl der Mitarbeitenden auf Ihrer Gehaltsliste entspricht nicht der Anzahl der verfügbaren Ressourcen, die Sie haben. Und warum? Zum einen müssen Sie Fehlzeiten berücksichtigen, wie etwa Urlaub, Krankheit oder andere äußere Umstände. Zum anderen werden nur sehr wenige Ihrer Teammitglieder 100 % ihrer Arbeitszeit mit ihrem Hauptfachgebiet verbringen. In einer typischen Woche muss eine Person unter Umständen auch andere Verwaltungsaufgaben erledigen und an Sitzungen teilnehmen. Dies nimmt Zeit in Anspruch. Zeit, die Sie einkalkulieren sollten.

Empfehlungen: Was tun, um Mitarbeiterzahl und Kapazität richtig zu schätzen

• Erstellen Sie einen Hierarchiebaum der Ressourcen und Kompetenzen. Dieser sollte Ressourcen und Kompetenzen auflisten. Erstellen Sie unter jeder Kompetenz eine Datenbank der Fähigkeiten, die zum Erreichen dieser Kompetenz erforderlich sind, gehen Sie dabei aber nicht zu sehr ins Detail. (Je detaillierter Sie werden, desto unbrauchbarer wird die Datenbank.) So können Sie sehen, welche Ressourcen Sie zur Verfügung haben und welche Art von Projekten sie bearbeiten können. Wenn also eine Ressource nicht verfügbar ist und dieser das einzige Teammitglied mit einer bestimmten Fähigkeit ist, können Sie Ihre Kapazität und Ihren Ressourcenbedarf besser einschätzen.
• Berücksichtigen Sie fachfremde Arbeiten. Berücksichtigen Sie die durchschnittliche Zeit, die eine Ressource in Besprechungen, 1:1-Gesprächen mit dem Vorgesetzten und Schulungen verbringt. Auf diese Weise können Sie Ihre Kapazitäten bei der Ressourcenzuweisung besser einschätzen.
• Verwenden Sie Prognosetools, um Daten über die Verfügbarkeit von Ressourcen in der Zukunft zu erhalten. Sie können zum Beispiel eine Tabelle mit den Ressourcen und ihrer Verfügbarkeit erstellen. Oder Sie erstellen mit Hilfe einer Projektmanagement-Software Ressourcenprofile und vergleichen diese mit Ihren Projekten und Ressourcenprognosen. So können Sie Ihren Bedarf mit den vorhandenen Ressourcen abgleichen. Wenn Sie feststellen, dass dies nicht möglich ist, können Sie entscheiden, ob Sie neue Ressourcen einstellen oder Teile des Projekts auslagern.

Im kommenden zweiten Teil dieser Artikelserie werden wir drei weitere Herausforderungen des Ressourcenmanagements beschreiben und dazu jeweils Empfehlungen zur Verbesserung Ihrer Prozesse geben.

[Quelle]
[1] https://www.mckinsey.com/capabilities/strategy-and-corporate-finance/our-insights/how-nimble-resource-allocation-can-double-your-companys-value