Zum Auftakt des zweiten Kongresstages richtete GPM Präsident Prof. Dr. Peter Thuy den Blick auf diejenigen, die das PM Forum möglich machen. Er dankte den Referierenden sowie den Partnerinnen und Partnern und bat anschließend zunächst das Programmkomitee, dann das hauptamtliche GPM Team auf die Bühne. Ein Moment, der sichtbar machte, wie viele Menschen hinter einer Veranstaltung wie dem PM Forum stehen.
Auch der Blick nach vorn durfte nicht fehlen: Die Vorbereitungen für das PM Forum 2027 haben bereits begonnen. Am 9. & 10. November 2027 trifft sich die Projektmanagement-Community in Düsseldorf wieder.
Für Gelächter sorgte die Verlosung des Alpaka-Gewinnspiels. Valerie Rapatz gewann ein Ticket für das PM Forum 2027. Schon ihre Teilnahme am diesjährigen Kongress hatte sie einem Gewinnspiel zu verdanken.
Was passiert, wenn KI nicht mehr nur einzelne Aufgaben erledigt, sondern als festes Teammitglied mitarbeitet? Dieser Frage widmete sich Dominic von Proeck. In seinem Unternehmen sind inzwischen mehr als 100 KI-Agenten im Einsatz, mit eigenen Aufgaben, Zuständigkeiten und sogar Namen.
Dabei hat er sich selbst eine ungewöhnliche Grenze gesetzt: Sein Unternehmen soll nie mehr als zehn menschliche Mitarbeitende beschäftigen. Nimmt die Arbeit zu, werden nicht automatisch neue Stellen geschaffen. Stattdessen hinterfragt das Team bestehende Abläufe, verbessert Prozesse und setzt weitere KI-Agenten ein.
Da gibt es Helga, die neue KI-Kollegen auswählt, Hansi, der LinkedIn-Beiträge vorbereitet, und Jürgen, der ein ganzes KI-Marketingteam koordiniert. Neue Agenten durchlaufen sogar ein Assessment, bevor sie ihre Aufgaben übernehmen dürfen. So zeigte von Proeck, wie sich vertraute Prozesse aus der Personalführung auf die Zusammenarbeit mit KI übertragen lassen.
Menschen überflüssig machen wolle er damit keineswegs. Allerdings verändere sich ihre Rolle. Sie müssten KI-Agenten anleiten, Aufgaben delegieren, Feedback geben und Ergebnisse beurteilen. Fähigkeiten wie Kommunikation, Empathie und Führungskompetenz würden dadurch noch wichtiger.
Eine Grenze zog von Proeck ganz bewusst: „Verantwortung ist ein Privileg und dieses Privileg müssen wir uns als Menschen behalten.“ KI könne Aufgaben übernehmen und Ergebnisse prüfen. Die Verantwortung für Entscheidungen müsse jedoch beim Menschen bleiben.
Wie werden aus Ideen Lösungen, die tatsächlich gebraucht werden? Was braucht Veränderung, damit sie im Alltag ankommt? Und wie behält man den Überblick, wenn viele Projekte gleichzeitig laufen? Die Sessions am zweiten Kongresstag griffen Fragen auf, die Projektleitungen in ganz unterschiedlichen Situationen beschäftigen.
Eine gute Lösung hilft wenig, wenn sie am tatsächlichen Bedarf vorbeigeht. Was selbstverständlich klingt, ist in der Praxis oft schwieriger als gedacht.
Ein Beispiel aus einem Bauprojekt zeigte, dass die größten Risiken nicht in technischen oder regulatorischen Fragen lagen. Entscheidend waren Anforderungen der späteren Nutzer, die anfangs niemand berücksichtigt hatte. In einer anderen Session ging es darum, bewusst Dinge wegzulassen, statt Lösungen mit immer neuen Funktionen und Anforderungen zu überfrachten. Beide Beispiele machten deutlich: Bevor ein Projekt die richtige Lösung entwickelt, muss klar sein, welches Problem es eigentlich lösen soll.
Ein Projekt kann planmäßig abgeschlossen sein und trotzdem wenig verändern. Denn ob eine neue Lösung funktioniert, entscheidet sich auch daran, ob Menschen sie tatsächlich annehmen und nutzen.
Veränderung wurde deshalb nicht als etwas betrachtet, das erst nach dem Projekt beginnt. Akzeptanz gehört zum Projektergebnis selbst. Gleichzeitig ging es um die Frage, wie Organisationen Raum für Verbesserungen schaffen können. Denn häufig fehlt dafür die Zeit, während wenig hilfreiche Routinen erstaunlich hartnäckig bestehen bleiben.
