Planungsverhalten im Projektmanagement

Projekte neigen dazu, erst mit Verspätung zum Abschluss zu kommen und die geplanten Kostenbudgets zu überschreiten. Diese Studie zeigt, wie das überoptimistische Schätzverhalten des Projektplaners dessen Risikobewusstsein verringert und somit zu einer positiveren Einschätzung der Erfolgsaussichten des Projektes führt. Der Lehrstuhl für Unternehmensführung (Prof. Dr. Marion Büttgen) der Universität Hohenheim führte diese Studie in Kooperation mit der GPM Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement im Frühjahr 2013 durch.

Teilnehmer

Teilgenommen haben 202 Projektmanager aus unterschiedlichen Unternehmen und Branchen. 55,4 % der Teilnehmer hatten eine Projektmanagement-Zertifizierung, weitere 7,4 % planten eine Zertifizierung. 89 % der Teilnehmer hatten mindestens drei Jahre Erfahrung im Projektmanagement, 47 % hatten mehr als zehn Jahre Erfahrung. 

Vorgehensweise

Die Teilnehmer planten ein Projekt in vereinfachter Form anhand einer Fallstudie. Die Planung schloss die Bewertung möglicher Risiken der Projektdurchführung ein. Die Risikobewertung beinhaltete die erwarteten Eintrittswahrscheinlichkeiten für fünf Risiken sowie die erwarteten (negativen) Auswirkungen auf den Projekterfolg für den Fall des Risikoeintritts. Anschließend schätzten die Teilnehmer die Projektdurchführungszeit und machten Aussagen zum erwarteten Projekterfolg, gemessen über die drei Faktoren Kosten, Qualität und Zeit.

Overconfidence bezeichnet die Überschätzung der eigenen Schätzsicherheit. Diese erfasste die Studie, indem sie die Teilnehmer aufforderte, den Zeitbedarf für den Aufbau unterschiedlicher IKEA-Möbelstücke über ein Intervall so zu schätzen, dass die tatsächlichen (im Voraus als Durchschnittswerte realer Aufbauaktivitäten erfassten) Aufbauzeiten mit 80 %-iger Wahrscheinlichkeit innerhalb des gewählten Intervalls liegen.

Ergebnisse

  1. Projektmanager sind sich ihrer eigenen Schätzung häufig zu sicher (Overconfidence). Das Schätzintervall (best case, worst case) sollte die real ermittelten Durchschnittswerte mit einer Wahrscheinlichkeit von 80 % enthalten, die real ermittelten Durchschnittswerte befanden sich jedoch nur in 26,5 % der Fälle innerhalb des geschätzten Intervalls.
  2. Eine erhöhte Overconfidence verringert das Risikobewusstsein, was zu einer unvorsichtigeren Bewertung von Risikowahrscheinlichkeiten und Risikoeinflüssen führt. Overconfidence in Form einer überzogenen Selbstsicherheit bei eigenen Schätzungen führt somit zu einer positiveren Bewertung der Erfolgsaussichten von Projekten.
  3. Die geschätzten Risikowahrscheinlichkeiten haben Einfluss auf die Erfolgserwartung des Projektmanagers. Wie schwerwiegend die Teilnehmer hingegen den Schaden im Falle des Risikoeintritts einschätzen, hat bemerkenswerterweise keinerlei Einfluss auf die subjektive Beurteilung der Erfolgsaussichten durch den Projektmanager. Dies zeigt die Notwendigkeit einer methodischen Einbindung der Risikoanalyse bei der Durchführungsentscheidung von Projekten sowie bei der Weiterführungsentscheidung von strauchelnden Projekten.