Prozesse bestimmen die Muster, nach denen Produkte wiederholbar entwickelt werden. Sie sind der Teppich, auf dem Entwicklerinnen und Entwickler tagtäglich laufen, auch wenn sie ihn nicht bewusst wahrnehmen. Doch wie entstehen Muster und tragfähige Gewebe?
Sind Abläufe noch nicht eingeschwungen – weil zum Beispiel die Abteilung noch jung ist – und fehlt eine minutiöse Anleitung „von oben“ (weil sie fachlich oder aus Kapazitätsgründen nicht geboten werden kann), ist oft folgendes zu beobachten: Es wird versucht, „von unten“ Ordnung zu schaffen. Unklarheit, tägliche Grundsatzdiskussionen und das „Rad neu erfinden“ sind nämlich für alle unbefriedigend. Einzelne beginnen, in ihrem Bereich Regeln zu definieren. Es entstehen Flicken, die nicht oder nur lose miteinander verknüpft sind: Wiki-Seiten, Präsentationen und E-Mails mit Titeln wie „So wollen wir zusammenarbeiten“, „RASI“, „How To …“. Die per E-Mail verteilten „Meeting-Regeln“, die „Guideline Jira“ eines Projektleiters, die im Workshop erarbeitete RASI-Tabelle, das „How To Write Requirements“ eines Senior-Softwareentwicklers, die vom Werkstudenten begonnene Best-Practice-Sammlung.
Ein Beispiel aus der Praxis:
(Auszug aus einem Text, der die Zusammenarbeit zwischen Projektleitung und Abteilung regeln soll)
„Zu Beginn eines Projektes soll der Projektleiter zu einem Kick-Off mit den Projektmitgliedern und Teamleitern einladen. Dort sollen Aufgabendefinition, Zeitplan, Kontierungselemente und Projektorganisation besprochen werden."
Die Vorgabe ist nachvollziehbar. Trotzdem bleibt sie ein Flicken. Sie schneidet zwar mehrere Aspekte an: die zeitliche Einordnung („zu Beginn eines Projektes"), Rollen (Projektleiter, Projektmitglieder, Teamleiter), Aktivitäten (zum Kick-Off einladen) und Arbeitsergebnisse (Zeitplan, Projektorganisation) – keiner aber wird vollständig beschrieben.
Gleichzeitig können an anderen Stellen Vorgaben entstehen, welche die gleichen Aspekte betreffen – zum Beispiel eine Rollenbeschreibung „Projektleiter“.
Flicken, die ohne gemeinsames Gesamtkonzept entstehen, lassen sich im Nachhinein nicht zu einem Teppich zusammenfügen. Es fehlt die gemeinsame Sprache, die gemeinsame Syntax, das Gesamtbild.
Die Konsequenzen zeigen sich erst später: Manches wird doppelt beschrieben, anderes ist widersprüchlich. Eine Prüfung auf Konsistenz und Vollständigkeit ist kaum zu leisten. Zusammenhänge und Wechselwirkungen bleiben verborgen. Und sobald sich eine Randbedingung oder Vorgabe ändert, wird die Aktualisierung zur Sisyphusarbeit.
Verbindliches und Optionales vermischen sich. Informationen liegen verstreut. Wer eine Antwort sucht, muss an mehreren Stellen nachlesen – und weiß am Ende nicht, ob ihm wirklich alle Informationen vorliegen.
Das Wesen eines Teppichs besteht nicht darin, dass er viele Fäden enthält, sondern darin, dass jeder Faden seinen Platz kennt.
Ein Teppich beginnt mit der Idee, wie das fertige Ergebnis aussehen soll: Abmessungen, Muster, Ornamente, Material.
Bevor mit dem Knüpfen begonnen werden kann, wird der Rahmen gespannt und der sogenannte Kettfaden aufgezogen. Der Kettfaden dient als Gerüst, an dem die einzelnen Knoten befestigt werden. Je geringer der Abstand der Kettfäden voneinander, desto höher ist die Knotendichte und damit die Detailgenauigkeit. Später bleibt der Kettfaden unsichtbar im Hintergrund und sorgt dafür, dass jeder Faden seinen Platz behält und das Gewebe seine Form.
