Ein Projekt dieser Dimension, das sich nicht nur auf technische Systemumstellungen beschränkte, sondern vor allem die Harmonisierung tief verwurzelter, über Jahre gewachsener Prozesse und die Einbindung von Menschen und elf unterschiedlichen Unternehmenskulturen erforderte, brauchte von Beginn an professionelles Change Management. Dr. Martin Backhaus, Projektmanager für den Mitteldeutschen Rundfunk (MDR), zertifizierter Project Director (IPMA Level A der GPM) und zertifizierter Change Manager (GPM), leitete das Gesamtprojektmanagement und war für die Change-Management-Strategie verantwortlich. Seine Erfahrungen und Erkenntnisse aus diesem Großprojekt teilt er im Rahmen seines Vortrags „ARD-Verwaltungsreform: Change Management im Großprojekt“ auf dem 34. IPMA World Congress.
Im Zentrum des Projekts stand die Harmonisierung betriebswirtschaftlicher Geschäftsprozesse wie Rechnungsbearbeitung, Bestellungen und Dienstreiseabrechnungen über die elf beteiligten Rundfunkanstalten hinweg ab, mit dem Ziel, bis zu 90 % der Prozesse zu harmonisieren, 70 Prozent zu standardisieren und 50 Prozent der IT-Kosten einzusparen. Die größte Herausforderung war dabei nicht die rein technische Einführung einer gemeinsamen IT-Lösung, sondern die Einbindung der betroffenen Menschen, die sich über Jahre mit ihren eigenen Prozessen identifiziert hatten. Im Vortrag beleuchtet Martin Backhaus die Erarbeitung und Ausgestaltung der Change-Management-Strategie, ebenso wie den Aufbau von Change-Management-Strukturen, -Prozessen und einem umfassenden Werkzeugkasten an Change-Instrumenten.
Als zentralen Punkt benennt Martin Backhaus die Überzeugungsarbeit im Top-Management, um die Notwendigkeit von Change-Management-Kapazitäten zu verdeutlichen. Es wurde daraufhin ein mehrstufiges System mit einem zentralen Change-Management-Team und lokalen Change Agents in den Rundfunkanstalten etabliert, um die Veränderungen an die jeweilige Unternehmenskultur anzupassen. Ein entscheidender Erfolgsfaktor war der Aufbau einer zentralen Key-User-Community, die die Mitarbeiter miteinander vernetzte und Ängste, beispielsweise vor Jobverlust durch Prozessoptimierungen oder Shared Services, ansprach.
Auch die Rolle der Führungskräfte, deren Überzeugung als wesentlich für den Erfolg des Change-Projekts identifiziert wurde, wird thematisiert, einschließlich der Erarbeitung einer gemeinsamen „Change Story“. Des Weiteren werden die spezifischen Herausforderungen eines Großprojekts im Vergleich zu kleineren Projekten aufgezeigt, wie die Notwendigkeit eines weitreichenden Netzwerks statt eines kleinen Teams und der höhere Aufwand bei der Gestaltung und zeitlichen Steuerung der Maßnahmen.
Dieses ARD-Verwaltungsstrukturreformprojekt gilt wegen seiner immensen Größenordnung und Komplexität als einzigartig in der Geschichte des öffentlich-rechtlichen Rundfunks in Deutschland. Viele Organisationen stehen vor ähnlichen Herausforderungen, Prozesse zu harmonisieren und zu digitalisieren, um effizienter zu werden und Kosten zu sparen. Das Projekt verdeutlicht, dass Großvorhaben dieser Art selten nur technischer Natur sind, sondern in erster Linie eine tiefgreifende Veränderung für die Menschen bedeuten, die ihre Arbeitsweisen anpassen müssen: Es ging bei der Strukturreform auch darum, elf unterschiedliche Unternehmenskulturen zusammenzuführen und gemeinsame Wege zu finden. Der Vortrag liefert wichtige Erkenntnisse dazu, wie in einem solchen Umfeld unterschiedliche Perspektiven, Bedenken und Interessen in der Change-Management-Strategie berücksichtigt werden können. Die gemachten Erfahrungen, insbesondere auch die Bewältigung von Widerständen, die das Projekt zwischenzeitlich auf die Kippe stellten, bieten ein praxisnahes Beispiel für die operative Umsetzung einer Change-Initiative unter extremen Bedingungen. Die Fähigkeit, auch den Umfang des Projekts anzupassen und Prioritäten zu setzen, wie 2021 geschehen, ist eine wichtige Lehre für alle, die komplexe Transformationen steuern.
Die Teilnehmer erhalten beim 34. IPMA World Congress vielfältige Einblicke, wie theoretische Modelle des Change-Managements in einem komplexen Projektalltag erfolgreich in die Praxis umgesetzt wurden. Dies beinhaltet die Vorstellung des Aufbaus von Change-Management-Strukturen und des Werkzeugkastens an Change-Instrumenten. Darüber hinaus bietet der Vortrag wertvolle Ratschläge für andere Projektverantwortliche, die vor ähnlich großen Veränderungen stehen. Es werden typische Fehler identifiziert, die es zu vermeiden gilt, und praxisnahe Tipps gegeben, wie beispielsweise die Integration von Change-Expertise von Beginn an und die Sicherstellung des Sponsorings durch das Top-Management. Die Erkenntnisse zur Vernetzung von Mitarbeitern und zur Überzeugung von Führungskräften sind direkt auf eigene Projekte übertragbar.
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