Genau hier setzt das Project Management Office (PMO) an – als zentraler Akteur für mehr Struktur, Transparenz und Wirkung in Lenkungsschüssen.
Die Fachgruppe „PM goes Boardroom“ der GPM Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement e. V. hat diese typischen Herausforderungen von Lenkungsgremien aus der Praxis aufgegriffen und ein pragmatisches, direkt anwendbares Toolkitentwickelt. Das PMO Executive Kit richtet sich gezielt an PMOs, die die Zusammenarbeit mit Lenkungsausschüssen professionalisieren und effektiver gestalten möchten. Vorgestellt wird diese Idee für die Praxis es auf dem 34. IPMA World Congress im Rahmen des Vortrags „PMO Executive Kit – Ihr Boost für den Lenkungskreis“.
Im Kern bietet das Toolkit konkrete Hilfestellungen für zentrale Herausforderungen: die Definition klarer Rollen, die Gestaltung effizienter Sitzungsformate, strukturierte Entscheidungsprozesse sowie wirksames Risikomanagement. Ergänzt wird es durch Standards, Templates und Checklisten für die PMOs, die damit die Lenkungskreise in ihrer täglichen Arbeit unterstützen. Nebenbei können die PMOs damit die eigene Rolle als strategische Partner im Unternehmen stärken.
Das PMO-Exekutive Kit basiert auf einem klar definierten Vorgehen in vier Schritten:
Ein besonderes Highlight: Der sogenannte Pre-Check für Projektanträge dient als Quality Gate. So können PMOs frühzeitig die Startreife von Projekten prüfen und unsichere Projektleitungen gezielt coachen - eine Maßnahme, die die nicht nur die PM-Qualität erhöht, sondern auch die strategische Ausrichtung von Projekten sicherstellt.
Die Tools sind bewusst niedrigschwellig gehalten, praxiserprobt und als kostenfreies verfügbar. Sie ermöglichen es PMOs, Lenkungsausschüsse nicht nur zu unterstützen, sondern diese auch als zentrale Zielgruppe ihrer Arbeit zu verstehen. PMOs werden dadurch zu Brückenbauern, die unterschiedliche Interessen bündeln und fundierte Entscheidungen ermöglichen.
Die Fachgruppe entwickelt neue Weiterbildungsformate, da klassische Schulungen Lenkungsausschuss-Mitglieder oft nicht erreichen. Neben virtuellen Deep-Dive-Angeboten zum PMO Executive Kit sind kompakte PM Leadership Miniformate und mit dem GPM Hauptamt ein größeres Event in Planung, um langfristig die Professionalisierung der Lenkungsausschussarbeit voranzutreiben.
Mit dem PMO Executive Toolkit steht PMOs ein wirkungsvolles Instrument zur Verfügung, um Lenkungsausschüsse effizienter, klarer und strategischer zu gestalten – und damit einen echten Unterschied für Projekte und Unternehmenserfolg zu machen.
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