Ende gut – alles gut, oder? Wie ein erfolgreicher Projektabschluss gelingt

Nach wie vor liegt der Projektabschluss im Argen, wie eine regelmäßige Umfrage bei meinen Kunden aufs Neue ergab. Von zehn Kunden schließen nur drei Kunden ihr Projekt ordentlich ab.

Die Gründe sind vielfältig. Der einfachste Grund ist, dass ein Endtermin in der Planung nicht vorgesehen ist. Dies gilt vor allem bei internen Projekten. Die Überlastung der Projektleiter führt auch dazu, dass neue Projekte gestartet werden, statt „alte Projekte“ abzuschließen. Viele Führungskräfte fragen am Ende nicht nach einem Abschlussbericht, geschweige denn, welche Erfahrungen vorliegen. Sollten sich nach einem dynamischen Projektverlauf die Beteiligten beruhigt haben, will die Projektleitung mit einem bewussten Projektabschluss keine „schlafenden Hunde“ mehr wecken. Oft gibt es in den Firmen auch keinen Standard oder eine Checkliste, was beim Projektabschluss zu tun ist.

Der Projektabschluss spielt sich auf mehreren Ebenen ab:

• Die rechtliche Seite
• Die finanzielle Seite
• Die fachliche Seite
• Die organisatorische Seite und
• Die menschliche Seite.

Sicherlich beeinflussen sich die verschiedenen Seiten, dennoch soll im Folgenden jede Seite für sich dargestellt werden.

1. Die rechtliche Seite
Mit der Abnahme bestätigt der Auftraggeber, dass er die bestellten Funktionen bekommen hat und damit der Vertrag erfüllt ist. Mit der Abnahme geht die Gefahr vom Lieferanten z. B. auf den Auftraggeber über. Kleine Mängel sind dann zum Tag X zu beseitigen. Der Auftragnehmer kann damit seine Schlussrechnung stellen.

2. Die finanzielle Seite
Damit sind wir schon in der kaufmännischen Abteilung. Nach der Rechnungsstellung sind die Projektkonten zu schließen und durch eine Nachkalkulation zu sehen, was das Projekt im Einzelnen gekostet und welchen Gewinn/Verlust das Projekt erwirtschaftet hat. Die wichtigsten kaufmännischen Erkenntnisse sollten in Kennzahlen festgehalten werden.

Hier einige Beispiele:

• Aufwand zum Sachergebnis, z. B. 100 Std. zu 50 Seiten Pflichtenheft
• Aufwand zu Anzahl Personal
• Aufwand der Entwicklung zum Gesamtprojekt
• Aufwand der Montage zum Gesamtprojekt
• Anteil Vertrieb zu Entwicklung
• Anteil Vertrieb zum Gesamtprojekt
• Personalkosten zu Sachkosten
• Verhältnis Durchlaufzeit Projekt zu Gesamtkosten
• Verhältnis zu Fix- und Variablen Kosten
• Kosten pro Abschnitt/Meilenstein, aufgeteilt in Sach- und Personalkosten
• Deckungsbeitrag Kalkulation zur Nachkalkulation

(Quelle: Max L. J. Wolf)

Die finanziellen/kaufmännischen Erfahrungen, in Kennzahlen gegossen, können wieder für die Kalkulation von neuen Projekten verwendet werden. Dies gibt die nötige Sicherheit, bei neuen Angeboten nicht ganz daneben zu liegen.

3. Die fachliche Seite
Bei der Abnahme werden alle Projektergebnisse an die Auftraggeber übergeben, soweit diese Teil des Vertrags sind. Die Projektergebnisse werden durch ein Übergabeprotokoll festgehalten. Projektergebnisse sind die Anlage, die Software, die Dokumentation und Prüf- und Testergebnisse. Die Abnahme erfolgt auf der Basis des Lasten- und Pflichtenhefts, soweit diese Dokumente Teil des Vertrags sind. Alle aufgelaufenen Änderungen sind zu protokollieren und in den entsprechenden fachlichen Dokumenten vollständig einzuarbeiten. Zur fachlichen und formalen Richtigkeit kann die Qualitätssicherung beitragen. Auch externe Institutionen werden hier einbezogen.

4. Die organisatorische Seite
Die letzte Statusbesprechung des Kernteams sollte dann der Auswertung der Erfahrungen dienen. Diese Seite wird anhand eines Beispiels erläutert. Die folgende Einladung zeigt den Inhalt der Erfahrungssicherung auf: