Mit einem Video und dem Live-Auftritt der Sängerin LORiiA, die „Think Of Me Now“ sang, erlebten die Teilnehmenden gleich zu Beginn einen Gänsehautmoment. Der Song über den Wunsch, etwas zu bewirken und Spuren zu hinterlassen, gab zugleich den Ton für die folgenden zwei Tage vor. Moderator Thorsten Otto griff diesen Gedanken in seiner Begrüßung auf: Am Ende des Kongresses sollte nicht nur neues Wissen stehen, sondern auch das Gefühl, etwas mitgenommen zu haben, das sich in der eigenen Praxis umsetzen lässt.
GPM Präsident Prof. Dr. Peter Thuy knüpfte daran an. Was die Menschen beim PM Forum verbinde, sei ihre Leidenschaft für das Projektmanagement und der Wunsch, etwas zu bewegen. Eine gute Idee allein reicht nicht aus, denn zwischen einer Idee und einer tatsächlichen Veränderung liege ein entscheidender Schritt: die Umsetzung. Genau hier komme Projektmanagement ins Spiel. Es schaffe Struktur, gebe Orientierung und bringe Menschen zusammen, damit aus Ideen konkrete Ergebnisse werden.
Wie anspruchsvoll das ist, zeigte sich auch im anschließenden Gespräch mit dem Moderator. Thuy sprach über geopolitische Unsicherheiten, veränderte wirtschaftliche Rahmenbedingungen und Gewissheiten, auf die lange Verlass war und die plötzlich nicht mehr gelten. Umso wichtiger sei es, Veränderungen nicht nur zu erkennen, sondern sie auch zu gestalten. Technische Fähigkeiten und neue Möglichkeiten der Vernetzung spielten dabei eine wichtige Rolle. Doch ebenso entscheidend blieben die menschlichen Fähigkeiten: miteinander sprechen, Verständnis füreinander entwickeln und gemeinsam Lösungen finden.
Sein Wunsch an die Teilnehmenden war deshalb vor allem einer: dass sie den Kongress mit Zuversicht und dem Bewusstsein verlassen, selbst etwas bewegen zu können. „Wir haben Werkzeuge. Wir haben Möglichkeiten. Wir können Veränderungen gestalten. Und wir können mit unserer Arbeit einen wichtigen Beitrag dazu leisten“, betonte der GPM Präsident.
Triathlon-Weltmeisterin Anne Haug berichtete von einer Karriere, in der längst nicht alles nach Plan verlief.
Über Jahre hatte Haug auf einen großen Traum hingearbeitet: eine olympische Medaille. Trotz aller Disziplin und harter Arbeit blieb ihr dieser Erfolg verwehrt. Erst als sie sich von ihrem ursprünglichen Ziel löste und auf die Langdistanz wechselte, fand sie einen neuen Weg, der sie schließlich zum Weltmeistertitel führte.
Haug sprach offen über Niederlagen, falsche Entscheidungen und den Mut, einen eingeschlagenen Weg wieder zu verlassen. Besonders eindrücklich war ihre Erkenntnis, dass Durchhaltevermögen auch zur Schwäche werden kann, wenn man dadurch den Blick für die Realität verliert. „Man kann an seinen Träumen scheitern und trotzdem gewinnen“, brachte sie ihre Erfahrungen auf den Punkt.
Was zunächst wie eine Geschichte aus dem Spitzensport klang, ließ sich unmittelbar auf das Projektmanagement übertragen: Große Ziele geben Orientierung und Motivation. Doch manchmal braucht es mehr Mut, einen Plan zu verändern, als unbeirrt daran festzuhalten. Und Erfolg bemisst sich nicht allein daran, ob das ursprünglich gesetzte Ziel erreicht wurde, sondern auch daran, was auf dem Weg dorthin entstanden ist.
