Aus der Praxis – Projektmanagement in Krisenzeiten

Mit 182 Teilnehmerinnen und Teilnehmern fand am 30.04.2020 der Online-Workshop „Corona Krise – Sputnik-Schock, Lackmustest, oder lang gesuchte Bewährungsprobe für PMO und Projektmanagement?“ statt. Moderatorin Marianne Windelband und Referent Ayelt Komus haben die Teilnehmerbeiträge ausgewertet und diskutieren sie hier.

Vielen Dank an die 182 TeilnehmerInnen des Webinars für die Bereitschaft, die eigenen Erfahrungen mit uns zu teilen – per Kurzumfrage, im Chat und per Teilnahme an der abschließenden Umfrage.

Während des Webinars haben wir die Möglichkeit genutzt Kurzumfragen durchzuführen, die Ergebnisse haben wir präsentiert und dabei auch konkrete Nachfragen gestellt, die die Teilnehmer via Chat beantwortet haben. Im Nachgang haben wir uns dann die Zahlen und die Rückmeldungen der TeilnehmerInnen nochmal genau angeschaut. Die Ergebnisse werden Sie vielleicht zum Teil überraschen – zumindest ist es uns so ergangen. Wir freuen uns, sie im Folgenden präsentieren zu können.

An dieser Stelle ist zunächst jedoch darauf hinzuweisen, dass die erhobenen Daten in verschiedenen Aspekte Unschärfen aufweisen – so ist es nicht ungewöhnlich, dass einige Teilnehmer sich später in das Webinar einklinken, andere sich früher ausklinken und immer mal wieder der ein oder andere mit technischen Problemen zu kämpfen hat, oder zwischendrin anderweitig abgelenkt ist. Auch ist die Stichprobe sicherlich nicht repräsentativ, sondern bzgl. der Zusammensetzung in einigen Aspekten mit einem Bias versehen. Wissenschaftlichen Standards genügt die Datenqualität daher nicht – dennoch sind die Rückmeldungen nach unserer Auffassung allein schon durch die hohe Anzahl der TeilnehmerInnen interessant, und zumindest zeigen sie interessante Tendenzen.

1.     Ein Webinar mit außerordentlich hohem Frauenanteil

Abfrage: Wie hoch ist der Anteil von Männern und Frauen in diesem Webinar -

Bitte um Angabe:

Multiple-Choice mit einer Antwort

(n= 137)

Sicher ist der hohe Frauenanteil von 78,83% auch dem aktiven Netzwerk der PM-Expertinnen innerhalb der GPM e.V. zuzuschreiben. Laut Abfrage hatten 31,08% der TeilnehmerInnen über den Newsletter der PM-Expertinnen von unserem Webinar erfahren.

Jedoch gibt es auch eine weitere interessante Erklärungsmöglichkeit für den hohen Anteil an Frauen. Eine Teilnehmerin schreibt dazu: „Als berufstätige Mutter habe ich schon seit langem an keiner GPM Veranstaltungen teilgenommen, was mit fehlenden Kapazitäten zu tun hatte. Somit bin ich dankbar, dass die aktuellen Entwicklungen über Webinare eine neue Teilnahmemöglichkeit für mich schaffen! … gerne weiterhin Webinare – ist mit Kindern besser zu organisieren als Präsenzveranstaltungen.“

2. Zum beruflichen Hintergrund der TeilnehmerInnen

Multiple-Choice mit einer Antwort

Damit sind fast 63% in Leitungs- oder Konzeptionsaufgaben bzgl. Projektmanagement und Projektmethodik tätig.

