Die Veranstaltung wurde von der GPM Regionalgruppe Frankfurt mit Michael Kalinowski und Dr. Bernd Waldbauer sowie der Young Crew organisiert und durchgeführt.
Zu Beginn stellten sich die Young Crew und die anwesenden Auftraggeber vor. Matthias Olt, Natalie Haustein und Zackariah Berkane übernahmen die Rolle der Auftraggeber, während die Studierenden als Auftragnehmende agierten. Matthias Olt eröffnete mit einem kompakten Impuls und machte deutlich, warum präzise Auftragsklärung ein entscheidender Hebel für erfolgreiche Projekte ist.
Im Mittelpunkt stand das Szenario „Mission Phoenix“. Die Studierenden erhielten den Auftrag, ein Transportgefährt zu bauen, das eine hochsensible Fracht sicher befördert. Was sich genau in der Fracht befand, blieb absichtlich unklar. Sicher war nur, dass sie empfindlich war, nicht berührt werden durfte und kontaktlos verladen werden musste.
Jede der drei Gruppen bekam eine identische Kiste mit Materialien, darunter ein kleiner Bausatz für ein Gefährt. Die Aufgabe lautete, aus einer vermeintlich unmöglichen Situation eine funktionierende Lösung zu entwickeln. Die Zeit war knapp, die Ressourcen festgelegt und die Informationen begrenzt.
Die Studierenden arbeiteten eine Stunde lang konzentriert zusammen, stellten Rückfragen, interpretierten die Vorgaben und entwickelten kreative Ansätze. Der Testlauf durch die Auftraggeber zeigte anschließend, wie gut Teamarbeit, Kommunikation und Risikobewertung im Bauprozess funktioniert hatten.
Nach den Testfahrten folgte die Bewertung der Teams. Kriterien waren unter anderem die Unversehrtheit der Fracht, die Konstruktion des Gefährts, Teamarbeit und die Präsentation. Der Überraschungsmoment kam bei der Enthüllung der Fracht. Die Studierenden erfuhren, dass es sich um ein rohes Ei gehandelt hatte, verpackt als geheimnisvolle „Phoenix-Zelle“.
Die anschließende Reflexionsrunde zeigte, wie unterschiedlich der Auftrag verstanden worden war, welche Annahmen die Teams getroffen hatten und wie schnell unklare Anforderungen zu Missverständnissen führen können. Der Transfer in den Projektalltag gelang mühelos und machte deutlich, dass gute Auftragsklärung Zeit spart, Reibungsverluste vermeidet und die Ergebnisse verbessert.
Zum Abschluss wurden die Punkte ausgewertet und das Gewinnerteam ausgezeichnet. Als Preis gab es einen Gutschein für ein Jahr Schnuppermitgliedschaft in der GPM, verbunden mit der Einladung, den Verband und seine Angebote weiter kennenzulernen.
Die Veranstaltung endete mit offenen Gesprächen und einem kurzen Networking. Der Workshop hat eindrucksvoll gezeigt, wie Projektmanagement lebendig vermittelt werden kann und wie aus spontanen Ideen durchdachte Lösungen entstehen.
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