Am ersten Kongresstag ging es immer wieder um eine Frage, die zum Projektmanagement gehört wie der Plan selbst: Was passiert, wenn die Wirklichkeit nicht mehr dazu passt? Wenn bewährte Regeln nicht mehr greifen, formale Macht fehlt, ein grüner Status trügerische Sicherheit vermittelt oder Erfahrungen zwar dokumentiert werden, aber nichts verändern? Die Sessions zeigten aus ganz unterschiedlichen Perspektiven, dass Steuerung dann nicht bedeutet, noch fester am ursprünglichen Plan festzuhalten, sondern genauer hinzusehen und handlungsfähig zu bleiben.
Projekte brauchen Regeln, Routinen und Planung. Schwierig wird es dort, wo sie weiter Sicherheit versprechen, obwohl sich die Voraussetzungen längst verändert haben.
Besonders deutlich wurde das beim Thema First-of-a-Kind-Projekte. Wenn etwas zum ersten Mal umgesetzt wird, fehlen bewährte Abläufe und Erfahrungswerte. Nicht nur das Projekt selbst stellt neue Anforderungen. Auch die Organisation muss sich darauf einstellen, Rollen klären, Entscheidungswege schaffen und ihre Steuerung weiterentwickeln.
Ähnlich führte der Umgang mit Komplexität weg von der Vorstellung, dass sich alles nur genauer vorausplanen ließe. Analyse und Planung bleiben wichtig. Aber wo Ursache und Wirkung nicht zuverlässig vorhersehbar sind, gehört auch das Experimentieren zum Steuern.
Projektleitungen führen häufig Menschen, über die sie keine disziplinarische Weisungsbefugnis haben. Einfluss entsteht dann nicht durch Position allein, sondern durch Kompetenz, Vertrauen und Glaubwürdigkeit.
Klare Entscheidungswege und eine gemeinsame Sprache können dabei ebenso wichtig werden wie formale Autorität. Gerade an den Schnittstellen zwischen unterschiedlichen Bereichen wird Führung damit auch zur Übersetzungsarbeit. Und nicht jeder Widerspruch lässt sich auflösen. Manchmal besteht die Aufgabe darin, ihn auszuhalten und trotzdem Orientierung zu geben.
27 Projekte, 23 davon grün, drei gelb, eines rot. Wohin geht der Blick zuerst? Wahrscheinlich auf das rote Projekt. Genau darin liegt das Problem: Dort ist bereits sichtbar, dass gehandelt werden muss. Interessanter sind die Projekte, bei denen sich etwas verändert, bevor die Ampel umspringt.
Frühindikatoren verschieben deshalb den Blick vom aktuellen Status auf die Bewegung dahinter. Nicht nur: Wo stehen wir? Sondern: Wohin entwickeln wir uns? Veränderungen bei Terminen, Durchlaufzeiten, Umfang oder Qualität können sichtbar werden, bevor aus ihnen ein Problem entsteht.
Der Status zeigt, wo ein Projekt steht. Signale zeigen, wohin es sich bewegt.
Lessons Learned gehören zu vielen Projekten selbstverständlich dazu. Erfahrungen werden gesammelt, Ergebnisse dokumentiert und Dateien abgelegt. Doch damit beginnt Lernen allenfalls.
Ein Beispiel brachte das ziemlich nüchtern auf den Punkt: Nach einem großen IT-Projekt wurden die Erkenntnisse sauber festgehalten. Jahre später startete ein ähnliches Projekt für denselben Kunden und die vorhandene Dokumentation half kaum weiter. Erfasst worden waren Zahlen, Termine und Abweichungen. Was fehlte, waren Ursachen, Warnsignale, Umwege und der Kontext, in dem Entscheidungen entstanden waren.
Genau dort liegt der Unterschied zwischen Dokumentation und Lernen. Dokumentiert ist nicht automatisch reflektiert. Und reflektiert ist nicht automatisch transferiert. Selbst KI kann diesen fehlenden Schritt nicht ersetzen. Sie kann Wissen strukturieren und zugänglich machen. Aber zuerst muss eine Organisation verstehen, was sie aus einer Erfahrung überhaupt lernen will.