3.    Der eigene Blick auf die Bedeutung des Projektmanagements

Multiple-Choice mit einer Antwort

4.    Der Umgang mit PM-Standards in Krisenzeiten

Multiple-Choice mit einer Antwort

• Etablierte Standards wurden dynamisch angepasst :-)
• Selten werden PM-Standards überhaupt "gekannt" - leider
• PM-Standards werden auch ohne Corona nicht immer strikt beibehalten.
• PMO ist in Kurzarbeit, arbeitende Projektteams arbeiten alleine nach bestem Gewissen und eigenen Erfahrungen
•  Hier fehlt eine Option, dass es ggf. in kleinen Organisationen keine PM offiziellen Standards gibt.
• Terminpläne werden nicht eingehalten, weil Tests nicht mehr durchgeführt werden können.
• Akquiseprozesse wurden übersprungen
• spontan mussten neue (Corona-)Projekte aus dem Boden gestampft werden
• im Corona-relevanten Entwicklungsprojekt wurden Projektprozesse im Zulassungsbereich enorm beschleunigt.
• Investitionsstopp —> Kurzarbeit —> kaum Projektarbeit
• Projektmitarbeiter wurden entlassen.
• Mitarbeiter wurden aus Kostengründen abgebaut und damit das Projekt kostengünstiger gemacht
• Weggebrochene Projekte wurden nicht ordentlich beendet
• Mehr Task Forces
• Unkoordiniert taskforce agiert „wild“
• Je groesser [das Unternehmen] desto weniger flexibel, ja, stimmt. Aber genau hier werden jetzt Tasks Forces eingerichtet, die jenseits aller Standards laufen
•  Kann ich nicht bestätigen, dass große Unternehmen nicht flexibel sind
• Viel Homeoffice
• Ausgleich des fehlenden Bildes des Gegenübers hat an Bedeutung gewonnen
•  Meetingkultur hat sich sehr geändert
• Agenda in online meetings wurden flexibel gehalten; mehr Zeit für small-talk
• Antwortzeiten sind flexibilisiert
• REGELkommunikation findet seltener statt
• Regelmeetings finden vermindert statt. Insbesondere auch Steuerungsausschüsse
• Es wird mehr die Normierung geschätzt und die Kommunikation ist agiler und intensiver.
•  Entscheidungswege - wurden neu ausgelegt
• Zuständigkeiten für Themen wurden kurzfristig angepasst
• Reisen wenige
• Flexibles hybrides PM
•  der Trend geht zum Agilen, weg vom klassischen PM
•  Agile Lösungen waren gefragt

5.     Nutzung von Chancen in Krisenzeiten

Multiple-Choice mit einer Antwort

(n=137)

In diesem Kontext berichteten die TeilnehmerInnen via Chat. Das sind die Antworten:

• Bzgl. Chancen habe ich ein gutes Beispiel: Wir haben nun Shop Expediting im Ausland durch lokale externe Fachfirmen durchführen lassen. Dies werden wir ggf. künftig fest implementieren.
• Chancen: erst [war] das operative Einstellen auf die Situation nötig, jetzt entwickeln wir neue Produkte, wie einen Notfallkoffer
• Kurzarbeit, Entlassungen, Home Office wurde sobald möglich wieder gestrichen —> man kümmert sich um seine persönliche Weiterentwicklung —> es rufen gerade viele Headhunter an ;-)
•  wir nutzen unsere Kompetenz im Health care Bereich, um genau da neue Kunden zu gewinnen
• Beispiel: Abnahmen von Maschinen erfolgen normalerweise bei uns in den Firmen mit Präsenz der Kunden. Wir haben nun Online Abnahmen integriert und schauen, ob wie wir diese auch nach der Krise anbieten können. Daraus ergeben sich viele Vorteile vor allem auch für internationale Kunden
• Die Frage war für mich nicht ganz präzise. Ich selbst war komplett im Tagesgeschäft verhaftet. In der Firma insgesamt nutzen wir jedoch schon Chancen und die Schwarmintelligenz. Wir haben intern Systeme, in denen die Mitarbeiter weltweit Projekt- und Produktideen einbringen konnten, wie wir unsere Produktionsanlagen anderweitig nutzen können, welche neuen Kooperationen wir eingehen können etc.. Mittlerweile sind mehrere Hundert Ideen vorhanden und ca. 60 Projekte laufen bereits.
• die Einführung unseres neuen Kommunikationstools hat plötzlich viele Beschleuniger/Multiplikatoren, Menschen, die vorher eher Bremser waren
• wir nutzen Bafa-Förderung, um den Vertrieb auf "Corona"-sinnvoll umzustellen. D.h. mehr digitaler Vertrieb
• Kooperationen, um neue Arbeitswelten zu unterstützen (Architekt, PM, IT, OE)

6.     Ein Blick auf die Qualität der Zusammenarbeit

Multiple-Choice mit einer Antwort

(n=132)

7.     Arbeitsbelastung in Zeiten von Corona

Multiple-Choice mit einer Antwort

(n=130)