Je mehr Projekte gleichzeitig laufen, desto schwieriger wird es, Zusammenhänge zu erkennen. Einzelne Statusberichte helfen nur bedingt, wenn Abhängigkeiten oder konkurrierende Prioritäten unsichtbar bleiben.
Mehrere Sessions richteten den Blick deshalb über das einzelne Projekt hinaus. PMOs wurden als Orte beschrieben, an denen Zusammenhänge sichtbar und gemeinsame Entscheidungen möglich werden. Auch eine gemeinsame Datenbasis spielte eine wichtige Rolle. Wer Informationen über Projekte, Budgets, Services und Prioritäten zusammenführt, schafft eine bessere Grundlage für Entscheidungen.
KI ist längst im Projektalltag angekommen. Doch mit ihren wachsenden Möglichkeiten verändert sich auch die Zusammenarbeit. Statt einzelne Aufgaben per Prompt anzustoßen, können KI-Systeme zunehmend ganze Arbeitspakete übernehmen und Ergebnisse vorbereiten.
Damit stellen sich ganz praktische Fragen: Welche Aufgaben eignen sich dafür? Wie lässt sich die Qualität der Ergebnisse sicherstellen? Und welche Regeln braucht es, wenn KI-Systeme selbstständiger handeln? Neben den technischen Möglichkeiten ging es deshalb auch um Governance und klare Leitplanken für den Einsatz im Projektalltag.
Mit einer guten Portion Selbstironie eröffnete Maximilian Lude den letzten Programmpunkt des PM Forum 2026. Er spreche zu schnell, sei gebürtiger Schwabe und außerdem ein ziemlich schlechter Projektmanager, erklärte er dem Publikum. Sein eigentliches Anliegen war allerdings ein ernstes: Warum fällt es uns so schwer, optimistisch in die Zukunft zu blicken?
An Beispielen aus ganz unterschiedlichen Branchen zeigte er, wie schnell sich Märkte und Technologien verändern. Neue Wettbewerber entstehen dort, wo Unternehmen sie lange nicht vermutet hätten. Künstliche Intelligenz und Robotik eröffnen Möglichkeiten, die noch vor wenigen Jahren kaum vorstellbar waren. Für Projektleitungen bedeute das, über die eigene Branche hinauszuschauen, Veränderungen frühzeitig zu erkennen und gewohnte Annahmen zu hinterfragen.
Doch Lude beließ es nicht bei der Beschreibung einer immer schnelleren Welt. Seine Antwort auf die Frage, wie sich Zukunft gestalten lässt: unternehmerisch denken, mit den vorhandenen Mitteln anfangen und bereit sein, den eingeschlagenen Weg anzupassen. Dazu gehöre auch, sich von überholten Ideen zu verabschieden und ungewöhnlichen Vorschlägen eine Chance zu geben.
Besonders wichtig war ihm ein positiver Blick nach vorn. Statt sich ausschließlich mit Krisen und Entwicklungen zu beschäftigen, auf die sie kaum Einfluss haben, sollten Menschen ihre Energie auf das richten, was sie selbst verändern können. Und sie müssten bereit sein, ständig dazuzulernen. Denn in einer Welt, die sich immer schneller verändert, werde die Fähigkeit, Neues zu lernen, zu einer der wichtigsten Kompetenzen überhaupt.
Sein Appell: Nicht länger nur auf Veränderungen reagieren, sondern selbst Zukunft gestalten.
Mit einem Dank an das engagierte Publikum verabschiedete der Moderator die Teilnehmenden des PM Forum 2026. Zwei Tage voller Vorträge, Diskussionen und persönlicher Begegnungen gingen damit zu Ende.
Schon zur Eröffnung hatte GPM Präsident Prof. Dr. Peter Thuy den Teilnehmenden Zuversicht und den Mut mitgegeben, Veränderungen selbst zu gestalten. Wie wichtig das ist, zeigten die beiden Kongresstage aus ganz unterschiedlichen Perspektiven: Nicht jede Entwicklung lässt sich vorhersehen, nicht jede Herausforderung mit einem bewährten Vorgehen lösen. Umso mehr kommt es darauf an, offen für Neues zu bleiben, Entscheidungen bewusst zu treffen und Verantwortung zu übernehmen.
Eines wurde dabei immer wieder deutlich: Auch wenn sich vieles verändert, bleibt es an uns, Entscheidungen zu treffen, Verantwortung zu übernehmen und die Zukunft mitzugestalten.
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