Organisiert wurde der PM-Summit von sieben GPM Regionalgruppen aus Nordrhein-Westfalen: Aachen, Bielefeld/OWL, Dortmund/Ruhrgebiet, Düsseldorf/Rhein-Ruhr, Köln, Münster sowie Siegen/Lippstadt. Durch den Tag führte Alexander Miskiw. Schon bei der Begrüßung formulierte er einen Gedanken, der im weiteren Verlauf immer wieder auftauchte. Über den Hype sei man hinaus. Jetzt gehe es um die praktischen Fragen: Was delegiert man an KI, wer prüft das Ergebnis, und wer trägt am Ende die Verantwortung?
Als Schirmherr der Veranstaltung begrüßte Bochums Oberbürgermeister Jörg Lukat die Teilnehmenden. Mark 51°7 steht wie kaum ein anderer Ort in Bochum für strukturellen Wandel und passte damit gut zu einem Tag, an dem Transformation immer wieder Thema sein sollte.
Für Lukat beginnt Veränderung in den Köpfen. Konkret wird sie aber erst in Projekten, in denen man selten warten kann, bis alle Fakten auf dem Tisch liegen. Entscheidungen müssen trotzdem getroffen werden. Aus seiner früheren Polizeiarbeit kenne er das gut. KI könne helfen, schneller ein vollständigeres Bild zu bekommen. Entscheiden und dafür die Verantwortung übernehmen müssten aber weiterhin Menschen.
Caroline Oberleiter, GPM Abteilungsleiterin Marketing & PR und Events, griff diesen Gedanken auf. Das Programm verband sehr unterschiedliche Perspektiven auf Projektmanagement. Für sie ist genau das eine Stärke des Fachs: verschiedene Sichtweisen zusammenzubringen und auch dann handlungsfähig zu bleiben, wenn nicht alles planbar ist.
„Projektmanagement ist deshalb kein Beruhigungsmittel gegen Unsicherheit. Es beseitigt die Unsicherheit nicht. Es hilft uns, inmitten dieser Unsicherheit handlungsfähig zu bleiben.“
Eine besondere Rolle spielen dabei die GPM Regionalgruppen. Oberleiter bezeichnete sie als „Sensoren des Vereins“, weil sie aufgreifen, welche Fragen Projektmanagerinnen und Projektmanager vor Ort beschäftigen und an welchen Stellen Theorie und Praxis noch auseinanderliegen.
Dass daraus Veranstaltungen wie der PM-Summit entstehen, ist vor allem dem ehrenamtlichen Engagement in den Regionen zu verdanken.
Mit ihrer Keynote „Menschliche Exzellenz und intelligente Agenten“ stellte Prof. Dr. Silke Schönert eine Frage, die gut zum weiteren Programm passte: Was bleibt besonders menschlich, wenn KI immer mehr Aufgaben übernehmen kann?
Ihre Antwort ging über Methodenwissen hinaus. Vorstellungskraft, Disziplin, Lösungskompetenz, Empathie und digitale Souveränität gewinnen aus ihrer Sicht an Bedeutung.
Vor allem der Begriff der digitalen Souveränität machte greifbar, wie sich die Rolle von Projektmanagerinnen und Projektmanagern verändert. Aufgaben sinnvoll an KI-Agenten zu delegieren, gehört ebenso dazu wie das Bereitstellen guter Kontexte und die kritische Prüfung der Ergebnisse. Fragen rund um Datenqualität und Datenschutz müssen mitgedacht werden. Gleiches gilt für mögliche Halluzinationen oder Fehlentscheidungen und für die Frage, an welchen Stellen Menschen bewusst die Kontrolle behalten.
Methoden verlieren damit nicht an Bedeutung. Sie stehen künftig aber stärker neben technologischer Kompetenz und einem guten Verständnis dafür, wie Menschen in Projekten zusammenarbeiten.
In der ersten Vortragssession wechselte der Blick zwischen Nachhaltigkeit, Terminprognosen und Fehlerkultur.
Prof. Dr. Claus Hüsselmann beschäftigte sich mit der Frage, wie Nachhaltigkeit in Projekt- und Portfolioentscheidungen einfließen kann, ohne jedes Vorhaben mit denselben Anforderungen zu belasten. Sein Ansatz beginnt bei der Relevanz für das konkrete Projekt: Welche Nachhaltigkeitsaspekte sind wirklich wesentlich und lassen sich überhaupt beeinflussen? Erst auf dieser Grundlage wird festgelegt, wie tief die weitere Betrachtung gehen soll.
