Das Ende des Formulars? Warum ereignisbasierte Verwaltung die nächste Stufe der Digitalisierung sein könnte

Wer eine Verwaltungsleistung in Anspruch nehmen möchte, kennt den Ablauf meist genau: Informationen recherchieren, Formular ausfüllen, Nachweise einreichen, auf die Bearbeitung warten. Seit Jahrzehnten folgt die öffentliche Verwaltung diesem Grundprinzip. Die Digitalisierung hat daran bislang nur wenig geändert. Aus Papierformularen wurden Online-Formulare, aus Akten wurden elektronische Akten. Der eigentliche Prozess blieb jedoch weitgehend derselbe. 

Doch zunehmend stellt sich eine grundlegendere Frage: Muss ein Bürger eine Leistung überhaupt beantragen, wenn die Verwaltung bereits weiß, dass ein Anspruch besteht? 

Genau diese Überlegung könnte die nächste Entwicklungsstufe der Verwaltungsmodernisierung einläuten. Statt bestehende Verfahren lediglich zu digitalisieren, rückt die Neugestaltung von Prozessen in den Mittelpunkt. Im Fokus steht dabei ein Ansatz, der in Fachkreisen als „ereignisbasierte Verwaltung“ bezeichnet wird. 

Wenn der Antrag überflüssig wird 

Die klassische Verwaltung folgt einer einfachen Logik: Erst wenn ein Antrag gestellt wird, beginnt ein Verwaltungsverfahren. Dieses Prinzip hat sich über Jahrzehnte bewährt und bietet Rechtssicherheit sowie klare Zuständigkeiten. 

Gleichzeitig bringt es jedoch Nachteile mit sich. Bürgerinnen und Bürger müssen wissen, dass eine Leistung existiert, sie müssen ihre Ansprüche kennen und die notwendigen Schritte selbst anstoßen. Gerade bei sozialen Leistungen oder Förderangeboten führt dies immer wieder dazu, dass vorhandene Ansprüche nicht genutzt werden. 

Dabei liegen die erforderlichen Informationen vielfach bereits vor. Verwaltungen verfügen heute über umfangreiche Datenbestände, digitale Fachverfahren und elektronische Akten. Die eigentliche Herausforderung besteht deshalb häufig nicht mehr darin, Informationen zu beschaffen, sondern sie sinnvoll miteinander zu verknüpfen. 

Hier setzt die Idee der ereignisbasierten Verwaltung an. Ausgangspunkt ist nicht länger der Antrag, sondern ein bereits bekanntes Ereignis. Wird beispielsweise eine bestimmte Sozialleistung bewilligt, ein Kind geboren oder ein Wohnsitz angemeldet, können weitere Verwaltungsleistungen automatisch angestoßen werden. Die Verwaltung reagiert nicht mehr auf einen Antrag, sondern auf einen Sachverhalt, der ihr bereits bekannt ist. 

Digitalisierung wird zur Prozessinnovation 

Dieser Perspektivwechsel verändert den Charakter von Digitalisierungsprojekten grundlegend. 

In der ersten Phase der Verwaltungsdigitalisierung stand häufig die Überführung bestehender Abläufe in digitale Formate im Mittelpunkt. Formulare wurden online verfügbar gemacht, Anträge elektronisch eingereicht und Dokumente digital archiviert. 

Die zweite Phase geht deutlich weiter. Sie hinterfragt die Notwendigkeit einzelner Prozessschritte. Muss ein Bürger bestimmte Informationen mehrfach angeben? Müssen Leistungen separat beantragt werden, obwohl die Anspruchsvoraussetzungen bereits bekannt sind? Können Verwaltungsverfahren automatisch ausgelöst werden, sobald bestimmte Bedingungen erfüllt sind? 

Damit wird Digitalisierung zunehmend zu einer Frage der Prozessgestaltung. Der größte Innovationsschub entsteht nicht durch neue Software, sondern durch die Bereitschaft, gewachsene Abläufe grundsätzlich neu zu denken. 

Warum diese Projekte so anspruchsvoll sind 

Auf den ersten Blick erscheint die Idee erstaunlich einfach. Wenn die Verwaltung bereits weiß, dass ein Anspruch besteht, warum sollte sie die Leistung nicht automatisch gewähren? 

In der Praxis erweist sich dieser Schritt jedoch als komplexes Organisationsprojekt. 

Unterschiedliche Fachbereiche müssen zusammenarbeiten, Zuständigkeiten abgestimmt und rechtliche Rahmenbedingungen berücksichtigt werden. Daten müssen standardisiert, Schnittstellen geschaffen und Datenschutzanforderungen erfüllt werden. Häufig treffen dabei unterschiedliche Fachlogiken, technische Systeme und Organisationskulturen aufeinander. 

