Die wichtigsten KPIs im Projektmanagement: Erfolg messbar machen

Im Projektmanagement sind Kennzahlen ein unverzichtbares Instrument, um den Erfolg eines Projekts zu messen und zu steuern. Key Performance Indicators (KPIs) helfen Projektmanagenden, den Fortschritt, die Leistung und die Zielerreichung zu überwachen. Doch welche KPIs sind für das Projektmanagement besonders relevant, und wie können sie effektiv eingesetzt werden? 

In diesem Beitrag erfahren Sie alles Wichtige zum Thema "KPIs im Projektmanagement" und erhalten wertvolle Tipps zur Anwendung dieser Kennzahlen, um Ihre Projekte zum Erfolg zu führen.

Was sind KPIs im Projektmanagement?

KPIs, oder Key Performance Indicators, sind messbare Werte, die den Erfolg eines Projekts in verschiedenen Bereichen widerspiegeln. Im Projektmanagement dienen KPIs dazu, den Fortschritt zu überwachen, die Leistung zu bewerten und mögliche Problemfelder frühzeitig zu erkennen. Durch die Verwendung von KPIs im Projektmanagement kann ein Projektmanager sicherstellen, dass die gesteckten Ziele erreicht werden und das Projekt im geplanten Rahmen bleibt.

Die wichtigsten KPIs im Projektmanagement

1. Zeitplanung (Schedule Performance Index, SPI): Ein zentraler KPI im Projektmanagement ist der Schedule Performance Index (SPI), der den Fortschritt des Projekts in Bezug auf den Zeitplan misst. Er gibt Auskunft darüber, ob das Projekt im Zeitrahmen liegt oder ob Verzögerungen auftreten. Der SPI wird berechnet, indem der Wert der geleisteten Arbeit (Earned Value, EV) durch den geplanten Wert (Planned Value, PV) geteilt wird: SPI = EV / PV. Ein SPI von 1,0 bedeutet, dass das Projekt genau im Zeitplan liegt, während ein Wert unter 1,0 anzeigt, dass das Projekt hinter dem Zeitplan zurückbleibt.
2. Kostenkontrolle (Cost Performance Index, CPI): Die Kostenkontrolle ist ein weiterer essenzieller KPI im Projektmanagement. Der Cost Performance Index (CPI) misst, ob die finanziellen Ressourcen effizient genutzt werden. Der CPI wird berechnet, indem der Wert der geleisteten Arbeit (EV) durch die tatsächlichen Kosten (Actual Cost, AC) geteilt wird: CPI = EV / AC. Ein CPI von 1,0 zeigt an, dass das Projekt genau im Budget liegt. Ein Wert unter 1,0 bedeutet, dass die Kosten höher als geplant sind, während ein Wert über 1,0 anzeigt, dass die Kosten geringer als geplant sind. 
3. Scope-Erfüllung: Ein entscheidender KPI im Projektmanagement ist die Scope-Erfüllung. Sie überprüft, ob alle geplanten Anforderungen und Aufgaben im definierten Projektumfang umgesetzt werden. Dies ist kein klassischer quantifizierbarer KPI, sondern eher ein Bereich, der durch andere KPIs (wie Meilensteine und Erfüllung von Anforderungen) gemessen wird. 
4. Qualitätssicherung: Qualitätssicherung im Projektmanagement stellt sicher, dass die Projektergebnisse den vereinbarten Standards und Anforderungen entsprechen, um die Kundenzufriedenheit zu gewährleisten. Sie umfasst sowohl präventive Maßnahmen zur Fehlervermeidung als auch Bewertungsprozesse wie Prüfungen und Tests. Mögliche KPIs für die Qualitätssicherung sind die Fehlerquote, die Anzahl der Nacharbeiten und die Abweichung von Qualitätsstandards.
5. Ressourceneffizienz: Dieser KPI im Projektmanagement analysiert die Nutzung von Ressourcen wie Personal, Materialien und Zeit. Er hilft zu ermitteln, ob die vorhandenen Ressourcen optimal eingesetzt werden, um die Projektziele zu erreichen.
6. Kundenzufriedenheit: Ein oft vernachlässigter, aber entscheidender KPI im Projektmanagement ist die Kundenzufriedenheit. Sie misst, wie zufrieden die Stakeholder, Kunden oder Endnutzer mit den Projektergebnissen sind. Eine hohe Kundenzufriedenheit ist ein wichtiger Indikator für den langfristigen Erfolg des Projekts. Sie wird in der Regel durch Feedback-Umfragen, Net Promoter Score (NPS) oder direkte Bewertungen der Stakeholder und Endnutzer gemessen.