Für die Prozessentwicklung kann man daraus lernen und ein zweistufiges Vorgehen ableiten:
Im ersten Schritt wird das Ergebnis, das eines Tages vorliegen soll, beschrieben und der Rahmen geschaffen. Im zweiten Schritt wird der Rahmen kontinuierlich mit Inhalt gefüllt.
Der Rahmen sorgt dafür, dass Regeln, Vorgaben oder gesammelte Best Practices von Anfang an so erfasst werden, dass sie ihren Platz haben und sich später zu einem Ganzen fügen können.
Der Schlüssel dazu heißt Prozessmetamodell. Hinter dem vielleicht sperrig klingenden Begriff verbirgt sich etwas Simples: Prozessentwicklung ist nichts anderes als die Beantwortung folgender Frage: Wer macht was, wann, womit und wie, um das Ergebnis zu erzielen?
Das Metamodell beantwortet diese Frage in standardisierter Form anhand von sechs Bausteinen, ausgehend von zu erreichenden Ergebnissen, die auch Zwischenergebnisse sein können:
Abb. 1: Die Prozesselemente stehen über das Prozessmetamodell miteinander in Verbindung
„Meta" heißt das Modell, weil diese Bausteine nicht für sich stehen, sondern miteinander verknüpft sind und in Wechselwirkung stehen. Arbeitsergebnisse entstehen in Aktivitäten, für die jeweils eine Rolle verantwortlich ist. Aus der Perspektive einer Rolle muss erkennbar sein, für welche Arbeitsergebnisse sie zuständig ist. Zwischen den Aktivitäten wiederum besteht eine zeitliche Reihenfolge. Dieses Metamodell übernimmt die Funktion des Kettfadens, sodass jeder Faden seinen Platz findet.
Abb. 2: Schematische Beschreibung eines Prozesses anhand des Schildkröten-Diagramms
Metamodelle lassen sich in Wikis oder Office-Programmen abbilden. Eine professionellere Lösung bieten Tools, die speziell für eine Prozessdokumentation entlang des Metamodells ausgelegt sind.
Regeln für die Formulierung von Prozessvorgaben können ebenfalls helfen, den einheitlichen Rahmen zu schaffen. Generell sollten Formulierungen auf das Nötigste reduziert, produkt- und unternehmensspezifisch sowie präzise sein. Verbindliches und Optionales sollten klar voneinander unterscheidbar sein.
Steht der Rahmen in Form eines Prozessmetamodells, hat jede Information einen festen Platz. Die Bausteine des Gesamtprozesses können jeweils für sich betrachtet, bewertet und optimiert werden.
Im Unterschied zum echten Teppichknüpfen können am Prozessteppich mehrere Personen gleichzeitig und an verschiedenen Stellen knüpfen. Die Verantwortung für einzelne Prozessbereiche und -elemente kann für alle transparent entlang des Metamodells verteilt werden, sodass Teams an verschiedenen Flicken arbeiten können. Der Inhalt kann schrittweise wachsen – die Flicken können sich nach und nach zu einem zusammenhängenden Teppich fügen.
Ein Teppich unterscheidet sich von losen Flicken durch ein zusammenhängendes Muster und seine Tragfähigkeit.
Einzelne Prozess-Flicken, die ohne ein Gesamtkonzept entstehen, tragen nicht. Erst muss klar sein, wie das Ergebnis aussehen soll, und ein Rahmen in Form eines Prozessmetamodells geschaffen werden. Mithilfe dieses Rahmens können entstehende Flicken richtig eingeordnet werden und zu einer konsistenten, übersichtlichen und zusammenhängenden Prozesslandschaft zusammenwachsen.
Das Beste an diesem Vorgehen: Man kann morgen damit beginnen. Dieses Vorgehen befreit nämlich auch von der Idee, schon zu Beginn eine vollständige Prozessdokumentation anzustreben, bevor man eine neue Arbeitsweise einführt. Der Teppich kann aus kleinen Knoten entstehen und kontinuierlich wachsen.
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Alin Javorsky ist Projektmanager und Prozessverantwortlicher bei der EDAG Engineering GmbH. Er ist Autor des Fachbuchs "Projektmanagement im Automotive-Bereich" (Hanser Verlag) und lehrt als Dozent für Projektmanagement am HiLL Institut der Hochschule Heilbronn.
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