Arbeitszeit in der Projektleitung: Warum Projektarbeit selten Feierabend kennt

Projektarbeit passt selten sauber in einen Acht-Stunden-Tag. Das liegt nicht daran, dass Projektverantwortliche schlecht planen oder zu wenig Grenzen setzen. Es liegt oft an der Art der Arbeit selbst. Projektarbeit ist geprägt von Abstimmung, Verantwortung, Selbstorganisation und wechselnden Anforderungen. Nicht alles davon kommt genau dann, wenn es in den Kalender passt.

Die GPM Studie „Wissensarbeit und der souveräne Umgang mit Arbeitszeit in Projekten“ aus dem Jahr 2016 untersuchte, wie Projektakteure mit Arbeitszeit umgehen. Auch wenn die Daten aus einer früheren Erhebung stammen, bleiben die Ergebnisse für die Diskussion über Arbeitszeit in Projekten relevant.

Die Studie bezieht sich nicht nur auf Projektleitungen im engeren Sinne, sondern auf Menschen, die überwiegend in Projekten arbeiten. Für Projektverantwortliche sind die Ergebnisse trotzdem besonders relevant. Wer Projekte steuert, erlebt sehr direkt, wie schwer sich Arbeit manchmal begrenzen lässt. Ein Projekt endet eben nicht automatisch, nur weil der Arbeitstag offiziell vorbei ist.

Wenn Projektarbeit den Tagesrhythmus verändert

Ein zentrales Ergebnis der Studie ist die deutliche Differenz zwischen vertraglicher und tatsächlicher Arbeitszeit. 2016 lag die wöchentliche Arbeitszeit der Befragten im Durchschnitt bei 37,5 Stunden. Tatsächlich gearbeitet wurden im Mittel 44,1 Stunden. Daraus ergibt sich eine Mehrarbeit von rund 6,5 Stunden pro Woche.

Diese Zahl macht greifbar, was viele aus dem Projektalltag kennen. Projektarbeit sammelt sich nicht nur in offiziellen Terminen. Sie entsteht auch in Nachbereitungen, Abstimmungen, Reisezeiten, kurzen Rückfragen oder in der Vorbereitung wichtiger Entscheidungen. Vieles davon wirkt einzeln betrachtet klein. Zusammen verschiebt es die Arbeitszeit aber spürbar.

Auch der Arbeitsort spielt dabei eine Rolle. Nach der Studie wird im Durchschnitt jede vierte Arbeitsstunde außerhalb der eigenen Organisation geleistet. Dazu zählen etwa Homeoffice, Dienstreisen oder Termine bei anderen Organisationen. Projektarbeit ist damit nicht fest an einen Schreibtisch gebunden. Sie verteilt sich über Orte und häufig auch über Zeiten.

Besonders sichtbar wird das am Abend. Etwa ein Drittel der Befragten beschäftigt sich häufig oder sehr häufig spät abends noch mindestens eine halbe Stunde mit projektrelevanten E Mails oder Telefonaten. Das ist kein Randphänomen, sondern ein Hinweis darauf, wie stark Projektarbeit in Zeiten hineinreicht, die eigentlich nicht mehr zur klassischen Bürozeit gehören.

Wenn der Kopf nicht einfach abschaltet

Arbeitszeit in Projekten besteht nicht nur aus sichtbarer Arbeit. Ein großer Teil passiert im Kopf. Gespräche werden gedanklich vorbereitet, Risiken noch einmal abgewogen, offene Punkte sortiert. Manchmal ist der Laptop geschlossen, aber das Projekt läuft innerlich weiter.

Auch dieser Punkt findet sich in der Studie wieder. 28,4 Prozent der Befragten geben an, häufig oder sehr häufig bis spät in die Nacht über ihr Projekt nachzudenken und dadurch Schwierigkeiten beim Einschlafen zu haben. Weitere 34 Prozent erleben dies zumindest selten.

Diese mentale Seite der Projektarbeit wird leicht unterschätzt. Sie steht in keinem Kalender, taucht in keiner Zeiterfassung sauber auf und lässt sich nicht einfach einem einzelnen Arbeitsschritt zuordnen. Trotzdem gehört sie für viele zur Realität. Gerade in verantwortungsvollen Projektrollen ist es schwer, offene Fragen sofort loszulassen.

