Vom „Was“ zum „Wie“: Fortschritt trotz knapper Ressourcen ermöglichen

In vielen Organisationen steht nicht die Zieldefinition im Mittelpunkt, sondern die Umsetzung im Alltag. Strukturen, Prozesse und Workflows existieren häufig bereits, doch der Zugang dazu, der Aufbau von Wissen und die tatsächliche Anwendung scheitern oft an fehlender Zeit und begrenzten Ressourcen. Fachbereiche benötigen daher Wege, um trotz dieser Einschränkungen handlungsfähig zu bleiben.

Strukturen nutzbar machen: Rollen, Verantwortlichkeiten und klare Ziele

Strukturen entfalten erst dann Wirkung, wenn Verantwortlichkeiten eindeutig festgelegt sind. Besonders hilfreich sind Rollen, die operative Aufgaben mit strategischen Tätigkeiten verbinden.

Ein Beispiel: Eine Projektmanagerin übernimmt gleichzeitig die Rolle einer Einführungspatin für neue Arbeitsabläufe. Sie kennt die Herausforderungen des Tagesgeschäfts, vermittelt die neuen Prozesse praxisnah und fungiert als Schnittstelle zwischen Team und Management.

Klare Ziele unterstützen dieses Vorgehen. Wenn größere Vorhaben in realistische Zwischenschritte zerlegt und gezielt an Personen oder Gruppen übergeben werden, entsteht Orientierung. Workshops und Arbeitsgruppen helfen dabei, Inhalte gemeinsam zu erarbeiten und die Identifikation zu stärken.

Nutzen sichtbar machen: Argumentation für Management und Teams

Veränderungen kommen dann in Fahrt, wenn der konkrete Nutzen sichtbar wird. Sobald nachvollziehbar ist, welche Probleme gelöst werden, steigt die Bereitschaft zur Beteiligung.

Wichtige Leitfragen lauten:

• Was verbessert sich im Alltag der Mitarbeitenden?
• Welche Risiken sinken durch neue Abläufe?
• Wo entsteht ein Vorteil für Kundinnen und Kunden?

Eine klare Nutzenargumentation gegenüber dem Management sorgt für Entscheidungsfähigkeit, während praktische Vorteile im Team für Motivation sorgen.

Kontinuierliche Verbesserung etablieren: BPM, Tool-Paten und Nachwuchskräfte

Eine nachhaltige Veränderung entsteht selten durch einmalige Projekte, sondern durch kontinuierliche Weiterentwicklung. Methoden des Business Process Managements bieten hierfür einen geeigneten Rahmen.

Tool-Paten unterstützen den Umgang mit neuen Systemen, beantworten Fragen und verhindern, dass Wissen verloren geht.

Zusätzliche Unterstützung können Nachwuchskräfte bieten. Hochschulabsolventinnen und -absolventen können Rechercheaufgaben übernehmen, Prozesse dokumentieren oder erste Konzepte ausarbeiten. Dadurch entstehen Freiräume, die für strategische Themen genutzt werden können.

Die Lücke zwischen Ressourcen und Nutzen schrittweise schließen

Zwischen verfügbarem Budget, Zeit und dem gewünschten Ergebnis entsteht in vielen Projekten eine spürbare Lücke. Diese lässt sich nicht vollständig beseitigen, aber gezielt verringern.

Ein Beispiel für eine realistische Etappe:
Statt eine neue Prozesslandschaft auf einmal einzuführen, beginnt der Fachbereich mit einem einzigen Kernprozess. Dieser wird dokumentiert, geschult und im Alltag getestet. Erst nach einer stabilen Umsetzung folgen weitere Schritte.

Auf diese Weise bleibt der Aufwand beherrschbar, und das Team erlebt sichtbaren Fortschritt.

Fazit für die Praxis

Mehrwert sichtbar machen, Rollen klar vergeben und Verbesserungen schrittweise umsetzen: dieser Dreiklang ermöglicht Fortschritt auch unter knappen Ressourcen. Fachbereiche, die strukturiert vorgehen und realistische Etappen wählen, stärken ihre Handlungsfähigkeit und nutzen vorhandene Strukturen wirksam.

Die Inhalte dieses Beitrags basieren auf einer Session des BarCamps der GPM Fachgruppe Next Generation Leadership vom 22. Mai 2025.