Zombie-Meetings im Projektmanagement: Wenn Sitzungen nur noch Zeit fressen

Sie schleichen sich in Kalender, überleben jede Reorganisation und scheinen unsterblich zu sein: Zombie-Meetings. Niemand weiß mehr so genau, warum es sie gibt, doch sie finden statt und das immer wieder. In vielen Projekten sind diese lebenden Toten der Meetingkultur ein unterschätzter Produktivitätskiller.

Was sind Zombie-Meetings?

Zombie-Meetings im Projektmanagement sind regelmäßige Besprechungen, die ihren ursprünglichen Zweck längst verloren haben. Sie laufen weiter, weil sie schon immer im Kalender stehen. Oft ohne klare Agenda, ohne erkennbare Ergebnisse und ohne echtes Engagement der Teilnehmenden. Statt Energie zu bringen, ziehen sie sie ab. Sie lähmen Entscheidungen und blockieren Zeit, die für echte Projektfortschritte dringend gebraucht wird.

So erkennen Sie ein Zombie-Meeting

Nicht jedes ineffiziente Meeting ist gleich ein Zombie, aber folgende Anzeichen sollten aufhorchen lassen:

• Die Agenda fehlt oder wird routinemäßig abgearbeitet, ohne echte Diskussionen.
• Es gibt keine klaren Entscheidungen oder Ergebnisse.
• Die Teilnehmenden sind unvorbereitet oder innerlich längst ausgestiegen.
• Die Aussage „Das haben wir schon letzte Woche besprochen“ fällt regelmäßig.
• Niemand würde das Meeting vermissen, wenn es plötzlich aus dem Kalender verschwände.

Je mehr dieser Punkte zutreffen, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass es sich um einen Zombie handelt.

Warum überleben diese Meetings trotzdem?

Oft ist es die Macht der Gewohnheit. Was einmal im Projektkalender verankert ist, wird selten hinterfragt. Hinzu kommen unausgesprochene Ängste: Wer ein Meeting absagt, könnte als uninformiert oder nicht teamfähig gelten. Manchmal fehlt auch einfach die Zeit, um neue Kommunikationsformate zu etablieren. So wandern Woche für Woche dieselben Termine ohne Mehrwert durch Outlook.

Die versteckten Kosten der Untoten

Auch wenn sie still und leise vor sich hinvegetieren, verursachen Zombie-Meetings reale Schäden: Sie binden Ressourcen, senken die Motivation und verstellen den Blick auf die wirklich wichtigen Themen. Besonders in Projekten mit engem Zeitrahmen und hoher Komplexität ist dieser Zeitverlust fatal.

Wie Sie Zombie-Meetings loswerden

Das Mittel gegen Zombie-Meetings im Projektmanagement ist kein silberner Pflock, sondern bewusste Reflexion und mutige Veränderung:

1. Regelmäßige Kalenderhygiene:

Alle Projektmeetings in festem Rhythmus prüfen. Was bringt echten Fortschritt, was nicht?

2. Klare Meeting-Ziele definieren:

Jede Sitzung braucht einen Zweck. Information, Entscheidung, Austausch – alles hat seinen Platz, aber nicht alles braucht denselben Rahmen.

3. Alternativen nutzen:

Asynchrone Updates über Projekttools, kurze Stand-up-Formate oder gezielte Einzelgespräche können effektiver sein als große Runden.

4. Meeting-Freiheit erlauben:

Nicht jede Rolle muss immer dabei sein. Wer keinen Beitrag leisten kann oder soll, darf fernbleiben, das steigert die Effizienz und Wertschätzung.

5. Mut zum Stopp:

Wenn niemand mehr weiß, warum ein Meeting stattfindet, ist es Zeit, es zu beenden. Besser ein freier Slot als eine tote Stunde.

Fazit

Halloween ist der perfekte Anlass, um sich mit den Untoten in Projektkalendern auseinanderzusetzen. Zombie-Meetings im Projektmanagement sind kein Schicksal, sondern ein vermeidbares Phänomen. Wer sie erkennt und den Mut hat, sie zu beenden oder zu transformieren, gewinnt Zeit, Klarheit und Teamenergie zurück.