• aufgrund des mangelnden Freizeitausgleichs ist die Stimmung nach 7 Wochen gereizter.
• Zur Arbeitsbelastung: Der Wegfall der Wegezeiten ist ein enorm entlastender Faktor.
• am Anfang viel Arbeit, um die Lage als GF in den Griff zu bekommen, jetzt ist wieder weniger

8.     Homeoffice

Multiple-Choice mit einer Antwort

(n=138)

Auch dazu haben sich die TeilnehmerInnen des Webinars im Chat geäußert:

• Ich finde, dass Meetings deutlich effizienter geworden sind.
• Wenn alle im Home Office sind, sind Meetings leichter, als mit 10 Mitarbeitern im Meetingraum und 2 Mitarbeitern im Home Office.
• Man musste lernen, anders zu kommunizieren. Per digitale Medien oder im Abstand von 2 Metern im Office. Klarere ! Schnittstellen. Weniger Schrott. Weniger sinnlose Unterbrechungen!
• Bei uns läuft Homeoffice so gut, dass dies beibehalten wird. Selbst dem Bereichsleiter gefällt das Arbeiten im Homeoffice für 1-2 Tage pro Woche.

9.     Die Belastung durch Kinderbetreuung und Homeoffice

(n= 134)

„Mir fehlt mit Familie jegliche Entlastung,“ schrieb eine Teilnehmerin in den Chat.

Homeoffice und Kinderbetreuung hat Vorteile, aber auch Schattenseiten. Ganz besonders gilt dies jetzt in Zeiten der Coronakrise, wie aus den Rückmeldungen der TeilnehmerInnen des Webinars deutlich erkennbar wird.

Ganze 31% der TeilnehmerInnen gaben an, dass Sie aktuell Homeoffice und die Kinderbetreuung unter einen Hut bringen müssen. Schaut man allein auf diese Gruppe, (n=42) so zeigt sich: Für 47,62% ist die Kinderbetreuung und das Homeoffice in der Regel vereinbar, während der knapp größere Anteil, nämlich 52,38 % der TeilnehmerInnen angaben, die Kinderbetreuung parallel zum Homeoffice als Belastung zu erleben.

(n= 42)

10.     Beteiligung an der Umfrage im Nachgang des Webinars

Die TeilnehmerInnen wurden im Nachgang zum Webinar darum gebeten einige weitere Fragen zu beantworten.

Mit dieser Umfrage haben wir uns zum Einen ein Feedback zur Veranstaltung eingeholt – an dieser Stelle auch vielen Dank dafür an die TeilnehmerInnen – zum Anderen haben wir die Möglichkeit genutzt, Fragen zu stellen, die den Rahmen des Webinars gesprengt hätten.

(n= 118)

An der Nachgangs-Umfrage beteiligt haben sich 118, d.h. 64,8 % der insgesamt 182 TeilnehmerInnen.

11.     Arbeiten im (teilweise) virtuellen Team

Abfrage: Zur Arbeit im (teilweise) virtuellen Team

Multiple-Choice mit mehreren Antwortmöglichkeiten

(n = 113)

Das persönliche Erleben der Krise ist bei 50,44% der TeilnehmerInnen ein regelmäßiges Thema im Team. Auch nutzen 48,67% Methoden, die ihnen helfen den persönlichen Austausch zu pflegen. Nur 18,58% der TeilnehmerInnen gaben an, dass der Teamgeist in Zeiten der Corona-Krise stärker geworden ist.

12.     Wie die Coronakrise die Digitalisierung beschleunigt

Multiple Choice mit mehreren Antwortmöglichkeiten

(n=116; männlich 19, weiblich 95, divers 2)

Ganze 26,72% der Befragten sehen einen Nachholbedarf im Umgang mit digitalen Tools

Wie unterschiedlich die Werte für Frauen und Männer sein können, zeigt sich jedoch am Beispiel der Antwort „Meine Kompetenz im Umgang mit digitalen Tools ist gewachsen“.

Schaut man sich die Zahlen für Frauen und Männer getrennt an, wird deutlich, dass überdurchschnittlich viele Frauen angaben, dass sie nach ihrer eignen Einschätzung an Kompetenz im Umgang mit digitalen Tools gewonnen haben. Hier könnte eine zukünftige weitergehende Untersuchung interessant sein.