Dr. Nico Thümler zeigte mit Monte-Carlo-Forecasting, wie sich Termine realistischer einschätzen lassen. In seinem Beispiel mit fiktiven Daten lag die Chance, nach neun Wochen fertig zu sein, nur bei etwa 50 Prozent. Für eine deutlich verlässlichere Planung musste mehr Zeit eingeplant werden: Nach elf Wochen waren 85 Prozent der simulierten Verläufe abgeschlossen, nach zwölf Wochen 95 Prozent. Seine zentrale Botschaft: Statt einen einzelnen Fertigstellungstermin zu versprechen, sollte die Wahrscheinlichkeit mitgedacht werden.
Mark Saure brachte Erfahrungen aus der Luftfahrt in die Projektwelt. Sein Thema war „Drift into Failure“, das schleichende Abdriften in den Fehler. Kleine Abweichungen werden problematisch, wenn sie nach und nach als normal gelten. Verkürzte Reviews oder informell akzeptierte Scope Changes können solche Signale sein. Selbst ein dauerhaft grüner Statusbericht muss nicht automatisch bedeuten, dass im Projekt alles in Ordnung ist.
Dr.-Ing. Agnetha Flore lenkte den Blick auf eine Frage, die in Projekten leicht in den Hintergrund gerät: Was verändert sich durch ein Projekt eigentlich wirklich? Zeit, Budget, Scope und Qualität beschreiben den Projekterfolg nur teilweise. Wirkung gehört aus ihrer Sicht nicht erst in die Abschlussbetrachtung, sondern schon an den Projektanfang.
Wie KI in der täglichen Projektsteuerung eingesetzt werden kann, machte Marc Widmann anhand einer Arbeitswoche sichtbar. Aus einem Meeting-Transkript entsteht ein Protokoll, dessen Informationen später in weitere Arbeitsschritte einfließen. Risiken lassen sich strukturieren, Entscheidungen vorbereiten und Ergebnisse für Statusberichte oder die Stakeholder-Kommunikation weiterverwenden. Die einzelnen Anwendungen stehen dabei nicht für sich, sondern bauen aufeinander auf.
Widmann sprach auch über eine Schwäche, die im Umgang mit generativer KI schnell übersehen wird. Ein Ergebnis kann sehr überzeugend formuliert sein und trotzdem falsch liegen. Bei Risiken sei die Quellenprüfung daher unverzichtbar.
Stephan Schnitzler nahm die KI-Transformation in KMU in den Blick und übertrug seine Überlegungen auf Projekte. Sein Grundsatz lautete: Arbeit lässt sich delegieren, Verantwortung nicht. Statt sofort eine komplexe KI-Landschaft aufzubauen, empfahl er einen pragmatischen Einstieg mit klaren Leitplanken. Besonders ein Satz blieb hängen: Was sich später nicht prüfen lässt, sollte auch nicht an KI delegiert werden.
Martina Hagenberger und Stephan Nägele berichteten von einem Team, in dem viele Aufgaben gleichzeitig offen waren und Prioritäten nicht immer klar waren. Mit Kanban wurden die Aufgaben sichtbar geordnet und regelmäßig priorisiert. Dadurch verkürzte sich die Zeit vom Einplanen einer Aufgabe bis zu ihrer produktiven Umsetzung von 97 auf 14 Tage.
Später kam KI-Assistenz hinzu. Die Kapazitäts- und Metrik-KI „Klara“ wertet Daten zur Auslastung und zu Bearbeitungszeiten aus und kann dabei helfen, Engpässe oder Abweichungen früh zu erkennen. Personalentscheidungen oder Priorisierungen übernimmt sie bewusst nicht, diese bleiben beim Team.
Elmar Sänger beschäftigte sich mit dem Schritt vom KI-Assistenten zur agentischen KI. Agenten können bereits eigenständig Aufgaben bearbeiten oder Entscheidungsvorlagen vorbereiten. Ohne einen klaren Handlungsrahmen funktioniert das allerdings nicht. Sänger zog dabei eine interessante Parallele zum klassischen Projektmanagement: Regeln, Rollen, Eskalationswege und Qualitätsgates sind längst bekannt. Neu ist, dass dieser Rahmen nun auch für KI-Agenten definiert werden muss.
