Halb geplant – ganz gewonnen? Planungsfehler in Projekten und deren Auswirkung

Wären in den Plänen die Versorgungsflächen zum Verschalen eingezeichnet gewesen, wäre dies kostenseitig unerheblich gewesen. So sind mindestens 36 Arbeitsstunden zum Schaffen des Platzes für die Versorgungsleitungen aufgelaufen.
Sinn der Planung Wir unterscheiden im Projektmanagement zwischen technischer und organisatorischer Planung. Das obige Beispiel zeigt Mängel in der technischen Planung. Aus der Sicht des Projektmanagements kommt daneben der organisatorischen Planung eine große Bedeutung zu. Planen heißt, die Handlungsschritte in der Zukunft so zu gestalten, dass das angestrebte Projektergebnis in einen erwünschten Zeit- und Kostenrahmen erreicht wird. Das Projektergebnis reicht vom Produkt über eine Anlage bis hin zu einem neuen Zustand in einer Firma (Umorganisation, Changemanagement). Planung ist eine Simulation, um festzustellen, ob das Vorhaben organisatorisch machbar ist. Zu Zeiten des „Alten Fritz“, Friedrich II. von Preußen, der auch Friedrich der Große genannt wurde, ist in einem Sandkasten die Umwelt abgebildet und mit Zinnsoldaten die angedachte Schlacht durchgespielt worden. So entstand das geflügelte Wort von den „Sandkastenspielen“. Die Planung ist ein Modell der zukünftigen Realität. Das Modell kann nicht die gesamte zukünftige Realität abbilden. Das Modell wird sich auf die wesentlichen Aspekte konzentrieren und ist deshalb unvollständig und mit Unsicherheit behaftet. Daraus erwachsen unvorhergesehene Ereignisse. Diese sind aber keine Planungsfehler, sondern Unschärfen aus der Modellbildung heraus.
Darstellung von Planungsfehlern Ein Fehler in der Planung kann sein, dass die Reihenfolge der Arbeitspakete im Montageabschritt so ist, dass z. B. der Aufbau der Anlage nicht stemmbar ist. Neben den organisatorischen und technischen Pannen sind auch ungeprüfte Voraussetzungen Planungsfehler. Ein Beispiel: Eine Anlage soll in einer Halle aufgestellt werden, in der aber tragende Pfeiler stehen, die ein Aufstellen der Anlage verhindern. Zu organisatorischen Planungsfehlern sind zu zählen:

• Mangelnde Ergebnisorientierung
• Mangelnde Ressourcenberücksichtigung
• Zu optimistische Aufwandsdarstellung
• Wenig sachlogische Verknüpfungen
• Unvollständige Arbeitspaketbildung
• Mangelnde Berücksichtigung von Prüfzeiten, Lieferzeiten und Iterationsschleifen
• Unrealistische Personalauslastung

Folgen von Planungsfehlern Die Folgen von Planungsfehlern sind für ein Projekt bekannt. Die Termine schieben sich, die Kosten explodieren, die Technik funktioniert nicht, d. h. der Auftrag kann nicht erfüllt werden. Einhergehend wird die Motivation der Beteiligten sinken und damit die Produktivität darunter leiden. Eine Problemlawine innerhalb eines Projekts strahlt auch auf die anderen Projekte aus. So kann sich eine Abwärtsspirale in Gang setzen, die fast nicht mehr zu stoppen ist. Noch gravierender sind die Auswirkungen auf eine Firma. Das Produkt kommt z. B. zu spät, vielleicht auch mit Qualitätsmängeln, auf den Markt. Die unerwartet schlechten Umsätze und Gewinne gefährden die Finanzierung und können zu einer Schieflage der gesamten Firma beitragen.
Planungsfehler reduzieren oder ausschließen Mit einigen gekonnten Maßnahmen können Planungsfehler reduziert oder ausgeschlossen werden. Was bietet das Projektmanagement an?