Ihr Fahrplan für den Erfolg: Wie die Einführung einer PM-Software schrittweise gelingt

Die Einführung von Projektmanagement-Software ist komplex und stellt Organisationen vor zahlreiche Herausforderungen. Ein strategischer, schrittweiser Ansatz ist entscheidend, um typische Stolpersteine wie „zu viel, zu schnell, zu unkoordiniert“ zu vermeiden. Das zentrale Prinzip lautet: vom Einfachen zum Komplexen. Die Einführung erfolgt idealerweise in mehreren „Wellen“, um Überforderung zu vermeiden und eine nachhaltige Akzeptanz zu erreichen. 

1. Start mit einfachen Methoden und schnellen Erfolgen

Zu Beginn sollten Funktionen ausgewählt werden, die möglichst geringe Voraussetzungen mit sich bringen und leicht verständlich sind. Solche ersten Schritte führen schnell zu sichtbaren Erfolgen und fördern die Motivation der Anwender.

Ein Beispiel für die erste Einführungsstufe:

• Nutzung von Projektsteckbriefen zur Erfassung von Basisdaten,
• Erstellung einfacher Terminpläne,
• Generierung von Projektübersichtslisten.

Für kleine Projekte kann zu Beginn sogar auf eine detaillierte Terminplanung verzichtet werden - eine einfache Aufgabenliste genügt. In größeren Projekten lassen sich zunächst nur wenige, grobe Arbeitspakete definieren, deren operative Umsetzung später agil nachverfolgt wird, etwa in Kanban-Boards.

Auf diese Weise sammeln Anwender erste praktische Erfahrungen mit der Software und den zugrundeliegenden PM-Methoden. Sobald sich diese Prozesse etabliert haben und Kinderkrankheiten behoben sind, kann der nächste Schritt erfolgen.

2. Allmählicher Ausbau der Funktionalität

Sind die Grundfunktionen erfolgreich eingeführt, folgt das schrittweise Hineinwachsen in den vollen Funktionsumfang. Dabei ist eine logische Reihenfolge zentral: Neue Funktionen sollten auf bestehenden aufbauen.

Beispielsweise:

• Einführung eines Aufgabenmanagements nach der Terminplanung,
• Aufbau von Planungslogiken, die später Voraussetzung für Budget- oder Ressourcenplanung sind.

Ziel ist es, die Komplexität kontrolliert zu steigern und das System nicht zu überfrachten.

3. Einführung komplexer Funktionen in eigenen Phasen

Funktionen mit hoher Komplexität, wie detaillierte Budgetsteuerung oder umfassende Ressourcenplanung, sollten in separaten Stufen oder Releases erfolgen. Auch hier gilt: vom Groben zum Feinen.

Beispiele für spätere Einführungsstufen:

• Zunächst nur Anzeige grober Budgetdaten, später Funktionen für Budgetvergleiche und Anträge,
• Einstieg mit einfacher Kapazitätsbetrachtung, später Kombination aus Projekt-, Linien- und Abwesenheitsplanung.

Diese Komplexität erfordert häufig zusätzliche Abstimmungen zwischen Abteilungen und eine höhere methodische Reife - daher ist ein gesonderter Implementierungsschritt sinnvoll.

4. Das Konzept der Einführungsstufen (Releases)

Die Einführung erfolgt oft in mehreren Releases, die funktional und organisatorisch aufeinander aufbauen:

Stufe 1: Minimalprodukt

• Begrenzter Funktionsumfang (z. B. Projektsteckbriefe, einfache Zeitplanung),
• Fokus auf erste Erfahrungen und schnelle Erfolgserlebnisse.

Folgestufen:

• Einführung zusätzlicher Methoden wie agiles Aufgabenmanagement,
• Verknüpfung von grober Zeitplanung mit operativen Arbeitspaketen,
• Dokumentation von Liefergegenständen und Fortschrittsupdates.

Vertiefung bestehender Methoden:

• Ausbau von Funktionen innerhalb etablierter Methoden,
• Beispiel: Terminplan von einfacher Übersicht hin zu detaillierter Planung mit Taskboards.

Für jede neue Stufe können gezielte Trainingsmaßnahmen angeboten werden - kompakt und aufbauend auf dem vorhandenen Wissen. Die Schulungen sind effizienter, da die Nutzer bereits mit dem System vertraut sind.

Schrittweise Einführung ist entscheidender Erfolgsfaktor

Ein bewusster, stufenweiser Ausbau der PM-Software reduziert Reibungsverluste und steigert die Akzeptanz innerhalb der Organisation. Die Kombination aus schnellen Anfangserfolgen, logischem Funktionsausbau und gezielten Schulungen sorgt dafür, dass die Software als Unterstützung wahrgenommen wird - nicht als Belastung. So gelingt die Einführung nachhaltig und wirkungsvoll.

Dieser Blog-Beitrag basiert auf der von der GPM Fachgruppe Software für PM-Aufgaben erarbeiteten Methodenlandkarte zur Einführung von PM-Software (Autoren: R. Brenner, G. Chêne, N. Frischmuth, D. Krull, M. M. Meyer, H. Scheuring, R. Stuffer), welche hieraufgerufen werden kann.