Wenn alles gleichzeitig passiert: Achtsamkeit im Projektmanagement

Projekte sind aus dem heutigen Arbeitsalltag kaum noch wegzudenken. In vielen Berufen geht es nicht mehr ausschließlich darum, jeden Tag die gleichen Aufgaben zu erledigen. Stattdessen wird mit Projekten regelmäßig etwas Neues auf die Beine gestellt, ein interner oder externer Auftrag erfüllt – zum Beispiel mit einem Event, einer neuen Webseite oder einer internen Software.

Projektleitende befinden sich dabei in einer herausfordernden Situation: Oft kommt ein Projekt zusätzlich zum Arbeitsalltag dazu und muss innerhalb eines definierten Zeitraums mit begrenzten finanziellen und personellen Ressourcen umgesetzt werden. Projektleitende müssen planen, Aufgaben verteilen, den Überblick behalten und das Budget einhalten. Gleichzeitig sind sie Ansprechpersonen für ihr Projektteam, lösen Konflikte und stellen den Kommunikationsfluss mit wichtigen Stakeholdern sicher.

Diese vielseitigen Anforderungen können zu Stress und Erschöpfung führen – insbesondere dann, wenn mehrere Dinge gleichzeitig passieren: Ein wichtiger Termin rückt näher, das Budget wird knapp, ein Teammitglied fällt aus, ein Arbeitspaket verzögert sich oder ein Kunde möchte kurzfristig Änderungen am Projekt. Problematisch wird die Belastung vor allem dann, wenn Stress ein Dauerzustand ist und Erholung zu kurz kommt.

Achtsamkeit im Projektmanagement

Projektmanagement bedeutet deshalb nicht nur, Termine, Budgets und Arbeitspakete im Griff zu haben. Es bedeutet auch, die eigene Belastung und die des Projektteams ernst zu nehmen. Doch wie können Projektleitende auch unter Druck einen kühlen Kopf bewahren?

Eine mögliche Antwort ist Achtsamkeit. Die Verbindung von Achtsamkeit mit Projektmanagement mag zunächst überraschen. Häufig wird Achtsamkeit eher mit Meditation und persönlicher Entwicklung als mit Projektplänen, Deadlines und Budgets verbunden. Dabei hat Achtsamkeit längst auch Einzug in die Arbeitswelt gehalten und wird heute in unterschiedlichsten Unternehmen und Organisationen eingesetzt. In diesem Zusammenhang wurde vielfach wissenschaftlich aufgezeigt, dass Achtsamkeit dabei unterstützen kann, mit Stress umzugehen, Emotionen zu regulieren und auch in schwierigen Situationen fokussiert und handlungsfähig zu bleiben. Zudem kann sie einen bewussteren und empathischeren Umgang mit anderen fördern.

Doch was bedeutet Achtsamkeit genau? Jon Kabat-Zinn, Begründer des Programms Mindfulness-Based Stress Reduction (MBSR), beschreibt sie als eine bewusste Form der Wahrnehmung, bei der wir unsere Aufmerksamkeit auf den gegenwärtigen Moment richten, ohne zu urteilen. Das bedeutet nicht, dass wir alles gutheißen oder mögen müssen, was gerade geschieht. Vielmehr nehmen wir zunächst wahr, was da ist: körperliche Empfindungen, Gedanken und Emotionen. Dadurch kann zwischen einem Reiz und unserer Reaktion ein kleiner Raum entstehen. Wir müssen nicht jedem Gedanken oder Impuls unmittelbar folgen, sondern können bewusster entscheiden, wie wir handeln möchten.

Diese Fähigkeit kann gerade im Projektalltag hilfreich sein. Denn unter Stress läuft vieles automatisch ab: Wir reagieren, bevor wir überhaupt bemerkt haben, was in uns geschieht. Achtsamkeit kann helfen, diesen Autopiloten für einen Moment zu unterbrechen.

Den «Autopiloten» ersetzen

Ein Beispiel: Eine Auftraggeberin fordert kurz vor der Deadline per E-Mail noch wesentliche Änderungen am Projekt. Eine erste Reaktion ist vielleicht Genervtheit: «Das darf doch jetzt nicht wahr sein!» Die spontane Antwort wäre eine verärgerte E-Mail.

Stattdessen können wir zunächst wahrnehmen: «Ich bin gerade wirklich wütend.» Vielleicht spüren wir Anspannung im Körper oder den Impuls, sofort zu reagieren. Auch die damit verbundenen Gedanken müssen wir nicht unterdrücken oder verändern. Wir können sie zunächst wahrnehmen, ohne unmittelbar nach ihnen zu handeln.

Mit der Zeit lernen wir, auch einer starken ersten Reaktion etwas Raum zu geben. Körperempfindungen verändern sich, Gedanken kommen und gehen, Emotionen entwickeln sich weiter. Die Wut muss dadurch nicht verschwinden. Aber häufig werden wir nach der ersten emotionalen Welle wieder klarer und können bewusster entscheiden, wie wir reagieren möchten.

Vielleicht müssen wir der Auftraggeberin weiterhin deutlich sagen, dass ihre Forderung so nicht umsetzbar ist. Achtsamkeit bedeutet nicht, weniger klar zu sein oder alles hinzunehmen. Der Unterschied liegt darin, dass unsere Antwort nicht ausschließlich aus der ersten impulsiven Reaktion heraus entsteht.

