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Warum der Weihnachtsmarkt in Paderborn schon im Januar beginnt

Projekt Weihnachtsmarkt - Weihnachtsmarktbesuch der GPM Regionalgruppe in Paderborn

In der festlich geschmückten Innenstadt von Paderborn versammelten sich 15 Teilnehmende, um gemeinsam den Weihnachtsmarkt aus Sicht des Projektmanagements zu besuchen. Uwe Kopp erklärte an 3 verschiedenen Orten die Planung eines Weihnachtsmarktes.

Der Weihnachtsmarkt als Projekt – eine Meisterleistung der Planung

Ein Weihnachtsmarkt, wie der in Paderborn, ist ein Paradebeispiel für angewandtes Projektmanagement. Er beginnt mit einer klaren Zieldefinition: Den Besuchern ein einzigartiges, festliches Erlebnis zu bieten, das sowohl Tradition als auch Moderne miteinander verbindet.

Die Planung erstreckt sich über viele Monate und umfasst folgende Aspekte und beginnt schon im April:

  1. Stakeholder-Management: Die Zusammenarbeit zwischen der Stadt, Händlern, Sponsoren und Sicherheitsbehörden ist entscheidend. Jede Interessengruppe hat unterschiedliche Anforderungen, die in einem umfassenden Stakeholder-Management-Prozess berücksichtigt werden.
  2. Zeitmanagement: Der Aufbau, der Betrieb und der Abbau des Weihnachtsmarktes folgen einem präzisen Zeitplan. Verzögerungen könnten die Eröffnung gefährden, weshalb alle Abläufe genau koordiniert werden müssen.
  3. Risikomanagement: Vom Brandschutz bis zur Gewährleistung der Sicherheit für Besucherinnen und Besucher werden immer wichtiger – mögliche Risiken werden im Vorfeld identifiziert und entsprechende Maßnahmen geplant.
  4. Qualitätsmanagement: Die Besucherinnen und Besucher erwarten eine festliche Atmosphäre, hochwertige Produkte und ein gut organisiertes Erlebnis. Hierfür sorgen regelmäßige Abstimmungen mit den Händlern und eine kontinuierliche Überprüfung der Marktstandards.
  5. Kommunikation: Der Erfolg eines Weihnachtsmarktes hängt nicht zuletzt von einer effektiven Marketing- und Kommunikationsstrategie ab. Die Veranstalter setzen auf Social Media, Plakate und lokale Medien, um möglichst viele Menschen zu erreichen. In diesem Jahr gab es eine große, zusätzliche Herausforderung: Der WDR mit seiner 4-tägigen, nonstop Radiosendung “Weihnachtswunder vor Ort” mit vielen Musikacts und noch mehr Zuschauern sorgte für eine große mediale Sichtbarkeit. Aber auch für einen großen, zusätzliche Planungsaufwand.

Austausch von Wissen und Perspektiven

Während des Besuchs tauschten sich die Mitglieder der Regionalgruppe angeregt über die Parallelen zwischen der Organisation des Weihnachtsmarktes und klassischen Projektmanagementmethoden aus.

Uwe Kopp stellte konkrete Beispiele aus der PM Praxis vor und wie sie umgesetzt wurden. Dabei wurden auch moderne Ansätze wie agile Methoden diskutiert: Könnte ein Weihnachtsmarkt mit einer iterativen Planung noch flexibler auf spontane Herausforderungen reagieren?

Der Weihnachtsmarktbesuch endete mit einem gemeinsamen Foto und dem aktuellen GPM Lesezeichen mit dem Titel „Zeit für Projektmanagement“, das die Teilnehmenden das ganze Jahr über in ihrer Lektüre begleiten wird.

Interessante Reflexion gab es aus der Vorstellung des Weihnachtsmarktprojektes auch über die Relevanz von Projektmanagement in allen Lebensbereichen. „Es ist faszinierend zu sehen, wie das Wissen aus unserem Berufsalltag praktisch überall Anwendung findet – sogar bei der Planung eines Weihnachtsmarkts“, fasste ein Mitglied der GPM zusammen. 

Die Regionalgruppe Bielefeld/Paderborn verbindet Menschen in einer starken Region, die sich für innovative Ansätze und Best Practices im Projektmanagement begeistern.

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Ansprechpartner

Bettina Langer