Fernab des klischeehaften und längst überholten Bildes eines PMO als starrem Standardgeber hat die HPA ein praxistaugliches Konzept etabliert: den „Heimathafen für Projektmanagement“. Beim 34. IPMA World Congress werden Julian Michaelsen und Amira Schmidt in ihrem Vortrag „Hamburg Port Authority- Das PMO als Heimathafen“ Einblicke in diese transformative Entwicklung geben. Sie werden beleuchten, wie die HPA ihre Projektmanagementlandschaft neu aufgestellt hat, um starre Strukturen aufzubrechen und eine lebendige sowie kollaborative Projektkultur zu etablieren.
Das Herzstück dieser Transformation ist der „Heimathafen für Projektmanagement“, ein vor rund fünf Jahren etabliertes Konzept, das die Distanz zwischen dem PMO und den Projekten verringern sollte. Das PMO der HPA versteht sich dabei als dynamischer Begleiter und operativer Unterstützer, der nicht nur PM-Standards entwickelt, sondern diese auch breit vernetzt und aktiv in die Projekte einbringt. Zu den Kernaufgaben gehören die operative Begleitung und Unterstützung der Bauprojekte - etwa durch die Einbindung von Project Management Officern, die insbesondere in der wichtigen Projektstartphase unterstützen und beim Umgang mit den komplexen Berichtspflichten einer Anstalt öffentlichen Rechts helfen. Anforderungen aus den Projekten werden kontinuierlich durch Routinen, Dialoge und Arbeitsgruppen gesammelt und in die Standardentwicklung integriert, was eine stetige Verbesserung der Prozesse fördert.
Eine umfassende, SharePoint-basierende, PM-Wissenswelt inklusive eines Werkzeugkoffers stellt alle relevanten Standards und Methoden bereit. Ergänzt wird dies durch einen strategischen Beschaffungsprozess für Projektmanagementdienstleister, der sich über drei Jahre entwickelt hat und ein Qualifizierungssystem, Ausschreibung sowie das Onboarding umfasst. Auch interne Unterstützung bei der IPMA-Re-Zertifizierung der Mitarbeitenden wird durch einen Leitfaden, Beratungsangebote und einen Erinnerungsservice geboten.
Dies alles trägt dazu bei, das PMO sehr nah am „lebenden Projekt“ zu positionieren.
Insbesondere bei den großen Infrastrukturprojekten der HPA, die zwischen 30 Millionen und eine Milliarde Euro umfassen, ist ein effektives und adaptives Projektmanagement entscheidend für den Erfolg. Das „Heimathafen“-Konzept widerlegt das althergebrachte Bild eines PMO als reiner Regelhüter und demonstriert, wie eine lebendige, praxisnahe und kundenorientierte Projektorganisation tatsächlich funktionieren kann. Es adressiert zentrale Herausforderungen wie das Aufbrechen starrer Hierarchien, die Motivation von Bauingenieuren für neue Wege und die Schaffung einer wirklich kollaborativen Projektkultur.
Zudem bietet es konkrete Lösungsansätze für operative Schwierigkeiten, von der Verbesserung des Kostenmanagements (das aktuell standardisiert wird) bis zur Handhabung der wachsenden Komplexität im Aufgaben- und Kommunikationsmanagement, über vielfältige Kanäle. Das PMO zeigt auf, wie durch die projektbasierte Unterstützung von PM-Experten und die enge Zusammenarbeit mit den Projektteams Standards nicht nur entwickelt, sondern aktiv in die Projekte integriert und zur Entscheidungsfindung beitragen können, was auch wirtschaftlich vorteilhaft sein kann. Dieses Modell fördert zudem die Selbstreflexion und die ständige Weiterentwicklung innerhalb der Projektteams.
Dieser Vortrag bietet den Teilnehmenden des IPMA World Congress einen praxisnahen Einblick in eine erfolgreiche und gelebte Transformation des Projektmanagements. Sie erfahren aus erster Hand, wie die Hamburg Port Authority die Qualität ihres Bauprojektmanagements maßgeblich verbessern konnte, indem sie starre Hierarchien auflöste und eine dynamische, inspirierende und kollaborative Projektkultur etablierte. Zuhörende erhalten praktische Anregungen, wie sie ihr eigenes PMO kundenorientierter und wirtschaftlicher gestalten, Projektmitarbeitende gezielt schulen und weiterentwickeln sowie eine engere Verzahnung von Theorie und Praxis in ihren Projekten erreichen können. Insbesondere werden Lösungsansätze für Herausforderungen in Kommunikation und Partizipation eines PMO präsentiert. Dieser Vortrag ist somit ein Muss für alle, die ihr Projektmanagement auf das nächste Level heben möchten - weg vom reinen Regelwerk, hin zu einem dynamischen, inspirierenden und erfolgreichen „Heimathafen“ für alle Projekte.
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