Auch die Gewinner des „Roland – Deutscher Verwaltungspreis Projektmanagement“ 2026 waren beim PM Forum vertreten. In zwei kurzen Filmen wurden die ausgezeichneten Projekte vorgestellt, bevor die Projektteams auf der Bühne mit Moderator Thorsten Otto über ihre Erfahrungen sprachen.
Die Stadt Leipzig, ausgezeichnet in der Kategorie Lokal, zeigte mit der Digitalisierung des Leipzig-Passes, wie sich Verwaltungsabläufe vereinfachen lassen. Als wichtigste Erkenntnisse nannte das Team Kommunikation und Mut. Beim QuattroPole Hackathon, Gewinner in der Kategorie Regional, stand die grenzüberschreitende Zusammenarbeit zwischen vier Städten im Mittelpunkt. Hier waren Offenheit gegenüber Veränderungen und die gemeinsame Suche nach Lösungen entscheidend. Das Publikum würdigte beide Teams mit großem Applaus.
Dass sich nicht alles vorhersehen lässt, erlebte Dr. Florence Gaub gleich am eigenen Beispiel: Ihr Flug hatte sich verspätet, weshalb sie später als geplant beim PM Forum eintraf. Die Zukunftsforscherin und Leiterin der Forschungsabteilung am NATO Defense College in Rom nahm es mit Humor und nutzte die ungeplante Situation als Einstieg in ihren Vortrag.
Wie lässt sich eine Zukunft gestalten, die niemand genau kennt? Gaub erklärte, wie strategische Vorausschau dabei hilft, mit Unsicherheit umzugehen. Entscheidend sei, frühzeitig Veränderungen zu erkennen, mögliche Entwicklungen in Szenarien durchzuspielen und zwischen Gewissheiten, Ungewissheiten, Risiken und Möglichkeiten zu unterscheiden. Dabei warnte sie auch vor Wunschdenken: Wer sich zu sehr auf eine bestimmte Zukunft festlege, übersehe leicht die Anzeichen dafür, dass sich die Dinge anders entwickeln.
Anhand geopolitischer Szenarien zeigte Gaub, wie wichtig diese Unterscheidungen gerade in einer angespannten Weltlage sind. Doch ihr ging es nicht darum, Ängste zu schüren. Im Gegenteil: Vorausschau müsse immer zur Frage führen, was sich konkret tun lässt. Denn wer nur mögliche Gefahren betrachtet, ohne Handlungsoptionen zu entwickeln, bleibt am Ende mit einem Gefühl der Ohnmacht zurück.
Gaub machte deutlich, dass sich nicht jede Entwicklung planen oder kontrollieren lässt. Umso wichtiger sei es, Veränderungen rechtzeitig wahrzunehmen, eigene Annahmen immer wieder zu hinterfragen und aus möglichen Zukunftsszenarien konkrete Entscheidungen abzuleiten.
Beim gemeinsamen Networking-Dinner setzte sich fort, was schon beim Mittagessen und in den Pausen zu beobachten war: Die Gespräche wollten nicht abreißen. Live-Musik sorgte für die passende Begleitung, während die Teilnehmenden neue Bekanntschaften vertieften, bestehende Kontakte pflegten und sich über ihre Erfahrungen austauschten.
Was von diesem ersten Kongresstag bleibt, ist auch ein Gedanke aus der Eröffnung: GPM Präsident Prof. Dr. Peter Thuy hatte den Teilnehmenden Zuversicht und den Mut mitgegeben, Veränderungen selbst zu gestalten. Die Keynotes und Sessions lieferten dafür ganz unterschiedliche Perspektiven. Denn ob im Spitzensport, in der strategischen Vorausschau oder im Projektalltag: Nicht alles läuft nach Plan. Entscheidend ist, was wir daraus machen.
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