Genau deshalb handelt es sich nicht primär um ein IT-Projekt. Erfolgreiche Vorhaben dieser Art sind vor allem Projektmanagement-Projekte. Sie erfordern die Koordination zahlreicher Stakeholder, die Moderation unterschiedlicher Interessen und die Fähigkeit, technische, organisatorische und rechtliche Anforderungen miteinander zu verbinden. 

Ein Blick in die kommunale Praxis 

Wie ein solcher Wandel aussehen kann, zeigt das Leipziger Projekt zur Digitalisierung des Leipzig-Passes. Dort wurde ein bislang antragsbasierter Prozess grundlegend neu gestaltet. Anspruchsberechtigte Bürgerinnen und Bürger erhalten den Pass heute vielfach automatisch, sobald die entsprechenden Voraussetzungen vorliegen. Der zusätzliche Antrag entfällt. Statt eines antragsbasierten Systems entstand ein ereignisbasierter Leistungsprozess. 

Bemerkenswert ist dabei weniger die konkrete Leistung als das dahinterliegende Prinzip. Die Verwaltung wartet nicht mehr darauf, dass Menschen aktiv werden. Sie nutzt bereits vorhandene Informationen, um den Zugang zu Leistungen zu erleichtern. 

Dieses Denken lässt sich auf zahlreiche weitere Bereiche übertragen. Ob Förderprogramme, Familienleistungen oder kommunale Vergünstigungen – vielerorts stellt sich dieselbe Frage: Wie viele Verwaltungsleistungen könnten einfacher werden, wenn die Verwaltung bekannte Informationen konsequenter nutzen würde? 

Von der reaktiven zur proaktiven Verwaltung 

Letztlich geht es um einen Rollenwechsel der Verwaltung. 

Traditionell agiert sie überwiegend reaktiv. Bürgerinnen und Bürger stellen Anträge, reichen Unterlagen ein oder fragen Leistungen nach. Die Verwaltung reagiert auf diese Impulse. 

Ereignisbasierte Prozesse verschieben dieses Verhältnis. Die Verwaltung wird proaktiver. Sie erkennt bestehende Ansprüche, stößt Verfahren eigenständig an und reduziert bürokratische Hürden. 

Damit verändert sich nicht nur die Effizienz von Verwaltungsabläufen. Es verändert sich auch das Verhältnis zwischen Staat und Bürgern. Leistungen werden nicht mehr allein bereitgestellt, sondern aktiv zugänglich gemacht. 

Was andere Verwaltungen daraus lernen können 

Prozesse statt Formulare denken: Die größte Wirkung entsteht selten durch die Digitalisierung einzelner Formulare. Entscheidend ist die Frage, ob bestehende Abläufe überhaupt noch notwendig sind. 

Ereignisse identifizieren: Viele Verwaltungsleistungen lassen sich an klar definierte Auslöser koppeln. Wer diese Ereignisse systematisch analysiert, erkennt häufig erhebliches Vereinfachungspotenzial. 

Schnittstellen als Erfolgsfaktor begreifen: Die eigentliche Herausforderung liegt oft nicht in einzelnen Fachverfahren, sondern in deren Zusammenspiel. Schnittstellenmanagement sollte deshalb frühzeitig Teil der Projektplanung sein. 

Die Nutzerperspektive einnehmen: Bürgerinnen und Bürger interessieren sich nicht für Zuständigkeiten oder Organisationsstrukturen. Sie erwarten nachvollziehbare und einfache Leistungen. Erfolgreiche Projekte orientieren sich deshalb an Lebenslagen statt an Verwaltungsgrenzen. 

Veränderung ganzheitlich steuern: Technische Lösungen allein reichen nicht aus. Kommunikation, Beteiligung und Change Management sind entscheidende Voraussetzungen, damit neue Prozesse dauerhaft funktionieren. 

Die Digitalisierung der Verwaltung wird häufig an der Zahl verfügbarer Online-Dienste gemessen. Langfristig könnte jedoch eine andere Entwicklung noch bedeutsamer sein: die Fähigkeit, Verwaltungsleistungen so zu gestalten, dass sie Bürgerinnen und Bürgern möglichst einfach zugänglich werden. Nicht jedes Formular wird verschwinden. Doch dort, wo ein Antrag keinen zusätzlichen Erkenntnisgewinn mehr liefert, könnte die Zukunft tatsächlich ohne ihn auskommen. 

Das Projekt „Digitalisierung Leipzig-Pass“ wurde im Jahr 2026 mit dem „Roland – Deutscher Verwaltungspreis Projektmanagement“ in der Kategorie “Lokal” ausgezeichnet. Der GPM Blog stellt die prämierten und die nominierten Projekte vor und beleuchtet die Hintergründe und zentrale Erkenntnisse der Projekte.  

Ausführliche Informationen zum ausgezeichneten Projekt hat die GPM in einer Pressemitteilung zusammengestellt. 

Weitere Informationen zum Leipzig-Pass stellt die Stadtverwaltung Leipzig hier zur Verfügung.