Die Nutzung von künstlicher Intelligenz (KI) ist längst kein futuristisches Konzept mehr – sie findet bereits breite Anwendung in verschiedenen Bereichen des Lebens und ist Gegenstand regelmäßiger Berichterstattung in Print- und Onlinemedien. Doch welche Möglichkeiten bietet KI ganz konkret für das Projektmanagement?. Besonders ChatGPT, ein auf maschinellem Lernen basierender Sprachassistent, kommt zunehmend als Projekt-Assistenz zum Einsatz. In diesem Blog-Beitrag erfahren Sie, wie Sie ChatGPT konkret zur Strukturierung und Planung Ihrer Projekte unterstützen kann und worauf Sie dabei achten sollten.
ChatGPT lernt auf Basis von Informationen aus dem Internet und kann daher auch auf einen breiten Fundus an Daten zum Projektmanagement zurückgreifen, beispielsweise auf Projektberichte. ChatGPT bietet zudem standardmäßig eine Vielzahl von Funktionen, die die Arbeit im Projektmanagement erleichtern können. Durch die Fähigkeit, in natürlicher Sprache zu kommunizieren und auf spezifische Anfragen präzise zu reagieren, können Projektmanager bestimmte Routineaufgaben automatisieren, Strukturierungsprozesse vereinfachen und die Planungsphase des Projekts erheblich beschleunigen.
Ein klarer Vorteil von ChatGPT liegt darin, dass die künstliche Intelligenz schnell relevante Informationen liefert und auf der Basis von eingegebenen Daten präzise Vorschläge macht. So lässt sich die gesamte Planung – von der Definition der Projektziele bis hin zur detaillierten Aufgabenverteilung – effizienter gestalten.
Eines der Einsatzgebiete von ChatGPT liegt in der Initiierungsphase eines Projekts. Sie können ChatGPT bitten, Ihnen eine Struktur für das Projekt zu erstellen, indem es Ihnen hilft, die Ziele, die Stakeholder und den Umfang zu definieren.
Sie geben ein Projektziel wie „Entwicklung einer neuen App“ ein und ChatGPT erstellt Ihnen eine erste Liste mit den wichtigsten Meilensteinen, wie Marktanalyse, Prototyp-Entwicklung und Markteinführung.
Sobald die Projektziele definiert sind, geht es darum, die Aufgaben effizient zu strukturieren. ChatGPT kann helfen, klare Workflows zu erstellen, Aufgaben in logische Schritte zu unterteilen und Ressourcen optimal zuzuweisen.
Sie bitten ChatGPT, eine Aufgabenliste für die App-Entwicklung zu erstellen. Basierend auf Ihrer Beschreibung listet ChatGPT spezifische Aufgaben auf, wie das Design der Benutzeroberfläche, die Programmierung des Backends und die Qualitätssicherung.
Ein weiterer Vorteil von ChatGPT liegt im Zeitmanagement. ChatGPT kann nicht nur Aufgaben strukturieren, sondern auch Vorschläge für realistische Zeitrahmen machen. Dies ermöglicht eine klare Priorisierung und sorgt dafür, dass Deadlines besser eingehalten werden können.
Mit ChatGPT lassen sich regelmäßige Statusberichte automatisieren. Sie können ChatGPT beispielsweise bitten, auf Basis von Team-Updates wöchentliche Berichte zu erstellen, die den aktuellen Stand der Projektentwicklung zusammenfassen.
Jeden Freitag geben Teammitglieder ihre Fortschritte in ein System ein. ChatGPT erstellt daraufhin automatisch einen wöchentlichen Statusbericht, der an die Stakeholder verschickt wird.
Ein häufig vernachlässigter Bereich im Projektmanagement ist das Risikomanagement. ChatGPT kann helfen, potenzielle Risiken frühzeitig zu identifizieren und geeignete Maßnahmen vorzuschlagen.
Sie fragen ChatGPT nach möglichen Risiken bei der Entwicklung einer App, und es listet typische Herausforderungen wie Bugs, Sicherheitsprobleme und Nutzerakzeptanz auf.
In einem Praxisbeispiel könnte ChatGPT eingesetzt werden, um die Definition eines IT-Projekts zu erleichtern. Ein Unternehmen plant, ein neues CRM-System zu implementieren. ChatGPT kann helfen, die Anforderungen an das System zu strukturieren, die notwendigen Ressourcen zu ermitteln und einen Zeitplan für die Umsetzung zu erstellen.
Ein weiteres Beispiel ist die Aufgabenverteilung in einem größeren Team. Sie können ChatGPT die einzelnen Kompetenzen Ihres Teams erklären, und die KI schlägt daraufhin vor, welche Aufgaben am besten zu welchem Teammitglied passen.
Am Ende eines Projekts ist ein Review unerlässlich, um die Erfolge zu analysieren und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. ChatGPT kann bei der Auswertung helfen, indem es Feedbacks sammelt, kategorisiert und in einem übersichtlichen Bericht zusammenfasst.
Neben kurzfristigen Projekten kann ChatGPT auch in der langfristigen Strategieplanung unterstützen. Durch die Analyse von Trends und die Auswertung historischer Projektdaten können langfristige Ziele besser formuliert und zukünftige Projekte effizienter gestaltet werden.
Die Nutzung von ChatGPT als Projekt-Assistenz eröffnet neue Möglichkeiten in der Planung und Strukturierung von Projekten. Indem Routineaufgaben automatisiert, klare Strukturen geschaffen und Zeitpläne optimiert werden, können Sie Ihre Projekte effizienter umsetzen. Dennoch bleibt die menschliche Kontrolle und die Expertise von erfahrenen Projektmanagement-Profis unverzichtbar, um die besten Ergebnisse zu erzielen.
Veranstaltungstipp: Unter dem Titel „Freiraum für Kernkompetenzen: KI als Innovationsmotor in Unternehmen und Projekten“ gibt Roger Basler de Roca am 8. November von 09.15 – 10.00 Uhr beim PM Forum Digital tiefe tagesaktuelle Einblicke in die praktische Anwendung von KI-Tools im Geschäfts- und Projektalltag. Mehr über die Veranstaltung und Anmeldemöglichkeit: http://www.pm-forum.de/pm-forum-digital/ueberblick
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Sebastian Wieschowski ist PR-Manager mit dem Schwerpunkt „Redaktion und Kampagnensteuerung“ in der Marketing- und PR-Abteilung der GPM. Als ausgebildeter Journalist und leidenschaftlicher Autor hat er es sich zur Aufgabe gemacht, komplexe Themen verständlich und anschaulich zu vermitteln – beispielsweise den Mehrwert von Projektmanagement für die Gesellschaft und den Alltag.
s.wieschowski@gpm-ipma.de
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