Zwischen Stabilität und Flexibilität: Ein hybrider Ansatz für IT-Projekte

Ein hybrider Ansatz für IT-Projekte wird besonders dort relevant, wo hohe Komplexität und schnelle Veränderungen bewältigt werden müssen - etwa durch technologische Entwicklungen, enge Zeitvorgaben oder wechselnde Anforderungen. Eine rein agile Vorgehensweise wäre angesichts dieser Dynamik naheliegend, lässt sich in vielen Organisationen jedoch nicht durchgängig umsetzen. Der Grund: Für Planung, Steuerung und Berichtswesen müssen feste Zeit- und Kostenvorgaben eingehalten werden, was den Einsatz klassischer Planungsmethoden erforderlich macht.

Ein hybrider Ansatz, der klassische und agile Methoden kombiniert, schafft hier einen praktikablen Ausweg. Er ermöglicht es, die übergeordnete Struktur und Ressourcenplanung stabil zu gestalten und gleichzeitig flexibel auf Änderungen in der Umsetzungsebene zu reagieren. Wie diese Kombination konkret ausgestaltet und mithilfe einer Methodenlandkarte strukturiert werden kann, zeigt der folgende Anwendungsfall.

Hybrider Ansatz für IT-Projekte in der Grobplanung und Koordination

Zu Beginn wird das Projekt auf einer hohen Abstraktionsebene strukturiert. Bereits in der Planungsphase wird die Reihenfolge der Themenbearbeitung festgelegt, um eine verlässliche Grundlage für die Steuerung zu schaffen. Dabei kommen klassische Methoden wie die Projektstrukturplanung und die Projektablaufplanung zum Einsatz. Die oberen zwei bis drei Ebenen der Projektstruktur werden vollständig durchgeplant. Ressourcen und Kosten werden auf dieser Ebene periodengenau zugewiesen, wodurch eine präzise übergeordnete Steuerung möglich wird. Diese Grobplanung bildet gleichzeitig das Fundament für die anschließende agile Detailplanung und gewährleistet eine effektive Abstimmung mit anderen Projekten, insbesondere bei der Ressourcenverteilung innerhalb eines Projektportfolios.

Agile Elemente für die Detailplanung und Umsetzung

Im Anschluss erfolgt die detaillierte Ausgestaltung der Aktivitäten auf agiler Ebene. Hier werden User Stories entwickelt, priorisiert und mithilfe der Kanban-Methode iterativ umgesetzt. Dabei bewegen sich die agilen Teams innerhalb der zuvor definierten zeitlichen und finanziellen Rahmenbedingungen der klassischen Planung. Dieser Rahmen bietet Orientierung, ohne die notwendige Flexibilität in der Umsetzung einzuschränken.

Steuerung und Synchronisation: Zeit, Kosten, Rückmeldung

Eine zentrale Rolle im hybriden Modell spielt die kontinuierliche Rückmeldung zwischen den Planungsebenen. Aufwände und Kosten, die in den agilen Teilprojekten anfallen, werden regelmäßig an die klassische Ebene zurückgemeldet. So entsteht ein bottom-up gesteuertes Controlling, das eine fundierte Steuerung ermöglicht.

Kommt es zu Abweichungen, etwa durch drohende Überschreitungen von Zeit- oder Kostenbudgets, greift ein strukturiertes Change-Management: In solchen Fällen erfolgt eine Umplanung auf der klassischen Ebene, zum Beispiel durch Anpassungen von Startterminen oder Budgetgrenzen. Die agilen Teilbereiche bleiben davon unberührt, da sie in der Regel erst zu einem späteren Zeitpunkt im Detail geplant werden.

Hybrider Ansatz für IT-Projekte im Portfolio

Der hybride Ansatz unterstützt nicht nur die Steuerung einzelner Projekte, sondern auch die projektübergreifende Koordination innerhalb eines Portfolios. Besonders im Kontext der Jahresplanung erfüllt er die formalen Anforderungen an Budgetierung und Ressourcenzuteilung und ermöglicht eine belastbare Synchronisation zwischen mehreren Projektvorhaben.

Hybride Planung gezielt unterstützen

Durch den Einsatz der Methodenlandkarte lässt sich die Einführung hybrider Projektmanagementansätze strukturiert und risikobewusst gestalten. Sie unterstützt Organisationen dabei, die Komplexität von IT-Projekten zu bewältigen und gleichzeitig Zeit- und Budgetvorgaben einzuhalten - und das in einer aufeinander abgestimmten, schrittweisen Vorgehensweise.

Dieser Blog-Beitrag basiert auf der von der GPM Fachgruppe Software für PM-Aufgaben erarbeiteten Methodenlandkarte zur Einführung von PM-Software (Autoren: R. Brenner, G. Chêne, N. Frischmuth, D. Krull, M. M. Meyer, H. Scheuring, R. Stuffer), welche hier aufgerufen werden kann.