Karsten Röttger stellte bewusst den Menschen in den Mittelpunkt. Eine klassische Stakeholderanalyse betrachtet meist, welchen Einfluss eine Person auf das Projekt hat. Röttger drehte die Frage um: Was macht das Projekt mit diesem Menschen?
Sein Beispiel machte diese Perspektive gut nachvollziehbar. Eine kritische Person muss nicht gegen das Projekt sein. Hinter dem Widerstand kann die Sorge um das eigene Team stehen, vielleicht ausgelöst durch schlechte Erfahrungen aus einem früheren Projekt. Mit diesem Verständnis lässt sich der vermeintliche Widerstand ganz anders einordnen und ansprechen.
Parallel zu den Vortragssessions bot der Makerspace Raum zum Ausprobieren. Bei LEGO® SERIOUS PLAY® wurde schnell sichtbar, wie unterschiedlich dieselbe Aufgabe interpretiert werden kann. Beim Bau des höchsten Turms entstanden ganz verschiedene Konstruktionen, und auch beim Lieblingstier gingen die Vorstellungen deutlich auseinander.
Die Modelle brauchten dabei keine lange Erklärung. Sie machten unmittelbar sichtbar, dass Wahrnehmung und Interpretation von Person zu Person verschieden sind.
Daneben lief die Ausstellung „Zukunft der Arbeit im Pott“, die sich mit dem Wandel der Arbeitswelt im Ruhrgebiet und mit den Auswirkungen von Künstlicher Intelligenz auf Berufe und Zusammenarbeit beschäftigte.
Zum Abschluss gab Dr. Jeff Sutherland, Co-Creator von Scrum, Einblick in seine Arbeit mit KI-Agenten. In seinen Teams übernehmen diese bereits eigenständig Aufgaben, die zuvor auch von Menschen bearbeitet worden wären.
Sutherland formulierte dabei ein ehrgeiziges Ziel: KI-Agenten sollen künftig einen deutlich größeren Teil der Arbeit übernehmen. In Scrum wird der Umfang von Aufgaben häufig in sogenannten Story Points geschätzt. Perspektivisch sollen auf einen von Menschen bearbeiteten Story Point zehn durch KI erledigte Story Points kommen.
Seine zugespitzte Aussage dazu lautete: „The AIs need Scrum more than the humans.“
Gemeint ist damit: Je selbstständiger KI-Agenten arbeiten, desto klarer muss festgelegt sein, wann eine Aufgabe wirklich fertig ist. Ergebnisse müssen geprüft werden und bestimmte Qualitätskriterien erfüllen, bevor sie als abgeschlossen gelten.
Wie weit das bei ihm bereits geht, schilderte Sutherland am Beispiel seiner eigenen IT-Infrastruktur. KI-Agenten kontrollieren dort täglich mehrere Server und beheben viele Probleme selbst. Nur wenn sie nicht weiterkommen, wird ein Mensch eingeschaltet. Für einen Monat berichtete Sutherland von einem Betrieb ohne Ausfall.
Mehr Geschwindigkeit durch KI löst allerdings nicht automatisch alle Probleme. Wenn Agenten Aufgaben schneller abarbeiten, müssen auch genügend vorbereitete Aufgaben vorhanden sein. Ebenso dürfen notwendige Entscheidungen nicht lange liegen bleiben. Sonst verlagert sich der Engpass lediglich an eine andere Stelle.
Zum Abschluss ließ das Organisationsteam den Tag noch einmal Revue passieren und griff Gedanken aus den einzelnen Sessions auf.
Eine einzige Antwort auf die Frage, wie KI künftig im Projektmanagement eingesetzt werden sollte, gab es an diesem Tag nicht. Einige Beiträge beschäftigten sich mit weitgehend autonom arbeitenden Agenten, andere rückten menschliche Kompetenzen oder die Wirkung von Projekten stärker in den Vordergrund. Genau diese Unterschiede sorgten immer wieder für Gesprächsstoff, auch in den Pausen. Dort ging es oft ganz darum, wer in welchem Umfeld arbeitet und welche Erfahrungen andere mit ähnlichen Projekten gemacht haben. Für viele war das eine gute Gelegenheit, neue Kontakte in der PM-Community zu knüpfen.
Auch der Veranstaltungsort bekam damit noch einmal eine besondere Bedeutung. Auf Mark 51°7 haben sich Arbeitswelten bereits mehrfach grundlegend verändert. Beim 3. PM-Summit NRW stand deshalb auch die Frage im Raum, wie die nächste Veränderung aussehen könnte.
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