SCRUM in ehrenamtlichen Projekten – Ein Praxisbeispiel

Wie SCRUM zur Methode der Wahl wurde Nachdem feststand, dass der Workshop 2018 in München stattfinden wird, erstellte das Team eine gemeinsame Projektvision. Als diese greifbar wurde, herrschte zunächst Unsicherheit über die Wahl einer geeigneten Methode. Die lokale Gruppe in München war zu diesem Zeitpunkt bereits gleichberechtigt, selbstorganisiert und demokratisch aufgestellt, weshalb die Schaffung einer hierarchischen Projektorganisation nicht mehr in Frage kam. Nach längeren Diskussionen kam es zur Übereinkunft, den Young Crew Workshop 2018 mit SCRUM zu organisieren. Eine flexiblere Wissensverteilung im Team, schnellere Feedbackschleifen und das Bedürfnis etwas Neues zu lernen, waren dabei die Motivation. Dem Team war bewusst, dass die empfohlenen Regeln des SCRUM Guides nicht auf dieses ehrenamtliche Organisationsprojekt angewendet werden konnten. Vielmehr musste die Methode auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. So wurde entschieden, in den ersten Sprints verstärkt die Vorgehensweise und das gemeinsame Miteinander auszuarbeiten. In dieser Zeit entstanden unter anderem die Definition of Done, Definition of Ready, Spielregeln, die das Miteinander regeln sollten, und eine Möglichkeit für die Ermittlung der Verfügbarkeiten, die angemessen für eine ehrenamtliche Tätigkeit sind. Seit Ende letzten Jahres ist der adaptierte SCRUM-Ansatz im Organisationsteam des Young Crew Workshops im Einsatz und hat sich seither sehr bewährt. Der adaptierte SCRUM-Ansatz Die Länge der Sprints des adaptierten SCRUM-Ansatzes beträgt zwei Wochen. Die Sprints beginnen dabei jeden zweiten Mittwoch mit der Schätzung der Storys mit Story Points und der Planung (Planning1 & 2) des Sprint-Backlogs des neuen Sprints unter Berücksichtigung der Verfügbarkeit der Teammitglieder. Ist die Planung des Sprints abgeschlossen, startet der Sprint und die Bearbeitung der Storys kann beginnen. Um während der gesamten Laufzeit des Sprints eine Kommunikation aufrecht erhalten zu können und auch den Status der anderen Teammitglieder zu erfahren, wird ein regelmäßiges Daily durchgeführt. Da dieses in dem ehrenamtlichen Team jedoch nicht mit Präsenz oder telefonisch möglich ist, einigte sich das Team, den Status alle zwei Tage auf Slack zu posten. Das dabei einzuhaltende Raster ermöglicht eine schnelle Erfassung des Arbeitsstatus anderer Teammitglieder. Ebenso werden somit Hindernisse sowie notwendiges Feedback schnell sichtbar. Ist während eines Sprints eine intensivere Zusammenarbeit nötig, werden mehrstündige Arbeitstreffen organisiert. In diesen werden meistens größere oder sehr wichtige Storys gemeinsam bearbeitet. Nach zwei Wochen Laufzeit wird der Sprint mit einem Review und einer Retrospektive abgeschlossen. Kommunikation im Team Um die Kommunikation im Team zu gewährleisten, werden Slack und Trello genutzt. Slack wird als zentrale Kommunikationsplattform verwendet. In unterschiedlichen Channels (z.B. Location, Trainer und Sponsoring) findet man den aktuellen Stand zu den einzelnen Themen. Für die Posts aus Dailys wird ein separater Channel genutzt. Über Trello ist in einem virtuellen Board der Status einzelner Storys einsehbar. An dem aktuellen Status (z.B. Sprint-Backlog, in Progress oder Done) erkennt man den Bearbeitungszustand jeder einzelnen Story. Auch ist ersichtlich, welches Teammitglied die Bearbeitung vornimmt. Rollen Die Young Crew München arbeitet mit dem aus dem SCRUM Guide bekannten drei Rollen: Product Owner, SCRUM Master und Team. Aufgrund der Rahmenbedingungen, die ein ehrenamtliches Projekt mit sich bringt, führte das Team Besonderheiten ein. Die Rolle des Product Owners wird von zwei Personen ausgefüllt, die als „Sparring-Partner“ agieren und sich beispielsweise gemeinschaftlich um die Erstellung und Priorisierung der Storys kümmern. Entgegen der Empfehlung aus dem SCRUM-Guide arbeiten sowohl der SCRUM Master als auch die beiden Product Owner gemeinsam mit dem restlichen Team an den Storys. Oberste Priorität hat jedoch die Erfüllung ihrer primären Aufgaben als SCRUM Masters beziehungsweise Product Owner. Fazit Experimentieren lohnt sich! Das Organisationsteam des Young Crew Workshops 2018 ist mit dem adaptierten SCRUM-Ansatz sehr zufrieden. Es handelt sich hierbei nicht um ein starres System. Kleinere Anpassungen an die sich ändernden Bedingungen im Team oder zum Ausprobieren von neuen Methoden werden regelmäßig vorgenommen. Das Team ist davon überzeugt, dass auch andere ehrenamtliche Projekte mit diesem angepassten SCRUM-Vorgehen erfolgreich durchgeführt werden können. Bei Rückfragen können Sie sich gerne jederzeit an die Young Crew München wenden (muenchen@youngcrew.de).