Montagmorgen, 9 Uhr: Das Projektteam sitzt im Weekly. Die Statusberichte sind noch nicht aktualisiert, die Agenda fehlt, und die Risikoliste ist veraltet. Was wäre, wenn ein KI-Assistent all das im Hintergrund vorbereitet hätte und das Team sich direkt auf die Inhalte konzentrieren könnte? - gar nicht so abwegig mit KI-Assistenten.
Digitale Technologien verändern den Projektalltag rasant. Neben Projektmanagement-Software und Kollaborationstools rücken nun auch KI-Assistenten in den Fokus. Im Gegensatz zu sog. KI-Agenten, die vollkommen autonom agieren und noch sehr unausgereift sind, können KI-Assistenten, wenn man sie richtig einsetzt, Routineaufgaben automatisieren, Prozesse beschleunigen und so Raum für strategisches Denken schaffen – ohne die menschliche Expertise zu ersetzen.
Ein Einmal-Prompt ist wie eine gute Briefing-Mail an die KI: Eine klar formulierte, einmalige Anweisung, mit der man eine KI steuert. Ein Gebrauchs-Prompt geht einen Schritt weiter: Hier wird eine Art Standardvorlage geschaffen, die immer wieder genutzt werden kann. Während ein Einmal-Prompt spontan formuliert wird, ist ein Gebrauchs-Prompt bewusst so gestaltet, dass er wiederkehrende Aufgaben strukturiert abfragt und Ergebnisse in gleichbleibender Qualität liefert. In Organisationen macht es Sinn, nützliche Gebrauchs-Prompts für die Mitarbeitenden zugänglich zu machen (z.B. in einer Prompt Bibliothek).
Der Nutzen solcher vorbereiteten Prompts liegt vor allem in der Zeitersparnis und der gleichbleibenden Qualität. Die KI übernimmt die Strukturarbeit und stellt gezielte Fragen, wodurch Fehler und Auslassungen seltener werden. Projektleitungen und Teams können sich so stärker auf inhaltliche und strategische Themen konzentrieren, während Routineaufgaben im Hintergrund standardisiert ablaufen.
Der Projektleiter eines SAP Einführungsprojektes erstellt regelmäßig einen Status Report. Statt die benötigten Statusberichte der Teilprojekte mühsam händisch via Mail bei den Teilprojektleitenden einzusammeln, unterstützt ein KI-Assistent mit automatisierten Workflows. Dieser triggert zu festgelegten Intervallen die Teilprojektleitenden an und verschickt automatisiert eine Mail mit Fragen. Die KI ist in der Lage Standardabfragen zu stellen, aber auch Fragen basierend auf dem letzten Reporting zu generieren, z.B. wenn es hier zu einzelnen Themen Verzögerungen oder offene Punkte gab.
KI-Assistenten sind mehr als technische Spielereien – sie übernehmen wiederkehrende Aufgaben im Projektmanagement und schaffen so Freiraum für strategische Aufgaben, Kommunikation und Führung.
KI-Assistenten lassen sich in verschiedenen Phasen und Aufgabenbereichen des Projektalltags einsetzten.
Im Falle des SAP-Einführungsprojektes werden Antworten der Teilprojektleitenden zum Status Report automatisiert ausgewertet. Wenn wichtige Details aus Sicht der KI fehlen, wird aktiv nachgefragt. Teilprojektleitende im Verzug werden ebenfalls regelmäßig mit Remindern nachverfolgt. Außerdem nutzt die KI historisches Wissen. Wenn im letzten Reporting z.B. Arbeitspaket 3 verzögert war, fragt die KI den Teilprojektleitenden, ob dieses weiterhin verzögert oder wieder on track ist. Die gesammelten Ergebnisse trägt der KI-Assistent zusammen und füllt die Reporting Vorlage aus, die der Projektleitende nur noch versenden muss.
Auch hier wird der Mehrwert der Zeitersparnis deutlich. Der KI-Assistent übernimmt die gesamte Kommunikation. Durch die verarbeiteten historischen Daten kann er gezielt Rückfragen stellen und vergangene Ereignisse einbeziehen.
KI-Assistenten bieten vor allem dort Mehrwert, wo Routineaufgaben effizienter und konsistenter erledigt werden können. Sie sorgen für eine schnelle Dokumentation, reduzieren manuelle Arbeitsschritte und stellen sicher, dass Standardprozesse eingehalten werden. Besonders für Projektteams mit hoher Taktung oder wechselnden Teammitgliedern kann dies eine spürbare Entlastung sein. Voraussetzung dafür, dass der Assistent eine echte Unterstützung wird, ist, dass dieser klare Anweisungen bekommt.
Trotz aller Vorteile ist die KI kein Ersatz für Erfahrung und Urteilsvermögen. Sie kennt weder Projektpolitik noch Teamdynamiken, kann Risiken nur auf Basis von Eingaben bewerten und benötigt immer eine finale Prüfung. Kritisches Denken, Prioritätensetzung und Konfliktlösung bleiben weiterhin in menschlicher Hand.
KI-Assistenten sind ein Werkzeug für Effizienz und Standardisierung. Insbesondere im Projektmanagement kann KI eine enorme Unterstützung sein. Wer sie bewusst einsetzt, gewinnt wertvolle Zeit für strategische und kommunikative Aufgaben – die Entscheidungskompetenz liegt aber weiterhin beim Menschen.
Keine Kommentare
Daniel Witt ist Consultant für Projektmanagement und begleitet Kund:innen aus der Luft- und Raumfahrt, dem Energiesektor, Maschinen- und Anlagenbau, dem öffentlichen Sektor sowie der Pharmaindustrie stets mit dem Ziel gemeinsam Projekte zum Erfolg zu bringen. Seit einiger Zeit widmet er sich dem Thema KI und evaluiert gemeinsam mit einem dedizierten Expertenfeld für künstliche Intelligenz bei Assure Consulting, wo KI im Projektmanagement Anwendung finden kann. Mit einem Masterabschluss im Wirtschaftsingenieurwesen verbindet er wirtschaftliches Verständnis mit technischem Know-how und fundierter Projektmanagement Expertise.
info@assure.de
Blog
Kommentare