Das PMO der HPA: Entwicklung eines Heimathafen-Modells für Projektmanagement

Project Management Offices (PMOs) werden häufig als starre Standardgeber oder als Institution, die sich auf Konzepte beschränkt, wahrgenommen. Bei der Hamburg Port Authority (HPA) wurde deshalb vor etwa fünf Jahren das Konzept eines „Heimathafens für Projektmanagement“ initiiert. Ziel war es, die Distanz zwischen dem PMO und den Projekten zu verringern und eine engere Zusammenarbeit sowie eine höhere Qualität zu erreichen. Dieser Beitrag beleuchtet, wie dieses Modell das PMO von einem reinen Standardgeber zu einem operativen Unterstützer entwickelt hat. 

Die Hamburg Port Authority (HPA) betreibt ein zukunftsorientiertes Hafenmanagement aus einer Hand und ist überall dort aktiv, wo es um Effizienz, Sicherheit und Wirtschaftlichkeit im Hamburger Hafen geht. Den wachsenden Ansprüchen des Hafens begegnet die HPA mit intelligenten und innovativen Lösungen. Die HPA ist verantwortlich für die effiziente, ressourcenschonende und nachhaltige Planung und Durchführung von Infrastrukturmaßnahmen im Hafen und ist Ansprechpartner für alle Fragen hinsichtlich der wasser- und landseitigen Infrastruktur, der Sicherheit und Leichtigkeit des Schiffsverkehrs, der Hafenbahnanlagen, des Immobilienmanagements und der wirtschaftlichen Bedingungen im Hafen. Der Unternehmensbereich Technische Division (TD) verantwortet die Planung, Errichtung, Betriebsführung und Instandhaltung der Kernhafeninfrastruktur mit insgesamt rund 600 Beschäftigten. Die TD bietet eine große Bandbreite an ingenieurtechnischem Fachwissen sowie umfassende technische - und Projektmanagement-Dienstleistungen an. Die Hauptaufgabe des in der TD angesiedelten PMO besteht in der projektübergreifenden Standardisierung und Professionalisierung des Projektmanagements in Bauprojekten. 

Vom Standardgeber zum Heimathafen 

Das PMO wird oft als „starrer Standardgeber“ charakterisiert. Das Konzept des „Heimathafens für Projektmanagement“ wurde geschaffen, um Projektmanagement lebendiger zu gestalten, die Distanz zwischen dem PMO und den Projekten zu verringern und starre Strukturen aufzubrechen. Das PMO fungiert dabei nicht als Kontrollorgan, sondern als kontinuierlicher Begleiter. 

Kernaufgaben des PMO 

Die Aufgaben des PMO sind vielfältig und praxisorientiert, um eine breite Unterstützung zu gewährleisten: 

• Operative Projektbegleitung: Project Management Officer werden direkt in Projekte eingebunden, um diese zu unterstützen. Diese Unterstützung umfasst standardmäßig die Funktion der Projektsteuerung. 
• Standardentwicklung aus der Praxis: Anforderungen werden kontinuierlich durch Routinen und Dialoge mit den Projektbeteiligten erfasst. Diese Anforderungen werden anschließend in Arbeitsgruppen bearbeitet und in die Standardentwicklung integriert, was eine kontinuierliche Verbesserung und Anpassung der Prozesse fördert. 
• PM-Wissenswelt und Werkzeugkoffer: Eine umfassende PM-Wissenswelt wird bereitgestellt. Diese enthält alle relevanten Standards, Wissenstexte und einen „Werkzeugkoffer“ mit Tools und Methoden für das Projektmanagement. 
• Strategischer Beschaffungsprozess: Über einen Zeitraum von drei Jahren wurde ein strategischer Beschaffungsprozess für externe Projektmanagementdienstleister entwickelt und implementiert. Dieser beinhaltet ein Qualifizierungssystem, Ausschreibungen und Onboarding-Prozesse. 
• IPMA Re-Zertifizierung: Bislang konnten gut 250 Personen zertifiziert werden. Zur Unterstützung der Mitarbeitenden bei der IPMA-Re-Zertifizierung wurde ein interner Leitfaden entwickelt. Ergänzt wird dies durch ein Beratungsangebot und einen Erinnerungsservice. 

Praxisnähe und Impulse 

Ein Merkmal des PMO ist die enge Anbindung an die laufenden Projekte. Zur Impulsgebung wird einmal jährlich eine Veranstaltung mit Persönlichkeiten wie Extrem-Sportlern oder Überlebenskünstlern organisiert. Diese berichten aus einem anderen Kontext über ihre Projekt-Herangehensweisen. Die Intention dieser Berichte ist es, festgefahrene Strukturen aufzubrechen und alternative Perspektiven für den Praxisbezug im Projektmanagement zu vermitteln. 

Aktuelle Herausforderungen 

Das PMO befasst sich fortlaufend mit den identifizierten Herausforderungen aus den Projekten. Derzeit wird an der Standardisierung des Projektkostenmanagements gearbeitet, da in den Bauprojekten der HPA noch kein standardisiertes Vorgehen in diesem Bereich vorhanden ist. Ein weiteres relevantes Thema ist Agilität und Aufgabenmanagement. Angesichts einer Vielzahl von Kommunikationskanälen und aufkommenden Aufgaben besteht die Notwendigkeit, diese effizienter zu organisieren, um den Überblick zu behalten. Auch der Aspekt des ordnungsgemäßen Projektabschlusses stellt eine Herausforderung dar. 

Ausblick 

Das Konzept des „Heimathafens für Projektmanagement“ zeigt eine Ausrichtung des PMO, die über den starren Standardgeber hinausgeht. Es dient als lebendige und kollaborative Plattform für den Austausch und die Weiterentwicklung im Projektmanagement. Das Modell zielt darauf ab, Projektmanagement nicht nur zu verwalten, sondern eine aktive Auseinandersetzung mit den Projekten zu fördern. Die dargestellten Ansätze unterstreichen die Bemühungen um ein kundenorientiertes, praxisnahes und wirtschaftliches PMO, das zur Entwicklung der Projektkultur beitragen soll. 

Julian Michaelsen und Amira Schmidt sprechen beim 34. IPMA World Congress zum Thema „Hamburg Port Authority- Das PMO als Heimathafen“. Weitere Informationen zum IPMA World Congress finden Sie hier.