Vom Excel-Sheet zum strategischen Motor: Rückblick auf 10 Jahre PMO-Transformation beim 34. IPMA World Congress
Der Vortrag „10 Jahre PMO: Eine Reise der Transformation“, gehalten von Jeannine Kraft, Director PMO bei der Thieme Gruppe, bietet im Rahmen des 34. IPMA World Congress spannende Einblicke in genau eine solche Entwicklung. Es ist eine Geschichte, die zeigt, wie ein Projektmanagement Office von seinen bescheidenen Anfängen zu einem modernen Kompetenzzentrum reifen kann. Diese Transformation war geprägt von Wellenbewegungen, die wertvolle Erfahrungen für jede Organisation bereithalten, die ihren eigenen Projektmanagement-Reifegrad steigern möchte.
Der Vortrag beleuchtet die umfassende Entwicklung eines PMO über zehn Jahre hinweg. Die Reise begann mit der Etablierung grundlegender Strukturen und Transparenz mittels einfacher Office-Vorlagen und der systematischen Ausbildung von Mitarbeitenden im Projektmanagement. Eine entscheidende Phase war die Digitalisierung mit professioneller PPM-Software, die zu einem volldigitalen Prozess führte. Die Rolle des PMO wandelte sich tiefgreifend: Es entwickelte sich zu einem Competence Center für Projektmanagement, in dem je nach Situation angemessene Projektmanagement-Dienstleistungen erbracht werden: Vom PM-Coaching bis zur vollumfänglichen Projektleitung strategischer Projekte.
Gleichzeitig werden anhaltende Herausforderungen beim Aufbau eines PMOs thematisiert, wie das Rechtfertigen von Investitionen durch den Nachweis messbaren Nutzens, das Spannungsfeld zwischen Struktur und dem Wunsch nach schnellem Projektstart, das Ressourcenmanagement sowie die Balance zwischen Transparenz für die Führungsebene und Vertrauensbildung bei den Projektteams.
Aktuelle Themen wie der Einsatz von KI-Unterstützung zur Prozessoptimierung und die Steuerung von Themen-Portfolios durch die flexible Kombination klassischer, agiler und hybrider Methoden runden die Betrachtung ab. Dabei wird auch beleuchtet, dass Agilität als Werkzeug verstanden wird, während grundlegende Projektmanagement-Prinzipien weiterhin entscheidend bleiben.
Die Erfahrungen der Referentin bei der Gestaltung einer zehnjährigen Transformation bieten wichtige Erkenntnisse für die nachhaltige Entwicklung eines PMO, inklusive der Bewältigung von Rückschlägen und fortlaufender Anpassung. Der Vortrag macht deutlich, dass eine tiefgreifende PMO-Transformation Zeit, Geduld und Resilienz erfordert – es ist kein Prozess, der in wenigen Monaten abgeschlossen ist, sondern kann Jahre dauern, um volle Wirksamkeit zu entfalten und Akzeptanz zu finden.
Teilnehmende des Vortrags erhalten ein umfassendes Verständnis der PMO-Entwicklung, von den Anfängen mit einfachen Werkzeugen bis zur modernen Digitalisierung mit PPM-Software. Sie profitieren von praktischen Erkenntnissen aus gemeisterten Herausforderungen, wie dem Verankern von Know-how oder dem Rechtfertigen von Investitionen, um ähnliche Hürden in ihren Organisationen besser bewältigen zu können. Die Präsentation der Erfolgsstrategien und Best Practices, etwa die neutrale Leitung strategischer Projekte oder die Sichtbarmachung von Risiken, bietet wertvolle Anregungen für die eigene PMO-Arbeit. Zudem werden die neuesten Trends und Technologien wie KI-Unterstützung und hybride Projektsteuerung beleuchtet, um die Teilnehmenden auf zukünftige Entwicklungen im Projektmanagement vorzubereiten.
Der Vortrag vermittelt konkrete Tipps und Tools, die direkt in den Arbeitsalltag integriert werden können, um die Effizienz und Effektivität des Projektmanagements zu steigern. Ein besonderer Fokus liegt auf der Vermittlung der wichtigen Botschaft, dass ein niederschwelliger Einstieg und die ständige Frage nach dem Nutzen entscheidend sind, um Akzeptanz zu gewinnen und die Transformation erfolgreich voranzutreiben. Die abschließende Q&A-Session bietet zudem die Möglichkeit, spezifische Fragen zu stellen und individuelle Herausforderungen zu diskutieren.