Daten allein genügen nicht. Diese Erkenntnis bildet den Ausgangspunkt für eine wirksame Kommunikationsform im Projektumfeld: Data Storytelling. Wer Entscheidungen ermöglichen will, muss nicht nur analysieren, sondern auch erklären, verständlich visualisieren und zielgerichtet erzählen. Nur so entsteht aus Informationen echte Wirkung.
Data Storytelling entsteht dort, wo drei Elemente aufeinandertreffen:
Daten machen sichtbar. Visualisierungen helfen beim Verstehen. Doch erst Geschichten erzeugen Aufmerksamkeit, Relevanz und Erinnerungswert.
Data Storytelling beginnt nicht mit den Daten, sondern mit dem Publikum. Wer sitzt im Raum? Wer trifft die Entscheidung? Und was beschäftigt diese Person wirklich?
Drei zentrale Fragen helfen dabei:
Diese Analyse bildet die Grundlage für die weitere Struktur. Denn nur wer sein Publikum kennt, kann es erreichen.
Der sogenannte Aha-Moment ist die verdichtete Kernaussage. Es besteht aus:
Diese Aussage sollte in maximal zwei Sätzen formuliert werden. Sie dient als roter Faden für den gesamten Vortrag und muss emotional relevant für das Publikum sein.
Gute Geschichten folgen einer Struktur, auch in der Datenpräsentation. Der Spannungsbogen dient als dramaturgisches Modell für den Aufbau:
Diese Struktur nutzt bewusst die Aufnahmefähigkeit in Momenten von Spannung. Studien zeigen, dass Informationen dann besser verstanden und erinnert werden.
Ein zentrales Element in der Umsetzung ist das Storyboarding. Dabei werden Inhalte priorisiert, gebündelt und für das jeweilige Zielpublikum aufbereitet. Ziel ist eine Präsentation, die sich auf das Wesentliche konzentriert. Alles, was nicht direkt zur Entscheidung beiträgt, gehört in die Backup-Slides.
Der Hauptteil erzählt eine klar strukturierte Geschichte. Die übrigen Informationen bleiben verfügbar, aber sie stören nicht den Entscheidungsfluss.
Gerade im Managementkontext wird häufig ein sogenannter One-Pager verlangt. Der Fehler dabei: Oft werden zehn Folien mit technischen Daten, Organigrammen, Projektkennzahlen und langen Textblöcken auf eine Seite gepresst.
Das Problem: Unsere Augen liest im Zickzack und starten in unserem Kulturkreis oben rechts. Dort stehen aber häufig die unwichtigsten Informationen wie Projektnummer, Projektname etc. Die wirklich wichtigen Informationen kommen häufig zu spät.
Die bessere Lösung: Den One-Pager so aufbauen wie eine Geschichte. Die Kernaussage kommt zuerst, dann die relevanten Erkenntnisse und Handlungsempfehlungen, erst am Ende die Rahmendaten. So bleibt die Aufmerksamkeit erhalten.
Visualisierungen wirken schneller als Worte. Ein einfaches Beispiel: Eine lange Wegbeschreibung zur Notausgangstür ist weniger effektiv als eine Visualisierung des Weges zum Notausgang. Das gilt auch für Zahlen.
Ein bekanntes Beispiel zeigt das Anscombe Quartett: vier unterschiedliche Datensätze mit exakt denselben statistischen Werten, aber völlig unterschiedlichen Mustern, sobald sie grafisch dargestellt werden. Das zeigt: Zahlen können gleich aussehen, aber eine Visualisierung macht Unterschiede sichtbar, die vorher verborgen bleiben.
Die Lektion daraus: Visualisierungen sind nicht Dekoration, sondern entscheidende Bausteine der Verständlichkeit.
Bei Folien mit vielen Zahlen, Farben, Diagrammen und Erläuterungen geht die zentrale Aussage unter, die Betrachtenden müssen sich selbst durch die Inhalte kämpfen.
Eine gute Datenvisualisierung hat den Anspruch, es besser zu machen: Die Kernbotschaft soll visuell hervorgehoben werden, unterstützende Details treten somit in den Hintergrund. So kann die Präsentation ihren Zweck erfüllen und ermöglicht eine fundierte und schnelle Entscheidung.
Data Storytelling ist keine Spielerei, sondern ein strategischer Ansatz, um im Projektumfeld zielgerichtet zu kommunizieren. Es beginnt bei der Zielgruppe, führt über eine klare Kernbotschaft, nutzt Spannung, reduziert Komplexität und visualisiert Daten so, dass Entscheidungen unterstützt werden.
Die wichtigste Erkenntnis dabei: Die Folien sind nicht die Präsentation. Der oder die Präsentierende ist die wahre Präsentation. Die Folien sind nur ein Hilfsmittel. Wer das verinnerlicht, nutzt Daten nicht nur zur Information, sondern zur Inspiration und zur Veränderung.
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Friederike Oehlerking ist Expertin für Data Storytelling und Gründerin von Lückenkrach. Mit über 17 Jahren Erfahrung bei Siemens und Siemens Energy, zuletzt als globale Leiterin des kaufmännischen Projektmanagements, kennt sie die Herausforderungen komplexer Projekte. Sie ist Autorin des Buches Mit Daten überzeugen, mit Geschichten inspirieren – Data Storytelling im Projektmanagement und Host des Podcasts Chefin ruft an. Mit praxisnahen Impulsen und innovativen Techniken begeistert sie ihr Publikum.
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