Meetingitis: Ursachen, Folgen und 7 Strategien gegen die Meeting-Flut

Kennen Sie das? Ihr Kalender quillt über vor Meetings, und obwohl Sie den ganzen Tag beschäftigt sind, haben Sie das Gefühl, kaum etwas erledigt zu haben? Willkommen in der Welt der „Meetingitis“. Dieses weit verbreitete Phänomen beschreibt die regelrechte Überflutung mit Besprechungen – häufig ohne klares Ziel und mit fragwürdigem Nutzen. Doch was steckt dahinter, und wie können wir uns davon befreien?

Meetingitis: Ein Phänomen unserer Zeit

In der modernen Arbeitswelt ist es ein weit verbreitetes Missverständnis, dass Meetings gleichbedeutend mit Produktivität sind. Tatsächlich ist oft das Gegenteil der Fall: Zu viele Meetings bremsen Teams aus, stören Arbeitsabläufe und kosten Unternehmen jedes Jahr Millionen.

Studien zeigen, dass durchschnittlich 37 % der Arbeitszeit von Führungskräften und Mitarbeitenden in Besprechungen verbracht wird. Noch erschreckender: Viele dieser Meetings werden als unproduktiv wahrgenommen. Oft mangelt es an einer klaren Agenda, einem definierten Ziel oder einer sinnvollen Teilnehmerauswahl. Statt Probleme zu lösen, schaffen Meetings neue Herausforderungen.

Die Ursachen von Meetingitis

Doch warum ist Meetingitis überhaupt so verbreitet? Die Gründe sind vielfältig:

1. Fehlende Zielsetzung: Viele Meetings werden einberufen, ohne ein konkretes Ziel zu verfolgen.
2. Überkommunikation: In einer Welt voller digitaler Tools, Chats und E-Mails glauben viele, alles müsse zusätzlich noch in einem Meeting besprochen werden.
3. Falsche Meeting-Kultur: Oft fehlt es an klaren Regeln oder einer bewussten Entscheidung, wann ein Meeting wirklich notwendig ist.
4. FOMO (Fear of Missing Out): Aus Angst, wichtige Informationen zu verpassen, nehmen viele an Meetings teil, die für sie gar nicht relevant sind.
5. Unzureichende Planung: Meetings ohne Agenda oder Zeitrahmen verlaufen oft unstrukturiert und dauern länger als nötig.

Die Folgen der Meeting-Flut

Die Auswirkungen von Meetingitis sind weitreichend und betreffen sowohl Unternehmen als auch Mitarbeitende:

• Produktivitätsverlust: Meetings reißen uns aus konzentrierter Arbeit und sorgen dafür, dass wir nicht „im Flow“ bleiben.
• Erhöhte Frustration: Wenn Meetings ohne Ergebnisse enden, entsteht Frust und ein Gefühl der Ineffizienz.
• Kostenexplosion: Zeit ist Geld – und wenn Teams stundenlang in unproduktiven Besprechungen sitzen, summieren sich die Kosten schnell.
• Sinkende Innovationskraft: Wenn Mitarbeitende ständig in Meetings sitzen, bleibt keine Zeit für kreative Problemlösungen.

7 Strategien gegen Meetingitis

Zum Glück gibt es wirksame Ansätze, um Meetings effizienter zu gestalten und die Meeting-Flut einzudämmen. Hier sind sieben bewährte Strategien:

1. Agenda als Pflicht: Jede Besprechung sollte mit einer klaren Agenda starten. Ohne Agenda? Kein Meeting! Eine gute Agenda enthält Ziele, Themen und einen Zeitrahmen.
2. Die richtigen Teilnehmer: Weniger ist mehr. Laden Sie nur Personen ein, die wirklich etwas beitragen oder entscheiden müssen. Der Rest kann durch Protokolle informiert werden.
3. Zeitbegrenzung setzen: Meetings müssen nicht immer 60 Minuten dauern. Kürzere Besprechungen, z. B. 15 oder 30 Minuten, sind oft effizienter.
4. Technologie statt Besprechungen: Nutzen Sie Tools wie Asana, Slack oder Microsoft Teams, um Informationen auszutauschen, ohne ein Meeting einberufen zu müssen.
5. Steh-Meetings einführen: Stehende Meetings fördern Effizienz. Ohne bequeme Stühle kommen Teams schneller auf den Punkt.
6. Meeting-freie Zeiten: Reservieren Sie bestimmte Zeiten oder Tage für ungestörtes Arbeiten. Ein ganzer Tag ohne Meetings kann die Produktivität im Team spürbar steigern.
7. Klare Nachbereitung: Jedes Meeting sollte mit definierten Aufgaben und Verantwortlichkeiten enden. Nur so wird sichergestellt, dass die Besprechung tatsächlich zu Ergebnissen führt.

So schaffen Sie eine nachhaltige Meeting-Kultur

Der Schlüssel zur Bekämpfung von Meetingitis liegt in der Etablierung einer neuen Meeting-Kultur. Das beginnt mit einem kritischen Blick auf bestehende Besprechungen:

• Brauchen wir dieses Meeting wirklich? Fragen Sie sich vor jeder Einladung, ob das Thema nicht auch per E-Mail, Chat oder Dokument geklärt werden kann.
• Wie effektiv sind unsere Meetings? Feedback-Runden nach Besprechungen helfen, Schwachstellen zu identifizieren und Verbesserungen umzusetzen.
• Führungskräfte als Vorbilder: Führungskräfte spielen eine zentrale Rolle bei der Etablierung neuer Meeting-Standards. Ihr Verhalten setzt den Maßstab für das gesamte Team.

Fazit

Meetingitis ist kein unausweichliches Schicksal. Mit der richtigen Strategie und einer bewussten Veränderung der Meeting-Kultur können Unternehmen und Teams sich aus der Besprechungsfalle befreien. Der Gewinn? Mehr Zeit für produktive Arbeit, motivierte Mitarbeitende und ein effizienteres Unternehmen.