Mit einem eindrucksvollen Praxisbeispiel startete der Zukunftskongress Staat & Verwaltung 2025 am Montag in Berlin: In einem Best-Practice-Dialog, der von der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. organisiert wurde, präsentierte die Stadt Bremerhaven ihren erfolgreichen digitalen Rechnungseingangs-Workflow. Unter dem Titel „Volle Fahrt in die Zukunft“ zeigten Oliver Abel und Stefan Jacob von der Stadtverwaltung Bremerhaven, wie Ende-zu-Ende-Digitalisierung in der Verwaltung Realität wird. Ausgangspunkt war die EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung – das Ziel: ein vollständig digitaler Prozess vom Rechnungseingang über Prüfung und Kontierung bis zur Archivierung. Das Ergebnis ist ein medienbruchfreier, effizienter Workflow, der den Alltag in den 46 Verwaltungseinheiten mit 600 Mitarbeitenden und zahlreichen angeschlossenen Organisationen nachhaltig verbessert hat.
Der Zukunftskongress für Staat & Verwaltung ist die zentrale Plattform für Verwaltungsmodernisierung im deutschsprachigen Raum. Hier treffen sich Entscheiderinnen und Entscheider aus Politik, Verwaltung, Wissenschaft und Wirtschaft, um gemeinsam Lösungen für eine zukunftsfähige Verwaltung zu diskutieren. Die GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. ist Hauptpartner und mit mehreren Formaten vor Ort vertreten – denn gutes Projektmanagement ist die Voraussetzung für erfolgreiche Verwaltungsprojekte. GPM-Präsident Prof. Dr. Peter Thuy betont: „Die Digitalisierung der Verwaltung ist kein Selbstzweck – sie muss den Menschen dienen. Projektmanagement liefert die Strukturen, um Wandel wirksam und nachhaltig umzusetzen.“
Das Projekt in Bremerhaven begann mit einem klaren politischen Auftrag: Ein einstimmiger Beschluss des Magistrats stellte sicher, dass alle politischen Kräfte hinter dem Vorhaben standen. Der Projektstart war geprägt von vielen offenen Fragen – etwa zur Finanzierung, zur Akzeptanz und zur technischen Machbarkeit. Umso wichtiger war ein strukturierter Projektansatz: Die Projektleitung definierte einen präzisen Scope („Nur echte E-Rechnungen, keine Digitalisierung von Papierrechnungen“) und band acht Organisationseinheiten sowie den IT-Dienstleister „Betrieb für Informationstechnologie“ ein. Ein bestehendes Dokumentenmanagementsystem wurde erweitert und nahtlos an die Finanzsoftware angedockt, die automatisch Zuständigkeiten und Freigaberechte prüft.
Widerstände blieben nicht aus. Besonders die Sorge, bewährte Abläufe würden übergestülpt, stellte das Projektteam vor kommunikative Herausforderungen. Doch durch eine systematische Ist-Analyse, transparente Zielsetzung und kontinuierliche Einbindung der Fachbereiche konnten viele Bedenken aufgelöst werden. Die Projektleitung setzte zudem auf Kooperationen mit Hochschulen und die Einbindung von Nachwuchskräften – ein Impuls für frische Perspektiven und nachhaltige Kompetenzentwicklung.
Trotz pandemiebedingter Verzögerungen wurde das Projekt erfolgreich abgeschlossen – alle Ziele wurden erreicht. Heute steht Bremerhaven exemplarisch für eine zukunftsorientierte, handlungsfähige Verwaltung. Die Erfahrungen zeigen: Digitalisierung ist kein Produkt, sondern ein Prozess. Nachjustierungen bleiben notwendig - aber die strukturellen Voraussetzungen, um flexibel zu reagieren, wurden geschaffen.
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