Das Meeting ist vorbei, die Kacheln sind schwarz, und du sitzt da mit deinen Notizen. Irgendwo dazwischen wurde eine Entscheidung getroffen. Wer welche Aufgabe übernommen hat, weißt du ungefähr. Die halbe Stunde, die du jetzt fürs Protokoll brauchst, stand in keinem Projektplan.
Genau da setzt der Facilitator Agent an. Er ist einer der Agents, die Microsoft nach und nach in Microsoft 365 einbaut.
Im Gegensatz zum Copilot Chat ohne Agenten, den du etwas fragst und von dem du direkt eine Antwort bekommst, arbeiten Agents auf ihre jeweilige Aufgabe zugeschnitten, ohne dass du ihnen das immer wieder erklären musst.
Da gibt es zum Beispiel den Researcher, der sich durch verschiedenste Quellen im Internet gräbt, den Analysten, der mit deinen Zahlen rechnet oder den Planner, der sich um Aufgaben kümmert und direkt über den Copilot Chat steuerbar ist. Und natürlich den Facilitator der mit im Meeting sitzt und dort mitarbeitet.
Du schaltest ihn zu, dann läuft er im Hintergrund mit. Auf einer Notizfläche, die alle im Meeting sehen, wächst das Protokoll mit, während ihr redet.
Er hält fest, was entschieden wurde und was offengeblieben ist. Habt ihr eine Agenda im Termin hinterlegt, hakt er die Punkte ab und meldet sich sogar, wenn ein Thema seine Zeit überzieht. Fällt der Name von jemandem, der gerade nicht dabei ist, markiert er ihn.
Wer im Gespräch den Faden verloren hat, kann im Copilot-Chat nachfragen. Das unterscheidet ihn von einer reinen Aufzeichnung.
Am besten du planst ihn gleich mit ein. Beim Anlegen des Termins öffnest du die Besprechungsoptionen, gehst dort in den Bereich für Copilot und die KI-Funktionen und schaltest den Facilitator ein. Damit ist er ab der ersten Minute dabei.
Hast du das vergessen, holst du ihn, als Organisator des Termins, im laufenden Meeting dazu. Er steigt dann an dem Moment ein, an dem du ihn aktivierst.
Das Ergebnis findest du im Termin selbst und im Reiter Zusammenfassung.
Dort liegen die Notizen als Loop-Seite. Alle Beteiligten öffnen also dieselbe Seite, schreiben direkt hinein und sehen die Änderungen der anderen sofort, ohne dass jemand eine Protokolldatei per Mail herumschickt. Sie können dadurch kollaborativ schnell an den Ergebnissen des Termins arbeiten.
Brauchst du eine PDF zum Verteilen, kannst du es im Loop erzeugen und es in deinem OneDrive ablegen oder drucken.
Aufgaben aus dem Gespräch wandern sogar direkt in Planner der jeweiligen verantwortlichen Person die du dort einträgst.
Der Unterschied im Alltag ist einfach. Das Protokoll steht, bevor du das Meeting verlässt. Du liest drüber, ordnest Aufgaben zu, korrigierst, was er falsch verstanden hat, und schickst es raus.
Wer Teams oder Microsoft 365 mit Copilot nutzt, hat den Facilitator Agent bereits in seiner Lizenz dabei. Darüber hinaus entstehen keine weiteren Kosten. Der Facilitator ist Teil des Copilots, während andere Angebote von Microsoft, wie zum Beispiel Copilot-Cowork, nutzungsbasiert abgerechnet werden.
Deine Kollegen brauchen übrigens zum Lesen und Bearbeiten der Zusammenfassung keine eigene Lizenz. Auch die Notizen und Chat-Antworten sieht jeder und kann von allen genutzt werden.
Und das Tolle ist: da der Facilitator-Agent seine Zusammenfassung in Loop erstellt, kannst du diese im Anschluss sogar auch externen Teilnehmenden freigeben. Der Weg dahin ist folgender:
Sollte diese Funktion bei dir nicht sichtbar sein, ist es von deiner IT noch nicht freigegeben worden.
Auf dem Handy öffnest du deine Teams-App, tippst du auf das Kamerasymbol und wählst „Notizen mit Facilitator erstellen". Teams legt dafür automatisch eine Besprechung an, in die der Facilitator mitschreibt. Alles andere bleibt wie bei Online-Meetings.
Für Projekte ist das ein unterschätzter Weg. Das kurze Gespräch auf dem Flur oder im Auto ist dokumentiert, ohne dass jemand hinterher aus dem Gedächtnis tippt.
Aber ACHTUNG: bei Aufzeichnungen braucht es immer die aktive Zustimmung aller Beteiligten. Die musst du vorher einholen.
Der wichtigste Punkt hat mit Technik wenig zu tun. Seit Juli 2026 lässt sich die Meeting-KI mitten im Termin abschalten, nachdem sich Nutzer darüber beschwert hatten, dass da etwas mithört und mitredet, womit sie nicht gerechnet haben.
Dagegen hilft eine Einstellung, die viele nicht kennen. In den Admin-Einstellungen lässt sich festlegen, dass Teilnehmende der Aufzeichnung aktiv zustimmen müssen. Bis zur Zustimmung bleiben Kamera und Mikrofon aus. Wer nicht zustimmt, ist trotzdem dabei und hört zu. So entscheidet jeder für sich, und die Diskussion darüber ist geführt, bevor der Agent das erste Mal in eurer Runde sitzt. Ein Protokollant, den keiner bestellt hat, sorgt für schlechte Stimmung, egal wie gut er schreibt. Sprecht dazu am besten eure IT oder euren Dienstleister an, der Zugriff auf euren Adminbereich hat.
Braucht jeder Teilnehmende eine eigene Copilot-Lizenz?
Nein. Wer den Facilitator startet, braucht eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz. Alle anderen im Meeting lesen Notizen und Chat-Antworten mit, ohne eigene Lizenz.
Kann ich den Facilitator mitten im Meeting dazuschalten?
Ja, über „Weitere Aktionen" im laufenden Termin. Vorab geht es über die Besprechungsoptionen beim Anlegen des Termins.
Was unterscheidet ihn von der Copilot-Zusammenfassung nach dem Meeting?
Der Facilitator arbeitet währenddessen. Die Notizen entstehen live und sind für alle sichtbar, und Fragen im Chat beantwortet er noch im Gespräch.
Können Teilnehmende widersprechen?
Ja. Über die Admin-Einstellungen lässt sich eine aktive Zustimmung verlangen. Ohne Zustimmung bleiben Kamera und Mikrofon aus, zuhören kann man trotzdem.
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Tanja Förster ist TÜV-zertifizierte Managerin für angewandte KI-Transformation und KI-Trainerin. Ihre Ausbildung absolvierte sie sowohl am AI Training Institut als auch am Koerting Institute mit Prüfung in Theorie und Praxis. Vor ihrer Selbstständigkeit arbeitete sie über 20 Jahre im digitalen Produktmanagement, zuletzt mit Schwerpunkt auf digitaler Sichtbarkeit. Seit 2025 begleitet sie unter der Marke wirksam digital kleine und mittlere Unternehmen, Fach- und Führungskräfte sowie ganze Teams bei der Einführung von KI in den Arbeitsalltag, unter anderem mit Microsoft 365 Copilot und Langdock. Sie versteht sich als Übersetzerin zwischen Technologie und Arbeitsalltag.
tanja@wirksamdigital.com
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