Prof. Dr. Peter Thuy umriss in seiner Begrüßung, was diesen Tag ausmachte: ein analoges Treffen, das unterschiedliche Facetten des Themas zusammenführt. Gelungen ist ein solcher Tag dann, wenn jede und jeder etwas für die tägliche Arbeit mitnimmt und die GPM dabei als Plattform für Weiterentwicklung und Community erlebt.
Moderator Torsten Koerting führte durch ein abwechslungsreiches Programm, das von Beginn an von einer offenen, zugewandten Atmosphäre geprägt war.
Julian Yogeshwar eröffnete seinen Impuls mit einem Blick auf die größeren Zusammenhänge. Projektmanagement hat sich schon immer verändert: von den Pyramiden von Gizeh bis zu den agilen Methoden der Gegenwart. KI ist dabei kein weiterer Evolutionsschritt, sondern eine Sprunginnovation, vergleichbar mit dem ersten iPhone 2007. Davor war die Welt eine andere. Danach auch.
Dass KI längst im Alltag angekommen ist, machte er an einer Frage seines Kindes deutlich: „Papa, warum muss ich in die Schule?“ Seine Antwort „Damit du etwas lernst.“ Die Reaktion: „Aber ich kann doch ChatGPT fragen.“
Anhand konkreter Beispiele zeigte er, was das heute schon bedeutet, und formulierte eine klare These: „KI ist nicht einfach eine neue Technologie. KI ist ein Paradigmenwechsel." Zukünftige Teams werden aus Menschen und KI bestehen, die Zahl der Beteiligten wächst, die Koordination wird komplexer. Sein Ausblick auf 2027 war ebenso konkret wie anschaulich: Er steht wieder auf der Bühne beim GPM Focus, spricht und während er spricht, baut KI seine Präsentation auf.
Sieben Workshops prägten den Tag und folgten einem klaren Prinzip: Nicht Zuhören allein, sondern Mitdenken, Ausprobieren und gemeinsames Entwickeln bestimmten die Sessions. Eigene Prompts entstanden oder wurden durch die Referierenden mitgebracht, Tools wurden verglichen, konkrete Szenarien durchgespielt. Häufig wurde dabei klar: Es gibt nicht die eine KI-Lösung. Häufig entsteht der größere Nutzen erst durch das Zusammenspiel mehrerer Anwendungen.
Prof. Dr. Helge Frank Wild verdeutlichte, warum Risikomanagement ein besonders spannendes Feld für den KI-Einsatz ist und dabei viele neuen Fragen mit sich bringt. Denn Risikoanalysen sind selten rein objektiv. Sie hängen von Annahmen und Perspektiven ab, die Menschen in die Bewertung einbringen.
Anhand synthetischer Projektdaten wurde nachvollziehbar, wie KI-Systeme Risiken identifizieren, bewerten und bei neuen Informationen fortlaufend nachschärfen können. KI kann das Risikomanagement beschleunigen und sinnvoll ergänzen, ersetzt aber nicht die kritische Einordnung durch den Menschen. Prof. Dr. Wild empfahl zudem, im Unternehmenskontext bewusst auch europäische KI-Modelle in Betracht zu ziehen.
Projekte scheitern oft nicht an fachlichen Fragen, sondern daran, dass Kommunikation zu spät kommt, zu unklar ist oder die richtige Zielgruppe nicht erreicht. Katrin Friedl griff genau diese Schwachstellen auf und verband sie mit konkreten Frameworks und der Frage, wie KI dabei helfen kann, Botschaften klarer zu formulieren und besser auf unterschiedliche Adressaten auszurichten.
KI wurde dabei als Sparringspartner verstanden: zum Strukturieren von Gedanken, zum Schärfen von Formulierungen, zum Anpassen an verschiedene Zielgruppen. Konkrete Prompts wurden direkt erprobt, sodass die Teilnehmenden nicht nur über bessere Kommunikation sprachen, sondern sie unmittelbar anwenden konnten.
Ein Risiko, das viele kennen, aber selten offen ansprechen: Was passiert, wenn Schlüsselpersonen plötzlich ausfallen und das Fachwissen, das an ihnen hängt, nicht ohne Weiteres ersetzbar ist? Bernhard Konrad Schwab machte dieses Thema zum Ausgangspunkt seines Workshops.
Ausgehend von einem konkreten Beispielszenario wurde nachvollziehbar, wie Custom GPTs, Automatisierung und vorausschauende Analysen helfen können, Wissen breiter verfügbar zu machen, Mitarbeitende zu entlasten und Abhängigkeiten von einzelnen Personen zu reduzieren. KI erschien dabei nicht als Allheilmittel, sondern als digitaler Helfer im Team.