Das bedeutet nicht, dass jede gedankliche Beschäftigung problematisch ist. Viele Menschen in Projekten arbeiten mit hoher Identifikation. Sie wollen gute Entscheidungen treffen, Verlässlichkeit schaffen und ihr Team handlungsfähig halten. Kritisch wird es dort, wo diese innere Präsenz dauerhaft wird und Erholung immer schwerer fällt.

Arbeitszeitsouveränität ist Chance und Risiko zugleich

Die Studie beschreibt Arbeitszeitsouveränität nicht einseitig als Problem. Viele Befragte verbinden selbstbestimmte Arbeitszeit mit Freiheit, Effizienz und besseren Gestaltungsmöglichkeiten. Gerade in Projekten kann Flexibilität hilfreich sein. Sie ermöglicht es, auf unterschiedliche Anforderungen zu reagieren und berufliche Aufgaben besser mit privaten Bedürfnissen zu verbinden.

Gleichzeitig zeigt die Studie, dass diese Freiheit eine zweite Seite hat. Wer selbst über Arbeitszeit entscheidet, trägt auch mehr Verantwortung für die eigenen Grenzen. Genau das ist im Projektalltag nicht immer einfach. Wenn Termine eng liegen, Abstimmungen offen sind oder wichtige Entscheidungen vorbereitet werden müssen, verschiebt sich das Ende des Arbeitstags schnell nach hinten.

Die Studie macht deutlich, dass die Verantwortung dafür nicht allein bei den einzelnen Projektakteuren liegen kann. Organisationen geben mit Arbeitsmodellen, Erwartungen und Kommunikationskultur den Rahmen vor. Wenn Erreichbarkeit selbstverständlich wird, entsteht daraus schnell eine unausgesprochene Belastung.

Gerade deshalb ist Arbeitszeitsouveränität kein Freibrief für grenzenlose Flexibilität. Sie funktioniert nur dann gut, wenn Freiheit und Schutz zusammen gedacht werden.

Warum klare Rahmen so wichtig sind

Nach den Ergebnissen der Studie wünschen sich viele Befragte Schutzfunktionen im Umgang mit selbstbestimmter Arbeitszeit. 66 Prozent verbinden Arbeitszeitsouveränität mit der Forderung nach passenden Schutzmechanismen. Gemeint sind etwa Regeln zur Erreichbarkeit, bewusst begrenzte Kommunikationszeiten oder technische Lösungen, die Pausen tatsächlich unterstützen.

Auch Zielvereinbarungen werden wichtiger. Die Studie beschreibt, dass verbindliche Ziele mit wachsender Arbeitszeitsouveränität an Bedeutung gewinnen. Das ist nachvollziehbar. Wenn Arbeit nicht mehr nur über Anwesenheit bewertet wird, braucht es Klarheit darüber, was erreicht werden soll.

Für Projektleitungen liegt darin eine wichtige Erkenntnis. Arbeitszeit ist nicht nur eine persönliche Frage der Selbstorganisation. Sie ist Teil der Projektkultur. Gute Projektarbeit braucht Flexibilität, aber sie braucht auch Grenzen, die akzeptiert und mitgetragen werden.

Ein realistischer Umgang mit Arbeitszeit beginnt deshalb nicht erst bei der einzelnen Person. Er beginnt bei den Rahmenbedingungen. Projekte brauchen klare Erwartungen, bewusste Abstimmungen und eine Kultur, in der Nichterreichbarkeit nicht als fehlendes Engagement gilt.

Projektarbeit selten mit klarem Feierabend

Die GPM Studie zeigt, warum Projektarbeit selten pünktlich endet. Arbeit in Projekten verteilt sich über Orte, Zeiten und gedankliche Räume. Sie ist oft flexibel, manchmal erfüllend, aber auch anspruchsvoll.

Für Projektleitungen bedeutet das: Ein gesunder Umgang mit Arbeitszeit entsteht nicht durch noch mehr Selbstdisziplin allein. Er braucht Strukturen, die Verantwortung ermöglichen, ohne Menschen dauerhaft zu überlasten.

Projektarbeit wird weiter ein hohes Maß an Flexibilität brauchen. Umso wichtiger ist es, Arbeitszeit nicht nur als Stundenkonto zu betrachten. Sie ist ein zentraler Bestandteil guter Projektarbeit und damit auch eine Führungs- und Organisationsaufgabe.