Projektrisiken: Mit Daten steuern statt mit Risiken kämpfen

Was ist Risiko?

Nach DIN 69901-5 ist ein Projektrisiko ein ungewisses Ereignis oder eine Bedingung, die bei Eintritt mindestens eines der Projektziele beeinflusst. In der Praxis bleibt diese Definition jedoch abstrakt.

Ampel-Excel-Risikomanagement – Homöopathie im Projekt

Viele Projekte „managen“ Risiken über Ampelfarben in Excel-Dateien. Doch eine Zellfarbe kann weder die tatsächliche Auswirkung eines Risikos beziffern noch zeigen, welche Wirkung Gegenmaßnahmen tatsächlich haben. Die Risikosteuerung bleibt damit symbolisch und ohne Steuerungswirkung.

Output zuerst – immer zuerst

Bevor Outcome entstehen kann, benötigen Projekte zeitgerechten, kontinuierlichen Output. Ohne rechtzeitigen Output sind Outcome-Diskussionen wertlos, weil Outcome niemals real wird. Viele Projekte investieren viel Energie in Zielbilder und Wirkungsdiskussionen, während der eigentliche Arbeitsfluss instabil bleibt.

Warum Output die Grundlage ist

Output ist nicht das Ziel, aber die Voraussetzung für jedes Ziel. Ohne Output gibt es keinen
Fortschritt, keine Ergebnisse, keinen Lerneffekt – und eben auch niemals einen Outcome.

Durchsatz macht Projekte steuerbar

Durchsatz (abgeschlossene Arbeit pro Zeiteinheit) macht sichtbar, ob ein Projekt im Verzug oder auf Kurs ist. In jedem Projekt lässt sich mit Durchsatzdaten einfach ermitteln:

• ob Termine realistisch sind
• ob Verzug entsteht
• wie weit das Team tatsächlich ist

Zeit-Constraints ermöglichen Priorisierung

Nur wenn ein zeitlicher Rahmen existiert, wird Priorisierung möglich. Zeit macht Entscheidungen explizit: Was zuerst? Was später? Was hat Risiko?
Risiko: Arbeit → Zeit → Kosten
und somit wird Risiko konkret in der wahrscheinlich wichtigsten Messgröße darstellbar, in Geld:
Restarbeit (in Zeit) × Kosten pro Zeiteinheit = monetäres Risiko.

Softwarekosten entstehen vor allem durch Menschen × Zeit. Verzögerung ist damit nicht das Risiko – sondern die Menge unerledigter Arbeit, aus der Zeit und Kosten folgen.

Ein Beispiel

Ergibt sich durch den Forecast einen Zeitbedarf von 11 Monaten, so stehen 4,4 Mio. € an Arbeit im Backlog. Schon ist das Risiko nicht geschätzt, sondern berechnet – und wir können Entscheidungen aufgrund ihrer möglichen Auswirkungen beurteilen. "Hat es Sinn, eine weitere Person onboarding? Was werden die Kosten sein? Welche positiven Auswirkungen auf Zeit versprechen wir uns davon?" Wenn wir den Forecast kontinuierlich weiterführen, werden wir es sehen.
Modelle sind Werkzeuge, keine Wahrheiten
Es bleibt natürlich „Alle Modelle sind falsch – einige sind nützlich.“ (George Box):
Modelle liefern keine absolute Wahrheit, aber eine reale Grundlage zur Steuerung. Und vor allem: mit wenig Aufwand!

Fazit

• Output zuerst – ohne Output kein Outcome.
• Durchsatz macht Projekte steuerbar.
• Nur zeitliche Constraints ermöglichen echte Priorisierung.
• Risiko ist: Restarbeit → Zeit → Kosten.
• Datenbasierte Steuerung ersetzt spekulatives Risikomanagement.

Daniel Westermayr hielt die Präsentation „Mit Daten steuern, statt mit Risiken kämpfen“ auf dem PM-Tag Karlsruhe 2025, welcher von der GPM Regionalgruppe Karlsruhe organisiert und durchgeführt wurde.