Work Breakdown Structure: Komplexes einfach machen

Die Work Breakdown Structure ist ein hierarchisches Tool, das ein Projekt in kleinere, klar definierte Einheiten unterteilt. Diese Einheiten – auch Arbeitspakete genannt – sind die Bausteine des Projekts. Sie ermöglichen es, komplexe Strukturen übersichtlich darzustellen, Verantwortlichkeiten zu klären und die Basis für eine detaillierte Projektplanung zu schaffen.

Wichtig zu wissen: Eine WBS konzentriert sich nicht auf zeitliche Abläufe oder Ressourcen, sondern rein auf die Struktur der Aufgaben. Sie beantwortet die Frage: “Was muss getan werden?”

Warum ist die WBS unverzichtbar für den Projekterfolg?

Eine gut durchdachte WBS bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

• Klare Aufgabenverteilung: Eine Work Breakdown Structure sorgt dafür, dass jedes Arbeitspaket klar definiert ist und bestimmten Teams oder Personen zugewiesen werden kann. Dadurch entstehen klare Verantwortlichkeiten, und Missverständnisse bei der Aufgabenverteilung werden vermieden.
• Übersicht und Kontrolle: Durch die hierarchische Struktur der WBS wird der gesamte Projektumfang visuell und logisch dargestellt. Dies erleichtert es, Fortschritte zu überwachen, Engpässe frühzeitig zu erkennen und sicherzustellen, dass keine wesentlichen Aufgaben übersehen werden.
• Basis für Zeit- und Ressourcenplanung: Die WBS bildet die Grundlage für die Erstellung realistischer Zeitpläne und die Zuordnung von Ressourcen. Ohne diese Struktur können wichtige Details verloren gehen, was die Planung erschwert und das Risiko von Verzögerungen oder Budgetüberschreitungen erhöht.
• Risikominimierung: Mit einer gut strukturierten WBS lassen sich potenzielle Lücken, unklare Zuständigkeiten oder fehlende Arbeitspakete frühzeitig identifizieren und beheben. Dies reduziert das Risiko von Fehlern und unerwarteten Problemen im Projektverlauf.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung einer WBS

Schritt 1: Projektziel definieren

Der erste Schritt einer Work Breakdown Structure besteht darin, das Projektziel klar zu formulieren. Es geht darum, die zentrale Frage zu beantworten: Was soll am Ende des Projekts erreicht werden? Das Projektziel bildet die oberste Ebene der WBS und ist die Basis, auf der alle weiteren Schritte aufbauen. Ein klar definiertes Ziel sorgt dafür, dass alle Beteiligten die gleiche Vision teilen.

Schritt 2: Hauptphasen oder -komponenten gliedern

Nachdem das Ziel definiert ist, wird das Projekt in größere Bereiche oder Phasen unterteilt. Typische Kategorien sind zum Beispiel Planung, Umsetzung und Abschluss. Diese Gliederung schafft eine grobe Struktur und macht es einfacher, den Projektumfang schrittweise zu durchdringen.

Schritt 3: Arbeitspakete erstellen

Jede Phase wird weiter in kleinere, spezifische Arbeitspakete zerlegt. Diese Arbeitspakete sollten so detailliert sein, dass sie eigenständig bearbeitet werden können, ohne dass sie von anderen Aufgaben direkt abhängen. Wichtig ist, dass die Arbeitspakete eindeutig und messbar formuliert werden, um Klarheit über den Fortschritt zu gewährleisten.

Schritt 4: Verantwortlichkeiten und Ressourcen zuweisen

Sobald die Arbeitspakete definiert sind, werden ihnen Personen oder Teams zugewiesen, die die jeweiligen Aufgaben übernehmen. Ebenso werden die benötigten Ressourcen geplant, um sicherzustellen, dass jedes Arbeitspaket effektiv umgesetzt werden kann. Klare Verantwortlichkeiten minimieren Unsicherheiten und sorgen für eine reibungslose Projektabwicklung.