Achtsame «Mikropraxis» im Projektmanagement

Achtsamkeit lässt sich trainieren. Ein Kurs oder auch eine gute Meditations-App kann dabei eine Art Labor sein: Wir üben zunächst unter einfacheren Bedingungen, unsere Aufmerksamkeit bewusst zu lenken und wahrzunehmen, wie wir mit Gedanken, Emotionen und Körperempfindungen umgehen. Das erleichtert es, das Gelernte später auch dann anzuwenden, wenn Situationen herausfordernder werden.

Gleichzeitig können kurze Momente der Achtsamkeit im Alltag sehr wirkungsvoll sein. Nach dem Prinzip ‹short moments, many times› lassen sich kleine Momente der Achtsamkeit immer wieder über den Tag verteilen und so nach und nach in den Alltag integrieren. Gerade im Projektmanagement kann eine solche «Mikropraxis» hilfreich sein.

Die STOP Methode

Eine sehr bekannte kurze Achtsamkeitspraxis ist die «STOP-Methode»:

• S – Stop: Kurz innehalten und unterbrechen, was man gerade tut.
• T – Take a breath: Einen bewussten Atemzug nehmen.
• O – Observe: Wahrnehmen, was in diesem Moment da ist – körperlich, emotional und in den Gedanken.
• P – Proceed: Danach bewusst mit dem weitermachen, was als Nächstes ansteht.

Gerade in einem hektischen Projektalltag kann STOP immer wieder für einen sehr kurzen Moment eingesetzt werden, beispielsweise vor dem Beantworten einer schwierigen E-Mail oder während einer angespannten Situation.

Two Feet, One Breath

Eine weitere sehr kurze Praxis ist ‹Two Feet, One Breath›. Dafür hält man zunächst kurz inne und richtet die Aufmerksamkeit auf die Empfindungen im linken Fuß. Vielleicht lässt sich die Festigkeit des Bodens wahrnehmen, Wärme oder Kälte, Druck, einzelne Zehen – oder etwas ganz anderes. Es geht nicht darum, etwas Bestimmtes zu spüren, sondern wahrzunehmen, was in diesem Moment tatsächlich da ist.

Danach wandert die Aufmerksamkeit zum rechten Fuß und zu den dort vorhandenen Empfindungen. Anschließend nimmt man einen etwas tieferen Atemzug als gewöhnlich und spürt möglichst genau die Empfindungen, die mit dem Ein- und Ausatmen verbunden sind.

Die ganze Übung dauert nur einen kurzen Moment und kann viele Male über den Tag verteilt wiederholt werden – beispielsweise vor einem Meeting, nach einer schwierigen E-Mail oder beim Wechsel von einer Aufgabe zur nächsten.

Achtsame Kommunikation

Auch in Meetings und bilateralen Gesprächen kann Achtsamkeit hilfreich sein. Während des Zuhörens können wir wahrnehmen, was in uns selbst geschieht: Vielleicht entsteht der Impuls, die andere Person zu unterbrechen, ihr zu widersprechen, Recht zu behalten oder bereits die eigene Antwort vorzubereiten.

Statt diesen Impulsen unmittelbar zu folgen, können wir sie zunächst wahrnehmen: Was passiert gerade in meinem Körper? Welche Gedanken tauchen auf? Welche Emotionen sind da? Anschließend bringen wir unsere Aufmerksamkeit wieder zu dem zurück, was die andere Person sagt. Erst danach sprechen wir selbst. Diese Form des Zuhörens kann helfen, Missverständnisse zu vermeiden und gerade bei Konflikten im Projektteam hilfreich sein.

Wer sich vertieft mit achtsamer Kommunikation beschäftigen möchte, findet beispielsweise in Oren Jay Sofers Buch «Say What You Mean» zahlreiche Ansätze zur Verbindung von Achtsamkeit und Kommunikation

Achtsame Pausen

Wenn im Projektalltag ein Termin auf den nächsten folgt, können kleine Pausen helfen, wieder aufmerksam und konzentriert zu werden: Eine einfache Möglichkeit ist die 3-3-3-Methode: Drei Dinge bewusst anschauen, drei Geräusche wahrnehmen, drei Körperempfindungen bemerken. Das dauert nur einen kurzen Moment und kann beispielsweise zwischen zwei Meetings oder nach einer anstrengenden Aufgabe eingesetzt werden.

Achtsamkeit löst nicht alle Probleme

Abschliessend soll hier jedoch noch festgehalten werden: Nicht jeder Stress im Projektalltag lässt sich durch eine innere Haltung lösen und es geht nicht darum, Probleme «wegzumeditieren». Wenn ein Projekt zu wenig Mitarbeitende hat, Überstunden der Standard sind oder die Deadline unrealistisch ist, hilft auch die beste Atemübung nur begrenzt. Deshalb braucht es neben individuellen Strategien auch gute Rahmenbedingungen: Zum Beispiel ausreichend Zeit und Personal, realistische Budgets und Unterstützung der Vorgesetzten.

Achtsamkeit ist ein hilfreiches Werkzeug, Projektleitende und Teams dabei zu unterstützen, mit schwierigen Situationen bewusster umzugehen und die Beziehung zum stressigen Alltag zu verändern. Sie ersetzt aber nicht die Verantwortung einer Organisation, gute und realistische Bedingungen für ein Projekt zu schaffen.