Welche KI-Tools helfen wirklich und wofür? Tanja Förster blieb bewusst nah an typischen Situationen aus dem Projektalltag und rückte dabei auch die größten Zeitfresser in der Umsetzungsphase in den Blick. Statt bei allgemeinen Empfehlungen zu bleiben, wurde gemeinsam geschaut, wo konkrete Entlastung entstehen kann und welche Anwendungen dafür tatsächlich geeignet sind.
Verschiedene Tools wurden nebeneinandergestellt, Copilot im Vergleich zu anderen Lösungen bewertet, Stärken und Schwächen offen diskutiert. Gerade dieser direkte Abgleich war aufschlussreich: Nicht jedes Tool leistet in jedem Kontext das Gleiche, und manche Kombinationen funktionieren besser als jede Einzellösung. Das Ergebnis war kein Ranking, sondern ein realistisches Bild: Es gibt nicht die eine KI. Die Mischung macht's. Oder noch kürzer: Keine KI ohne HI.
Wo kann KI im Projektalltag tatsächlich einen spürbaren Mehrwert schaffen? Mit dieser Frage beschäftigte sich der Workshop von Torsten Koerting und Anja Holz. Statt abstrakt über Möglichkeiten zu sprechen, richteten sie den Blick auf die konkreten Projektphasen, Aufgaben und Herausforderungen der Teilnehmenden.
Nicht das einzelne Tool war entscheidend, sondern die Überlegung, an welcher Stelle KI im eigenen Unternehmenskontext unterstützen kann und was dafür bereits vorhanden ist oder noch entwickelt werden muss. So entstand ein Zugang, der KI nicht als Trend behandelt, sondern als Werkzeug, das sich sinnvoll in bestehende Arbeitsweisen einfügen soll.
Was braucht es, damit KI im Projektalltag nicht nur nützlich, sondern auch verlässlich eingesetzt werden kann? Carsten Wittmann und Michael Schmidt brachten ein Thema auf den Tisch, das im Technikfokus leicht zu kurz kommt: Projekte scheitern oft nicht an der Technologie selbst, sondern an fehlenden Leitplanken, unklaren Verantwortlichkeiten und schwindendem Vertrauen.
An realistischen Anwendungsfällen arbeiteten die Teilnehmenden daran, Governance, Compliance und ethische Anforderungen in eine Form zu bringen, die im Projektalltag nutzbar ist. Auch der Umgang mit Prompts spielte eine Rolle. Diskutiert wurden, warum Prompts gemeinsam geprüft werden sollten und wie daraus ein belastbarer Vertrauensrahmen entstehen kann. So wurde aus einem oft abstrakt wirkenden Thema ein sehr praktischer Workshop.
Marc Wittmann rückte eine Verschiebung in den Mittelpunkt, die viele bislang eher ahnen als klar fassen können: Was bedeutet Führung, wenn KI im Team nicht mehr nur unterstützt, sondern mitdenkt, mitentwickelt und in bestimmten Grenzen an Entscheidungen mitwirkt?
Genau daraus ergab sich die eigentliche Führungsfrage. KI sollte in diesem Verständnis nicht nur wie ein Werkzeug betrachtet werden, sondern eher wie ein zusätzlicher Kollege, der Impulse gibt, Aufgaben mitträgt und in gewissem Maß an Entscheidungen beteiligt ist. Das verändert nicht nur die Zusammenarbeit, sondern auch die Führungsaufgabe selbst. Die Teilnehmenden entwickelten einen ersten Rahmen, um die Rolle von KI im Team neu zu bewerten und die eigene Führungsaufgabe entsprechend weiterzudenken.
Zum Abschluss wurde es noch einmal konkret: Gemeinsam mit den Teilnehmenden entwickelte Torsten Koerting live einen ersten Prototypen, einen Statusbericht-Generator mit Zielgruppen-Schalter, der Informationen je nach Adressat unterschiedlich aufbereitet. Entstanden mit Claude Code, auf Basis typischer Anforderungen aus dem Projektalltag: Ressourcenengpässe, Soll-Ist-Abgleiche, Budgetcontrolling.
Alle Referierenden kamen noch einmal zu Wort und ließen ihre Workshops Revue passieren. Torsten Koerting kündigte zudem an, dass auf Basis von Kurzinterviews mit den Referierenden weitere Materialien entstehen werden, darunter ein Nachschlagewerk mit Diagrammen und Infografiken sowie eine Hörbuchversion mit Avatar-Stimme.
Der Applaus am Ende der Veranstaltung sprach für sich. Der erste GPM Focus hat spürbar Energie freigesetzt: die Energie von mehr als 100 Menschen, die KI im Projektmanagement nicht nur beobachten, sondern aktiv mitgestalten wollen. Wer dabei war, nimmt Ideen mit und das Gefühl, Teil von etwas zu sein, das gerade erst beginnt.
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